9 ting du kan gjøre for å forbedre effektiviteten til midlertidig ansatte

Kontingent arbeidskraft er en viktig og voksende del av dagens økonomi. I takt med at arbeidets natur endrer seg, er det stadig flere bedrifter som tar i bruk en strategi for midlertidig ansatte for å lykkes raskere.

Denne typen arbeidskraft, som består av frilansere, selvstendig næringsdrivende, konsulenter og midlertidig ansatte, byr på en rekke fordeler. Ansettelsesansvarlige får i oppgave å ansette midlertidig ansatte for å avhjelpe mangelen på kvalifisert arbeidskraft og oppnå kostnadsbesparelser, men det er ikke der suksessen starter og slutter.

Et program for midlertidig ansatte kan være en stor ressurs for bedriften, men bare hvis det forvaltes effektivt. Her er sju måter å overvåke og effektivisere bruken av midlertidig ansatte på.

1. Definer arbeidsomfanget

Det første trinnet for effektiv håndtering av innleid arbeidskraft er å definere arbeidsomfanget. Hvilke oppgaver skal utføres? Hvem skal utføre dem? Når skal de være utført? Når du ansetter innleide medarbeidere, er det viktig å tildele dem de oppgavene de er ansatt for, og sørge for at du når målene for arbeidsstyrken.

For å sikre at de innleide medarbeiderne holder seg til arbeidsomfanget, bør du:

• Gjennomgå arbeidsomfanget regelmessig med den innleide medarbeideren.
• Oppdatere arbeidsomfanget etter behov.
• Kommunisere endringer til vikarene dine.

2. Sett deg målbare mål

Det er ikke nok å definere arbeidsomfanget – du må også sette målbare mål. Hvordan ser suksess ut? Hvordan vet du om vikaren oppfyller behovene dine? Uten konkrete, målbare mål eller nøkkelindikatorer vil det være vanskelig å vurdere hvordan vikarene presterer og gjøre forbedringer der det er nødvendig.

For å sette effektive mål bør du:

• Identifisere hva du ønsker å oppnå.
• Oppstille målbare kriterier for suksess.
• Sette en tidsramme for når du skal nå målene dine.
• Kommuniser målene dine til de ansatte.

3. Følg med på fremdriften

Når du har definert arbeidsomfanget og satt målbare mål, er det på tide å begynne å spore fremdriften. Hvordan presterer de midlertidig ansatte? Innfrir de forventningene dine? Ved å følge med på fremdriften kan du identifisere områder der de innleide medarbeiderne utmerker seg, og områder der det er rom for forbedringer. Bruk et leverandøradministrasjonssystem (VMS) for å spore fremdriften og holde oversikt over den innleide arbeidskraften.

Det finnes en rekke måter å følge med på fremdriften til den innleide arbeidskraften på:

• Regelmessige kontroller
• Regelmessige samtaler med teammedlemmene.
• Verktøy for prosjektstyring
• Programvare for tidsregistrering
• Programvare for tidsregistrering

4. Gi tilbakemeldinger

I tillegg til å følge med på fremdriften er det viktig å gi jevnlige tilbakemeldinger til medarbeiderne. Tilbakemeldingene bør være både positive og konstruktive, og fremheve hva medarbeiderne gjør bra og hva de kan forbedre. Tilbakemeldingene hjelper medarbeiderne til å forstå hva du forventer av dem, og gjør dem i stand til å gjøre nødvendige justeringer i arbeidet sitt.

For å gi effektive tilbakemeldinger bør du:

• Være konkret i tilbakemeldingene.
• Sørge for at tilbakemeldingene kommer i tide.
• Unngå å gi for mye eller for lite tilbakemelding.
• Gi tilbakemeldinger som er handlingsrettede.

5. Oppmuntre til kommunikasjon

Effektiv kommunikasjon er avgjørende for å kunne administrere en arbeidsstyrke, men det er spesielt viktig når du ansetter midlertidig ansatte. Disse medarbeiderne er ofte spredt geografisk, og det er ikke sikkert at de har jevnlig kontakt med teammedlemmene eller lederne sine. Derfor er det viktig å oppmuntre til kommunikasjon og sørge for at alle er på bølgelengde.

Det finnes en rekke måter å oppmuntre til kommunikasjon blant de innleide medarbeiderne på:

• Regelmessige møter med teammedlemmene.
• Etablere tydelige kommunikasjonskanaler.
• Oppmuntre til å stille spørsmål og gi tilbakemeldinger.
• Bruke samarbeidsverktøy

6. Oppmuntre til teamarbeid

I tillegg til å oppmuntre til kommunikasjon, er det også viktig å fremme samarbeid mellom midlertidig og fast ansatte. De midlertidig ansatte skal føle at de er en del av et team og at arbeidet deres er verdifullt for bedriftens suksess. Ved å fremme teamarbeid kan du forbedre arbeidsmoralen og øke produktiviteten.

Det finnes en rekke måter å fremme teamarbeid blant de midlertidig ansatte på:

• Oppmuntre til samarbeid.
• Fremme en følelse av eierskap.
• Anerkjenne og belønne teamets prestasjoner.

7. Tilby opplæring og støtte

De innleide medarbeiderne bør få de ressursene de trenger for å gjøre jobben sin effektivt. Dette kan omfatte tilgang til opplæringsmateriell, håndbøker og annet referansemateriell. I tillegg bør de ansatte vite hvem de kan kontakte hvis de har spørsmål eller trenger hjelp med arbeidet.

Det finnes en rekke måter å tilby opplæring og støtte til de innleide medarbeiderne på:

• Tilby referansemateriell.
• Tilby nettbaserte opplæringskurs.
• Gjøre deg tilgjengelig for spørsmål og bekymringer.

8. Vær fleksibel

Sist, men ikke minst, er det viktig å være fleksibel når du samarbeider med en midlertidig ansatt. Hvis et teammedlem trenger mer tid til å fullføre et prosjekt, bør du vurdere hvilke faktorer som ligger til grunn for forespørselen. Hvis prosjektets omfang endrer seg, må du være villig til å justere tidsplanen. Arbeidet kan være mer komplisert enn forventet. Ved å være fleksibel kan du sørge for at de innleide medarbeiderne trives og redusere turnoveren.

Det finnes en rekke måter å være fleksibel på når du jobber med innleid arbeidskraft, blant annet:

• Være villig til å justere tidsfrister.
• Gi de innleide medarbeiderne selvbestemmelse over arbeidet.
• Tilby fleksible arbeidstidsordninger.
• Tillate midlertidig ansatte å jobbe hjemmefra.

9. Motiver teamet ditt

I tillegg til å være fleksibel er det også viktig å motivere de midlertidig ansatte. De kan motiveres av andre ting enn fast ansatte, så det er viktig å finne ut hva som motiverer teamet ditt og deretter gi dem de riktige insentivene.

Det finnes en rekke måter å motivere midlertidig ansatte på, blant annet:

• Tilby økonomiske insentiver.
• Tilby avspasering eller fleksibel arbeidstid.
• Anerkjenne og belønne godt arbeid.
• Gi midlertidig ansatte muligheten til å lede prosjekter.

Konklusjon

Ved å følge disse tipsene kan du administrere den midlertidige arbeidsstokken på en effektiv måte og bygge opp et mer velutviklet program for midlertidig ansatte. Betingede ansatte er en viktig del av mange virksomheter, så det er viktig å sørge for at de har de ressursene og den støtten de trenger for å lykkes. Ved å tilby opplæring, støtte og insentiver kan du sørge for at de ansatte trives og er produktive.