Pikaopas tehokkaan toimittajahallintaprosessin luomiseen

Liiketoiminnassa, kuten elämässä, suhteet ovat avainasemassa. Ja kun kyse on monimutkaisesta palvelujen hankintaprosessista, vahvat suhteet myyjiin ovat olennaisen tärkeitä menestyksen kannalta. Onnistunut suhde myyjiin merkitsee paljon muutakin kuin pelkkää maksamista heidän palveluistaan. Saadaksesi parhaan mahdollisen hyödyn irti toimittajasuhteistasi, sinulla on oltava käytössäsi hyvin määritelty ja hallittu toimittajahallintaprosessi.

Myyjähallintastrategian tavoite ja keskeiset näkökohdat ovat seuraavat

Myyjähallinnan tavoitteena on hankkia palveluja myyjiltä tavalla, joka maksimoi arvon yritykselle ja minimoi samalla riskit. Hyvin toimiva toimittajahallintaprosessi auttaa sinua valitsemaan oikeat toimittajat, hahmottelemaan toimittajasuhteiden hallinnan suuntaviivat ja varmistamaan, että ne täyttävät yrityksesi tarpeet.

Tärkeimmät vaiheet tehokkaaseen toimittajahallintaan

Tehokkaan toimittajahallintaprosessin luomiseksi on otettava useita keskeisiä askeleita. Tarkastellaan näitä vaiheita lähemmin.

1. Määrittele, mitä tarvitset myyjiltäsi

Tehokkaan toimittajahallintajärjestelmän luomisessa on ratkaisevan tärkeää, että aluksi ymmärrät selkeästi, mitä tarvitset toimittajiltasi. Määrittele tarvitsemasi palvelut ja niiden erityisvaatimukset.

Mieti rauhassa, millainen myyjä sopisi parhaiten yrityksellesi. Suuret, vakiintuneet myyjät ovat hyviä, kun vaatimukset on määritelty tarkasti, mutta ne voivat olla joustamattomia ja hitaita reagoimaan muutoksiin. Pienemmät, ketterät myyjät voivat olla reagoivampia, mutta niiltä voi puuttua suurempien myyjien resurssit ja asiantuntemus.

2. Etsi tarpeesi täyttäviä myyjiä

Kun sinulla on selkeä käsitys tarpeistasi, voit ryhtyä etsimään toimittajia, jotka täyttävät nämä tarpeet. Potentiaalisia myyjiä voi löytää monin eri tavoin, esimerkiksi verkkohakemistoista, suusanallisista suosituksista ja alan järjestöistä. Kun olet löytänyt myyjät, seuraava vaihe on niiden arviointi.

3. Arvioi myyjiäsi

Potentiaalisia myyjiä arvioitaessa on tärkeää ottaa huomioon useita tekijöitä, kuten kustannukset, laatu, saatavuus ja asiakaspalvelu. Kun olet määrittänyt, mitkä myyjät sopivat parhaiten yrityksellesi, voit aloittaa riskien arvioinnin, jotta voit tunnistaa kunkin myyjän kanssa työskentelyyn mahdollisesti liittyvät riskit.

4. Myyjien riskinarviointi

Toimittajariskien arviointi on tärkeä osa toimittajahallintaa. Sinun on tunnistettava mahdolliset riskit, jotka liittyvät kunkin toimittajan kanssa työskentelyyn, ja otettava käyttöön toimenpiteitä. Tarkastele esimerkiksi taloudellista vakautta, lainsäädännön noudattamista ja mainetta.

5. Sopimusneuvottelut

Nyt kun olet valinnut toimittajat ja arvioinut riskit, on aika neuvotella sopimuksista. Tässä vaiheessa määrittelet sopimusehdot, kuten hinnan, toimitusaikataulun ja palveluehdot. Sisällytä sopimukseen suorituskykyindikaattorit, jotta sekä sinulla, ostajalla että myyjällä on yhteisesti sovitut mittarit suorituskyvyn arviointia varten.

6. Ota myyjät palvelukseen

Kun sopimus on allekirjoitettu, on aika ottaa myyjä käyttöön. Tämä on prosessi, jossa heidät otetaan käyttöön ja integroidaan yritykseesi. Varmista, että heillä on kaikki tarvitsemansa tiedot, kuten yhteystietoluettelot, käyttöohjeet ja tukiresurssit.

7. Seuraa ja hallinnoi myyjien suorituskykyä

Kun toimittajasi on otettu käyttöön, on aika alkaa seurata ja hallita heidän suorituskykyään. Tähän kuuluu järjestelmien perustaminen suorituskykyindikaattoreiden seuraamista varten, sopimusehtojen noudattamisen seuranta ja mahdollisten ongelmien ratkaiseminen.

8. Uudista tai päätä sopimukset

Sopimuksia olisi tarkistettava säännöllisesti, jotta voidaan varmistaa, että ne vastaavat edelleen yrityksesi tarpeita. Tarkastele esimerkiksi toimittajan suorituskykyä, yrityksesi tarpeiden muutoksia ja yleistä markkinatilannetta. Jos sopimus ei enää vastaa tarpeitasi, älä pelkää neuvotella siitä uudelleen tai jopa irtisanoa sitä.

Muita suosituksia

Sen lisäksi, että otat käyttöön toimittajahallintaprosessin, voit parantaa palveluhankintojasi muutamalla muullakin tavalla.

Harkitse toimittajahallintaohjelmistoa

On olemassa useita erilaisia toimittajahallintajärjestelmiä (VMS), jotka voivat auttaa sinua hallitsemaan toimittajiasi. Nämä ohjelmat voivat automatisoida toimittajien etsimisen ja arvioinnin sekä suorituskyvyn seurannan. Ne voivat myös auttaa sopimusneuvotteluissa ja palvelukseen ottamisessa.

Suosittelemme kokeilemaan Onsiter VMS:ää, jonka avulla käyttäjät voivat löytää laadukkaita toimittajia ja hallita koko toimittajahallinnan työnkulkua.

Luo myyjätietokanta

Myyjätietokanta on keskitetty tietovarasto kaikista myyjistä, joiden kanssa työskentelet. Siihen voi sisältyä myyjän tietoja, kuten yhteystietoja, taloudellisia tietoja, suoritushistoriaa ja paljon muuta. Kun kaikki toimittajiin liittyvät tiedot ovat yhdessä paikassa, voit helpommin hallita toimittajiasi ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä siitä, kenen kanssa työskennellä tulevissa projekteissa.

Myyjien hallintaryhmän perustaminen

Jos sinulla on paljon toimittajia, kannattaa harkita erityisen toimittajahallintatiimin perustamista. Tämä tiimi voi vastata koko toimittajahallintaprosessin valvonnasta aina toimittajien etsimisestä suorituskyvyn seurantaan. Myyjähallintatiimi koostuu yleensä rooleista, jotka huolehtivat prosessin eri osa-alueista, kuten hankinnasta, hankinnoista ja myyjäsopimusten hallinnasta.

Pysy ajan tasalla alan uutisista

Myyjähallinta muuttuu jatkuvasti. uusia teknologioita, säännöksiä ja parhaita käytäntöjä kehitetään jatkuvasti. Jotta pysyisit näiden muutosten perässä, varmista, että pysyt ajan tasalla alan uutisista ja osallistut toimittajahallintakonferensseihin. Näin voit oppia uutta kehitystä ja verkostoitua muiden alan ammattilaisten kanssa.

Johtopäätös

Onnistuneet toimittajahallintastrategiat ovat ratkaisevan tärkeitä kaikille yrityksille, jotka ovat riippuvaisia ulkoisista toimittajista. Luomalla virallisen ja asianmukaisen toimittajahallintaprosessin voit parantaa palvelujen laatua, säästää rahaa ja vähentää riskejä. Muista ottaa käyttöön järjestelmiä toimittajiesi hallintaa varten, kuten toimittajahallintaratkaisu tai tietokanta. Harkitse myös erityisen toimittajahallintaryhmän perustamista valvomaan prosessia.