Una guida rapida per creare un processo di gestione dei fornitori efficace

Negli affari, come nella vita, le relazioni sono fondamentali. E quando si tratta del complesso processo di acquisizione di servizi, avere un rapporto solido con i fornitori è essenziale per il successo. Un rapporto di successo con i fornitori implica molto di più del semplice pagamento dei loro servizi. Per ottenere il massimo dalle relazioni con i fornitori, è necessario disporre di un processo di gestione dei fornitori ben definito e gestito.

L’obiettivo e gli aspetti chiave di una strategia di gestione dei fornitori

L’obiettivo della gestione dei fornitori è quello di acquisire servizi dai fornitori in modo da massimizzare il valore per l’azienda e ridurre al minimo i rischi. Un processo di gestione dei fornitori ben funzionante vi aiuterà a selezionare i fornitori giusti, a delineare le linee guida per la gestione delle relazioni con i fornitori e a garantire che questi soddisfino le esigenze dell’azienda.

Fasi fondamentali per una gestione efficace dei fornitori

Per creare un processo di gestione dei fornitori efficace sono necessari diversi passaggi chiave. Esaminiamoli più da vicino.

1. Definire le esigenze dei fornitori

Per creare un sistema di gestione dei fornitori efficace è fondamentale iniziare con una chiara comprensione di ciò di cui avete bisogno dai vostri fornitori. Definite i servizi e i requisiti specifici per i servizi di cui avete bisogno.

Prendetevi un po’ di tempo per valutare quale tipo di fornitore sia il più adatto alla vostra azienda. I fornitori grandi e consolidati sono ottimi per requisiti ben definiti, ma possono essere poco flessibili e lenti nel rispondere ai cambiamenti. I fornitori più piccoli e agili possono essere più reattivi, ma potrebbero non avere le risorse e le competenze dei fornitori più grandi.

2. Trovare i fornitori che soddisfano le vostre esigenze

Una volta chiarite le vostre esigenze, potete iniziare a cercare i fornitori che le soddisfano. Esistono diversi modi per trovare potenziali fornitori, tra cui elenchi in linea, raccomandazioni passaparola e associazioni di settore. Una volta trovati i fornitori, il passo successivo è la loro valutazione.

3. Valutare i fornitori

Nel valutare i potenziali fornitori, è importante considerare una serie di fattori, tra cui il costo, la qualità, la disponibilità e il servizio clienti. Una volta stabilito quali sono i fornitori più adatti alla vostra azienda, potete iniziare la valutazione dei rischi per identificare tutti i potenziali rischi associati alla collaborazione con ciascun fornitore.

4. Valutazione del rischio dei fornitori

La valutazione del rischio dei fornitori è una parte importante della gestione dei fornitori. È necessario identificare tutti i rischi potenziali associati alla collaborazione con ciascun fornitore e mettere in atto delle misure. Si devono considerare aspetti come la stabilità finanziaria, la conformità legale e la reputazione.

5. Negoziazione del contratto

Dopo aver selezionato i fornitori e valutato i rischi, è il momento di negoziare i contratti. È qui che si definiscono i termini dell’accordo, tra cui il prezzo, il piano di consegna e i termini di servizio. Includete nel contratto i KPI, in modo che sia voi, l’acquirente, sia il fornitore abbiate metriche concordate per la valutazione delle prestazioni.

6. Integrare i fornitori

Dopo la firma del contratto, è il momento dell’onboarding del fornitore. Si tratta del processo di configurazione e integrazione nella vostra azienda. Assicuratevi che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno, come elenchi di contatti, manuali e risorse di supporto.

7. Monitorare e gestire le prestazioni dei fornitori

Dopo l’inserimento dei fornitori, è il momento di iniziare a monitorare e gestire le loro prestazioni. Questo include la creazione di sistemi per tracciare i KPI, il monitoraggio della conformità ai termini del contratto e la risoluzione di eventuali problemi.

8. Rinnovare o terminare i contratti

I contratti devono essere rivisti regolarmente per garantire che continuino a soddisfare le esigenze dell’azienda. Si considerano aspetti quali le prestazioni del fornitore, i cambiamenti nelle esigenze dell’azienda e il panorama generale del mercato. Se un contratto non soddisfa più le vostre esigenze, non abbiate paura di rinegoziarlo o addirittura di rescinderlo.

Altre raccomandazioni

Oltre a stabilire un processo di gestione dei fornitori, ci sono altre cose che potete fare per migliorare il vostro approvvigionamento di servizi.

Considerate un software di gestione dei fornitori

Esistono diversi sistemi di gestione dei fornitori (VMS) che possono aiutarvi a gestire i vostri fornitori. Questi programmi possono automatizzare il processo di ricerca e valutazione dei fornitori, nonché il monitoraggio delle prestazioni. Possono anche aiutare nelle trattative contrattuali e nell’inserimento dei fornitori.

Consigliamo di provare Onsiter VMS, che consente agli utenti di trovare fornitori di alta qualità e di gestire l’intero flusso di lavoro di gestione dei fornitori.

Creare un database dei fornitori

Un database dei fornitori è un archivio centralizzato di informazioni su tutti i fornitori con cui lavorate. Può includere dati sui fornitori come informazioni di contatto, dati finanziari, storia delle prestazioni e altro ancora. Avere tutte le informazioni relative ai fornitori in un unico posto può rendere più facile la gestione dei fornitori e prendere decisioni informate su chi lavorare nei progetti futuri.

Creare un team di gestione dei fornitori

Se avete molti fornitori, potreste prendere in considerazione la creazione di un team di gestione dei fornitori dedicato. Questo team può essere responsabile della supervisione dell’intero processo di gestione dei fornitori, dalla ricerca dei fornitori al monitoraggio delle prestazioni. Un team di gestione dei fornitori è in genere composto da ruoli che si occupano dei diversi aspetti del processo, come il sourcing, l’approvvigionamento e la gestione dei contratti con i fornitori.

Tenersi aggiornati sulle novità del settore

Il panorama della gestione dei fornitori è in continua evoluzione. Vengono sempre sviluppate nuove tecnologie, normative e best practice. Per tenere il passo con questi cambiamenti, assicuratevi di essere aggiornati sulle novità del settore e di partecipare alle conferenze sulla gestione dei fornitori. Questo vi aiuterà a conoscere i nuovi sviluppi e a fare rete con altri professionisti del settore.

Conclusione

Il successo delle strategie di gestione dei fornitori è fondamentale per qualsiasi azienda che si affida a fornitori esterni. Stabilendo un processo di gestione dei fornitori formale e appropriato, potete migliorare la qualità dei vostri servizi, risparmiare denaro e ridurre i rischi. Ricordate di istituire sistemi per la gestione dei fornitori, come ad esempio una soluzione di gestione dei fornitori o un database. Considerate inoltre la possibilità di istituire un team di gestione dei fornitori dedicato alla supervisione del processo.