9 ting, du skal gøre for at forbedre effektiviteten af vikaransatte

Disse kontingentarbejdere, som består af freelancere, uafhængige entreprenører, konsulenter og midlertidigt ansatte, tilbyder en lang række fordele. Ansættelseschefer har til opgave at ansætte kontingentarbejdere for at afhjælpe manglen på kvalificeret arbejdskraft og opnå omkostningsbesparelser, men det er ikke der, hvor succesen starter og stopper.

Et program for kontingentarbejdere kan være et stort aktiv for en virksomhed, men kun hvis de forvaltes effektivt. Her er syv måder at overvåge og forbedre effektiviteten af din kontingentarbejdskraft på.

1. Definer omfanget af arbejdet

Det første skridt til effektiv forvaltning af kontingentarbejdere er at definere arbejdets omfang. Hvilke opgaver skal udføres? Hvem skal udføre dem? Hvornår skal de være udført? Når du ansætter kontingentarbejdere, er det vigtigt at tildele dem de opgaver, som de er ansat til, og sikre, at du opfylder målene for arbejdsstyrken.

For at sikre dig, at dine vikarer overholder arbejdets omfang, bør du:

• Regelmæssigt gennemgå arbejdsomfanget med din kontingentmedarbejder.
• opdatere arbejdets omfang efter behov.
• Kommunikere ændringer til dine vikarer.

2. Sæt målbare mål

Det er ikke nok blot at definere arbejdets omfang – du skal også opstille målbare mål. Hvordan ser succes ud? Hvordan vil du vide, om din vikar opfylder dine behov? Uden konkrete, målbare mål eller nøgleresultatindikatorer vil det være svært at vurdere dine vikarers resultater og foretage forbedringer, hvor det er nødvendigt.

For at opstille effektive mål bør du:

• identificere, hvad du ønsker at opnå
• opstille målbare kriterier for succes
• fastsætte en tidsramme for opfyldelse af dine mål
• kommunikere dine mål til dine vikaransatte

3. Følg udviklingen

Når du har defineret arbejdets omfang og fastsat målbare mål, er det tid til at begynde at følge udviklingen. Hvordan klarer dine kontingentmedarbejdere sig? Lever de op til dine forventninger? Ved at følge udviklingen kan du identificere områder, hvor din kontingentmedarbejder udmærker sig, og områder, hvor der er plads til forbedringer. Brug et leverandørstyringssystem (VMS) til at spore fremskridt og holde øje med din kontingentmedarbejderstab.

Der er en række måder at spore fremskridtene for din kontingentmedarbejderstab på, herunder:

• Regelmæssige check-ins med teammedlemmer
• Projektstyringsværktøjer
• Software til tidsregistrering

4. Giv feedback

Ud over at spore fremskridt er det vigtigt at give feedback til din midlertidige arbejdskraft regelmæssigt. Denne feedback skal være både positiv og konstruktiv og fremhæve, hvad dine kontingentmedarbejdere gør godt og områder, hvor de kan forbedre sig. Feedback vil hjælpe dine vikarer med at forstå dine forventninger og sætte dem i stand til at foretage de nødvendige justeringer i deres arbejde.

For at give effektiv feedback bør du:

• være specifik i din feedback
• sørge for, at din feedback kommer rettidigt
• Undgå at give for meget eller for lidt feedback
• give feedback, der kan bruges til handling

5. Opmuntre til kommunikation

Effektiv kommunikation er afgørende for ledelse af enhver arbejdsstyrke, men det er især vigtigt, når du ansætter kontingentarbejdere. Kontingentarbejdere er ofte spredt geografisk og har måske ikke regelmæssig kontakt med deres teammedlemmer eller ledere. Derfor er det vigtigt at fremme kommunikationen og sikre, at alle er på samme side.

Der er en række måder at fremme kommunikationen inden for din midlertidige arbejdsstyrke på, bl.a:

• Regelmæssige check-ins med teammedlemmer
• Etablering af klare kommunikationskanaler
• Opfordring til at stille spørgsmål og give feedback
• Brug af samarbejdsværktøjer

6. Fremme teamarbejde

Ud over at tilskynde til kommunikation er det også vigtigt at fremme teamwork mellem dine midlertidige og faste medarbejdere. Vikaransatte skal føle, at de er en del af et team, og at deres arbejde er værdifuldt for virksomhedens succes. Ved at fremme teamwork kan du forbedre moralen og øge produktiviteten.

Der er en række måder at fremme teamwork blandt dine vikarer på, f.eks:

• Opmuntre til samarbejde
• Fremme en følelse af ejerskab
• Anerkendelse og belønning af teamets præstationer

7. Tilbyde uddannelse og støtte

Vikarer skal have de ressourcer, de har brug for til at udføre deres arbejde effektivt. Dette kan omfatte adgang til uddannelsesmateriale, manualer eller andre referencematerialer. Desuden bør dine vikarer vide, hvem de kan kontakte, hvis de har spørgsmål eller har brug for hjælp til deres arbejde.

Der er en række måder at tilbyde uddannelse og støtte til dine vikaransatte på, f.eks:

• Tilvejebringelse af referencemateriale
• Tilbud om online-uddannelseskurser
• at stille sig til rådighed for spørgsmål og bekymringer

8. Vær fleksibel

Sidst men ikke mindst er det vigtigt at være fleksibel, når man arbejder med en kontingentmedarbejder. Hvis et teammedlem har brug for mere tid til at afslutte et projekt, skal du overveje de faktorer, der berettiger anmodningen. Hvis et projekts omfang ændres, skal du være villig til at justere tidslinjen. Arbejdet kan være mere kompliceret end forventet. Ved at være fleksibel kan du holde din kontingentmedarbejder tilfreds og reducere udskiftningen.

Der er en række måder at være fleksibel på, når du arbejder med en midlertidig arbejdskraft, bl.a:

• At være villig til at justere deadlines
• At give kontingentmedarbejderne selvbestemmelse over deres arbejde
• Tilbyde fleksible planlægningsmuligheder
• Tilladelse til, at kontingentarbejdere kan arbejde hjemmefra

9. Motivere dit team

Ud over at være fleksibel er det også vigtigt at motivere dine kontingentarbejdere. De kan være motiveret af andre ting end fastansatte medarbejdere, så det er vigtigt at finde ud af, hvad der motiverer dit team, og derefter give dem de rette incitamenter.

Der er en række måder at motivere dine vikarer på, f.eks:

• Tilvejebringelse af økonomiske incitamenter
• Tilbud om fritid eller fleksibel planlægning
• Anerkendelse og belønning af godt arbejde
• At give de ansatte mulighed for at lede projekter

Konklusion

Hvis du følger disse tips, kan du effektivt administrere din midlertidige arbejdskraft og arbejde hen imod opbygningen af et mere veludviklet program for midlertidig arbejdskraft. Kontingentmedarbejdere er en vigtig del af mange virksomheder, så det er vigtigt at sikre, at de har de ressourcer og den støtte, de har brug for, for at de kan få succes. Ved at tilbyde uddannelse, støtte og incitamenter kan du holde din udvidede arbejdsstyrke glad og produktiv.