En snabbguide för att skapa en effektiv process för hantering av leverantörer

I affärer, liksom i livet, är relationer viktiga. Och när det gäller den komplexa processen att upphandla tjänster är det viktigt att ha en stark relation med dina leverantörer för att lyckas. En framgångsrik relation med leverantörer innebär mycket mer än att bara betala dem för deras tjänster. För att få ut det mesta av dina leverantörsrelationer måste du ha en väldefinierad och välskött process för leverantörshantering på plats.

Målet och de viktigaste aspekterna av en strategi för leverantörsförvaltning

Målet med leverantörshantering är att upphandla tjänster från leverantörer på ett sätt som maximerar värdet för företaget samtidigt som risken minimeras. En väl fungerande process för leverantörshantering hjälper dig att välja rätt leverantörer, ange riktlinjer för hantering av leverantörsrelationer och se till att de uppfyller företagets behov. 

Viktiga steg för en effektiv leverantörshantering

Det finns flera viktiga steg som du måste ta för att skapa en effektiv leverantörshanteringsprocess. Låt oss ta en närmare titt på dessa steg.

1. Definiera vad du behöver från dina leverantörer.

Att börja med en tydlig förståelse för vad du behöver från dina leverantörer är avgörande för att skapa ett effektivt system för leverantörshantering. Definiera tjänsterna och det specifika kravet på de tjänster som du behöver.

Ta dig tid att överväga vilken typ av leverantör som skulle passa bäst för ditt företag. Stora, etablerade leverantörer är bra för väldefinierade krav, men de kan vara oflexibla och långsamma att reagera på förändringar. Mindre, smidiga leverantörer kan vara mer lyhörda, men de kan sakna de större leverantörernas resurser och expertis.

2. Hitta leverantörer som uppfyller dina behov

När du har en tydlig förståelse för dina behov kan du börja leta efter leverantörer som uppfyller dessa behov. Det finns ett antal sätt att hitta potentiella leverantörer, bland annat online-kataloger, rekommendationer från mun till mun och branschorganisationer. När du har hittat dina leverantörer är nästa steg att utvärdera dem.

3. Utvärdera dina leverantörer

När du utvärderar potentiella leverantörer är det viktigt att ta hänsyn till ett antal faktorer, bland annat kostnad, kvalitet, tillgänglighet och kundservice. När du har fastställt vilka leverantörer som passar bäst för ditt företag kan du börja riskbedömningen för att identifiera eventuella risker som är förknippade med att arbeta med varje leverantör.

4. Riskbedömning av leverantörer

Att bedöma leverantörsrisker är en viktig del av leverantörshanteringen. Du måste identifiera eventuella potentiella risker som är förknippade med att arbeta med varje leverantör och sätta in åtgärder. Titta på saker som finansiell stabilitet, juridisk efterlevnad och rykte.

5. Avtalsförhandlingar

Nu när du har valt ut dina leverantörer och bedömt riskerna är det dags att förhandla om avtal. Det är här du kommer att definiera villkoren för ditt avtal, inklusive pris, leveransplan och servicevillkor. Inkludera KPI:er i kontraktet så att både du som köpare och leverantören har ömsesidigt överenskomna mätvärden för utvärdering av prestanda.

6. Införlivning av dina leverantörer

Efter att kontraktet har undertecknats är det dags för inskolning av leverantörer. Detta är processen för att få dem att sätta upp och integreras i ditt företag. Se till att de har all information de behöver, till exempel kontaktlistor, manualer och supportresurser.

7. Övervaka och hantera leverantörens prestationer

Efter att dina leverantörer är onboardade är det dags att börja övervaka och hantera deras prestationer. Detta inkluderar att inrätta system för att spåra KPI:er, övervaka efterlevnaden av kontraktsvillkoren och ta itu med eventuella problem som kan uppstå.

8. Förnya eller avsluta kontrakt

Kontrakten bör ses över regelbundet för att säkerställa att de fortfarande uppfyller företagets behov. Titta på saker som leverantörens prestationer, förändringar i företagets behov och det övergripande marknadslandskapet. Om ett kontrakt inte längre uppfyller dina behov ska du inte vara rädd för att omförhandla eller till och med säga upp det.

Andra rekommendationer

Förutom att upprätta en process för leverantörshantering finns det några andra saker du kan göra för att förbättra din upphandling av tjänster.

Överväga programvara för leverantörshantering

Det finns ett antal olika system för leverantörshantering (VMS) som kan hjälpa dig att hantera dina leverantörer. Dessa program kan automatisera processen med att hitta och utvärdera leverantörer samt följa upp deras prestationer. De kan också hjälpa till med avtalsförhandlingar och inskolning. 

Vi rekommenderar att du prövar Onsiter VMS, som gör det möjligt för användarna att hitta högkvalitativa leverantörer och hantera hela arbetsflödet för leverantörshantering.

Skapa en leverantörsdatabas

En leverantörsdatabas är ett centraliserat arkiv med information om alla leverantörer som du arbetar med. Detta kan inkludera leverantörsdata som kontaktinformation, finansiella data, prestationshistorik med mera. Att ha all leverantörsrelaterad information på ett ställe kan göra det lättare att hantera dina leverantörer och fatta välgrundade beslut om vem du ska arbeta med i framtida projekt.

Inrätta ett team för hantering av leverantörer

Om du har många leverantörer kan du överväga att inrätta ett dedikerat leverantörshanteringsteam. Detta team kan ansvara för att övervaka hela processen för leverantörshantering, från att hitta leverantörer till att övervaka prestanda. Ett leverantörshanteringsteam består vanligtvis av roller som tar hand om de olika aspekterna av processen, till exempel sourcing, upphandling och hantering av leverantörskontrakt.

Håll dig uppdaterad om branschnyheter

Landskapet för leverantörshantering förändras ständigt. Ny teknik, nya bestämmelser och bästa praxis utvecklas ständigt. För att hålla dig uppdaterad om dessa förändringar bör du se till att hålla dig uppdaterad om branschnyheter och delta i konferenser om leverantörshantering. På så sätt kan du lära dig mer om den nya utvecklingen och nätverka med andra yrkesverksamma inom området.

Slutsats

Framgångsrika strategier för leverantörshantering är avgörande för alla företag som är beroende av externa leverantörer. Genom att inrätta en formell och lämplig process för leverantörshantering kan du förbättra kvaliteten på dina tjänster, spara pengar och minska riskerna. Kom ihåg att införa system för att hantera dina leverantörer, t.ex. en lösning eller databas för leverantörshantering. Överväg också att inrätta ett särskilt team för leverantörshantering som ska övervaka processen.