En hurtig vejledning til at skabe en effektiv leverandørstyringsproces

I erhvervslivet, som i livet, er relationer afgørende. Og når det drejer sig om den komplekse proces med at indkøbe tjenester, er det vigtigt at have et stærkt forhold til dine leverandører for at få succes. Et vellykket forhold til leverandører indebærer meget mere end blot at betale dem for deres tjenester. For at få mest muligt ud af dine leverandørrelationer skal du have en veldefineret og styret leverandørstyringsproces på plads.

Målet og de vigtigste aspekter af en strategi for leverandørstyring

Målet med leverandørstyring er at indkøbe tjenester fra leverandører på en måde, der maksimerer værdien for virksomheden og samtidig minimerer risikoen. En velfungerende leverandørstyringsproces vil hjælpe dig med at vælge de rigtige leverandører, skitsere retningslinjerne for forvaltning af leverandørrelationer og sikre, at de opfylder virksomhedens behov.

Vigtige trin til effektiv leverandørstyring

Der er flere vigtige skridt, som du skal tage for at skabe en effektiv leverandørstyringsproces. Lad os se nærmere på disse trin.

1. Definer, hvad du har brug for fra dine leverandører

At starte med en klar forståelse af, hvad du har brug for fra dine leverandører, er afgørende for at skabe et effektivt leverandørstyringssystem. Definer de tjenester og det specifikke krav til de tjenester, som du har brug for.

Tag dig tid til at overveje, hvilken type leverandør der ville passe bedst til din virksomhed. Store, etablerede leverandører er gode til veldefinerede krav, men de kan være ufleksible og langsomme til at reagere på ændringer. Mindre, smidige leverandører kan være mere lydhøre, men de mangler måske de større leverandørers ressourcer og ekspertise.

2. Find leverandører, der opfylder dine behov

Når du har en klar forståelse af dine behov, kan du begynde at lede efter leverandører, der opfylder disse behov. Der er en række måder at finde potentielle leverandører på, herunder online-kataloger, mund-til-mund-anbefalinger og brancheforeninger. Når du har fundet dine leverandører, er det næste skridt at evaluere dem.

3. Vurder dine leverandører

Når du evaluerer potentielle leverandører, er det vigtigt at overveje en række faktorer, herunder omkostninger, kvalitet, tilgængelighed og kundeservice. Når du har fundet ud af, hvilke leverandører der passer bedst til din virksomhed, kan du begynde at foretage en risikovurdering for at identificere eventuelle risici i forbindelse med samarbejdet med hver enkelt leverandør.

4. Risikovurdering af leverandører

Vurdering af leverandørrisikoen er en vigtig del af leverandørstyringen. Du skal identificere eventuelle potentielle risici i forbindelse med samarbejdet med hver enkelt leverandør og iværksætte foranstaltninger. Se på ting som finansiel stabilitet, overholdelse af lovgivningen og omdømme.

5. Kontraktforhandling

Nu, hvor du har udvalgt dine leverandører og vurderet risiciene, er det tid til at forhandle kontrakter. Det er her, du skal definere vilkårene for din aftale, herunder pris, leveringstidsplan og servicevilkår. Medtag KPI’er i kontrakten, så både du som køber og leverandøren har gensidigt aftalte målepunkter til evaluering af præstationerne.

6. Indkøring af dine leverandører

Når kontrakten er underskrevet, er det tid til onboarding af leverandøren. Dette er processen med at få dem oprettet og integreret i din virksomhed. Sørg for, at de har alle de oplysninger, de har brug for, f.eks. kontaktlister, manualer og supportressourcer.

7. Overvåg og administrer leverandørens præstationer

Når dine leverandører er onboardet, er det tid til at begynde at overvåge og styre deres præstationer. Dette omfatter oprettelse af systemer til at spore KPI’er, overvågning af overholdelse af kontraktvilkårene og håndtering af eventuelle problemer, der måtte opstå.

8. Forny eller afslut kontrakter

Kontrakterne bør gennemgås regelmæssigt for at sikre, at de stadig opfylder virksomhedens behov. Se på ting som leverandørens præstationer, ændringer i din virksomheds behov og det generelle markedslandskab. Hvis en kontrakt ikke længere opfylder dine behov, skal du ikke være bange for at genforhandle eller endda opsige den.

Andre anbefalinger

Ud over at etablere en leverandørstyringsproces er der et par andre ting, du kan gøre for at forbedre dit indkøb af tjenesteydelser.

Overvej software til leverandørstyring

Der findes en række forskellige leverandørstyringssystemer (VMS), som kan hjælpe dig med at administrere dine leverandører. Disse programmer kan automatisere processen med at finde og evaluere leverandører samt spore deres præstationer. De kan også hjælpe med kontraktforhandlinger og onboarding.

Vi anbefaler at prøve Onsiter VMS, som gør det muligt for brugerne at finde leverandører af høj kvalitet og administrere hele arbejdsgangen for leverandørstyring.

Opret en leverandørdatabase

En leverandørdatabase er et centraliseret lager af oplysninger om alle de leverandører, du arbejder med. Dette kan omfatte leverandørdata såsom kontaktoplysninger, finansielle data, præstationshistorik og meget mere. Når alle oplysninger om leverandører er samlet ét sted, kan det være nemmere at administrere dine leverandører og træffe informerede beslutninger om, hvem du skal arbejde sammen med i fremtidige projekter.

Etabler et team til forvaltning af leverandører

Hvis du har mange leverandører, kan du overveje at oprette et dedikeret leverandørstyringsteam. Dette team kan være ansvarligt for at overvåge hele processen for leverandørstyring, lige fra at finde leverandører til at overvåge deres præstationer. Et leverandørstyringsteam består typisk af roller, der tager sig af de forskellige aspekter af processen, f.eks. sourcing, indkøb og leverandørkontraktstyring.

Hold dig opdateret om nyheder i branchen

Landskabet for leverandørstyring er under konstant forandring. Der udvikles hele tiden nye teknologier, regler og bedste praksis. For at følge med i disse ændringer skal du sørge for at holde dig ajour med branchens nyheder og deltage i konferencer om leverandørstyring. Det vil hjælpe dig med at lære om nye udviklinger og skabe netværk med andre fagfolk på området.

Konklusion

Velfungerende strategier for leverandørstyring er afgørende for enhver virksomhed, der er afhængig af eksterne leverandører. Ved at etablere en formel og passende leverandørstyringsproces kan du forbedre kvaliteten af dine tjenester, spare penge og reducere risikoen. Husk at indføre systemer til at administrere dine leverandører, f.eks. en leverandørstyringsløsning eller database. Og overvej at oprette et dedikeret leverandørstyringsteam til at overvåge processen.