Una guía rápida para crear un proceso eficaz de gestión de proveedores

En los negocios, como en la vida, las relaciones son fundamentales. Y cuando se trata del complejo proceso de adquisición de servicios, tener una relación sólida con sus proveedores es esencial para el éxito. Una relación exitosa con los proveedores implica mucho más que simplemente pagarles por sus servicios. Para sacar el máximo provecho de sus relaciones con los proveedores, debe contar con un proceso de gestión de proveedores bien definido y gestionado.

El objetivo y los aspectos clave de una estrategia de gestión de proveedores

El objetivo de la gestión de proveedores es obtener servicios de los proveedores de forma que se maximice el valor para la empresa y se minimicen los riesgos. Un proceso de gestión de proveedores que funcione bien le ayudará a seleccionar a los proveedores adecuados, a trazar las directrices de gestión de las relaciones con los proveedores y a garantizar que éstos satisfagan las necesidades de su empresa.

Pasos clave para una gestión eficaz de los proveedores

Hay varios pasos clave que debe dar para crear un proceso eficaz de gestión de proveedores. Veamos con más detalle estos pasos.

1. Definir lo que necesita de sus proveedores

Para crear un sistema eficaz de gestión de proveedores, es fundamental empezar por entender claramente lo que necesita de ellos. Defina los servicios y los requisitos específicos de los servicios que necesita.

Tómese un tiempo para considerar qué tipo de proveedor sería el más adecuado para su empresa. Los proveedores grandes y establecidos son buenos para requisitos bien definidos, pero pueden ser inflexibles y lentos para responder a los cambios. Los proveedores más pequeños y ágiles pueden ser más receptivos, pero pueden carecer de los recursos y la experiencia de los proveedores más grandes.

2. Encuentre proveedores que satisfagan sus necesidades

Una vez que tenga claras sus necesidades, puede empezar a buscar proveedores que las satisfagan. Hay varias maneras de encontrar posibles proveedores, como los directorios en línea, las recomendaciones de boca en boca y las asociaciones del sector. Una vez que encuentre a sus proveedores, el siguiente paso es evaluarlos.

3. Evaluar a los proveedores

Al evaluar a los posibles proveedores, es importante tener en cuenta una serie de factores, como el coste, la calidad, la disponibilidad y el servicio al cliente. Una vez que haya determinado qué proveedores son los más adecuados para su empresa, puede comenzar la evaluación de riesgos para identificar cualquier riesgo potencial asociado con el trabajo con cada proveedor.

4. Evaluación del riesgo de los proveedores

La evaluación del riesgo de los proveedores es una parte importante de la gestión de proveedores. Es necesario identificar cualquier riesgo potencial asociado a la colaboración con cada proveedor y poner en marcha medidas. Hay que tener en cuenta aspectos como la estabilidad financiera, el cumplimiento legal y la reputación.

5. Negociación del contrato

Ahora que ha seleccionado a sus proveedores y ha evaluado los riesgos, es el momento de negociar los contratos. Aquí es donde definirá los términos de su acuerdo, incluyendo el precio, el calendario de entrega y las condiciones del servicio. Incluya los KPI en el contrato para que tanto usted, el comprador, como el proveedor tengan métricas mutuamente acordadas para la evaluación del rendimiento.

6. Incorpore a sus proveedores

Una vez firmado el contrato, es el momento de incorporar a los proveedores. Este es el proceso para que se instalen e integren en su empresa. Asegúrese de que tienen toda la información que necesitan, como listas de contactos, manuales y recursos de apoyo.

7. Supervise y gestione el rendimiento de los proveedores

Una vez incorporados los proveedores, es hora de empezar a supervisar y gestionar su rendimiento. Esto incluye la creación de sistemas de seguimiento de los KPI, la supervisión del cumplimiento de las condiciones del contrato y la resolución de cualquier problema que pueda surgir.

8. Renovar o finalizar los contratos

Los contratos deben revisarse periódicamente para asegurarse de que siguen satisfaciendo las necesidades de su empresa. Hay que tener en cuenta aspectos como el rendimiento del proveedor, los cambios en las necesidades de la empresa y el panorama general del mercado. Si un contrato ya no satisface sus necesidades, no tema renegociarlo o incluso rescindirlo.

Otras recomendaciones

Además de establecer un proceso de gestión de proveedores, hay otras cosas que puede hacer para mejorar la adquisición de servicios.

Considere el software de gestión de proveedores

Hay varios sistemas de gestión de proveedores (VMS) que pueden ayudarle a gestionar sus proveedores. Estos programas pueden automatizar el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, así como el seguimiento del rendimiento. También pueden ayudar en las negociaciones de los contratos y en la incorporación de los proveedores.

Recomendamos probar Onsiter VMS, que permite a sus usuarios encontrar proveedores de alta calidad y gestionar todo el flujo de trabajo de gestión de proveedores.

Crear una base de datos de proveedores

Una base de datos de proveedores es un depósito centralizado de información sobre todos los proveedores con los que se trabaja. Puede incluir datos de los proveedores, como información de contacto, datos financieros, historial de rendimiento, etc. Tener toda la información relacionada con los proveedores en un solo lugar puede facilitar la gestión de sus proveedores y tomar decisiones informadas sobre con quién trabajar en futuros proyectos.

Establezca un equipo de gestión de proveedores

Si tiene muchos proveedores, puede considerar la posibilidad de crear un equipo de gestión de proveedores dedicado. Este equipo puede encargarse de supervisar todo el proceso de gestión de proveedores, desde la búsqueda de los mismos hasta la supervisión de su rendimiento. Un equipo de gestión de proveedores suele estar formado por funciones que se encargan de los distintos aspectos del proceso, como el abastecimiento, la adquisición y la gestión de los contratos con los proveedores.

Manténgase al día de las novedades del sector

El panorama de la gestión de proveedores cambia constantemente. Siempre se están desarrollando nuevas tecnologías, normativas y mejores prácticas. Para estar al día de estos cambios, asegúrese de estar al día de las noticias del sector y de asistir a las conferencias sobre gestión de proveedores. Esto le ayudará a conocer los nuevos desarrollos y a relacionarse con otros profesionales del sector.

Conclusión

El éxito de las estrategias de gestión de proveedores es fundamental para cualquier empresa que dependa de proveedores externos. Al establecer un proceso de gestión de proveedores formal y adecuado, puede mejorar la calidad de sus servicios, ahorrar dinero y reducir el riesgo. No olvide poner en marcha sistemas para gestionar a sus proveedores, como una solución de gestión de proveedores o una base de datos. Y considere la posibilidad de crear un equipo de gestión de proveedores dedicado a supervisar el proceso.