Ein kurzer Leitfaden für die Entwicklung eines effektiven Lieferantenmanagementprozesses

In der Wirtschaft wie im Leben sind Beziehungen das A und O. Und wenn es um den komplexen Prozess der Beschaffung von Dienstleistungen geht, ist eine starke Beziehung zu Ihren Anbietern für den Erfolg unerlässlich. Zu einer erfolgreichen Beziehung zu den Anbietern gehört weit mehr als nur die Bezahlung ihrer Dienstleistungen. Um das Beste aus Ihren Lieferantenbeziehungen herauszuholen, müssen Sie über einen gut definierten und verwalteten Lieferantenmanagementprozess verfügen.

Das Ziel und die wichtigsten Aspekte einer Lieferantenmanagementstrategie

Das Ziel des Lieferantenmanagements besteht darin, Dienstleistungen von Lieferanten so zu beschaffen, dass der Wert für das Unternehmen maximiert und das Risiko minimiert wird. Ein gut funktionierender Prozess für das Lieferantenmanagement hilft Ihnen, die richtigen Lieferanten auszuwählen, Richtlinien für das Management der Lieferantenbeziehungen festzulegen und sicherzustellen, dass diese den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. 

Die wichtigsten Schritte für ein effektives Lieferantenmanagement

Es gibt mehrere wichtige Schritte, die Sie unternehmen müssen, um einen effektiven Prozess für das Lieferantenmanagement zu schaffen. Schauen wir uns diese Schritte genauer an.

1. Definieren Sie, was Sie von Ihren Lieferanten benötigen

Eine klare Vorstellung davon, was Sie von Ihren Lieferanten benötigen, ist entscheidend für die Schaffung eines effektiven Lieferantenmanagementsystems. Definieren Sie die Dienstleistungen und die spezifischen Anforderungen an die Dienstleistungen, die Sie benötigen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, welche Art von Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passen würde. Große, etablierte Anbieter eignen sich gut für genau definierte Anforderungen, können aber unflexibel sein und nur langsam auf Änderungen reagieren. Kleinere, wendige Anbieter sind zwar reaktionsschneller, verfügen aber möglicherweise nicht über die Ressourcen und das Fachwissen der großen Anbieter.

2. Finden Sie Anbieter, die Ihre Anforderungen erfüllen

Sobald Sie Ihre Bedürfnisse klar erkannt haben, können Sie sich auf die Suche nach Anbietern machen, die diese Bedürfnisse erfüllen. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, potenzielle Anbieter zu finden, darunter Online-Verzeichnisse, mündliche Empfehlungen und Branchenverbände. Sobald Sie Ihre Anbieter gefunden haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu bewerten.

3. Bewerten Sie Ihre Anbieter

Bei der Bewertung potenzieller Anbieter ist es wichtig, eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen, darunter Kosten, Qualität, Verfügbarkeit und Kundendienst. Sobald Sie herausgefunden haben, welche Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passen, können Sie mit der Risikobewertung beginnen, um alle potenziellen Risiken zu ermitteln, die mit der Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern verbunden sind.

4. Risikobewertung von Anbietern

Die Bewertung des Lieferantenrisikos ist ein wichtiger Bestandteil des Lieferantenmanagements. Sie müssen alle potenziellen Risiken im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern ermitteln und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Achten Sie dabei auf Dinge wie finanzielle Stabilität, Einhaltung von Gesetzen und Reputation.

5. Vertragsverhandlung

Nachdem Sie Ihre Lieferanten ausgewählt und die Risiken bewertet haben, ist es nun an der Zeit, die Verträge auszuhandeln. Hier legen Sie die Vertragsbedingungen fest, einschließlich des Preises, des Lieferplans und der Servicebedingungen. Nehmen Sie KPIs in den Vertrag auf, damit sowohl Sie als Einkäufer als auch der Anbieter über einvernehmlich festgelegte Messgrößen zur Leistungsbewertung verfügen.

6. Binden Sie Ihre Anbieter ein

Nach der Unterzeichnung des Vertrags ist es an der Zeit, den Anbieter einzubinden. Dabei handelt es sich um den Prozess der Einrichtung und Integration des Lieferanten in Ihr Unternehmen. Vergewissern Sie sich, dass sie über alle erforderlichen Informationen verfügen, z. B. Kontaktlisten, Handbücher und Support-Ressourcen.

7. Überwachen und verwalten Sie die Leistung der Lieferanten

Nach der Einbindung Ihrer Lieferanten ist es an der Zeit, mit der Überwachung und Verwaltung ihrer Leistung zu beginnen. Dazu gehört die Einrichtung von Systemen zur Verfolgung von Leistungskennzahlen, die Überwachung der Einhaltung der Vertragsbedingungen und die Behebung etwaiger Probleme.

8. Verträge verlängern oder beenden

Verträge sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei Dinge wie die Leistung des Anbieters, Änderungen der Anforderungen Ihres Unternehmens und die allgemeine Marktsituation. Wenn ein Vertrag nicht mehr Ihren Anforderungen entspricht, scheuen Sie sich nicht, ihn neu zu verhandeln oder sogar zu kündigen.

Weitere Empfehlungen

Neben der Einführung eines Prozesses für das Lieferantenmanagement gibt es noch einige andere Möglichkeiten, um die Beschaffung von Dienstleistungen zu verbessern.

Erwägen Sie Software für das Lieferantenmanagement

Es gibt eine Reihe verschiedener Anbieterverwaltungssysteme (VMS), die Sie bei der Verwaltung Ihrer Anbieter unterstützen können. Diese Programme können den Prozess der Suche und Bewertung von Anbietern sowie die Verfolgung der Leistung automatisieren. Sie können auch bei den Vertragsverhandlungen und dem Onboarding helfen. 

Wir empfehlen, Onsiter VMS auszuprobieren. Es ermöglicht seinen Nutzern, hochwertige Lieferanten zu finden und den gesamten Lieferantenmanagement-Workflow zu verwalten.

Erstellen Sie eine Lieferantendatenbank

Eine Lieferantendatenbank ist ein zentraler Speicher für Informationen über alle Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten. Dazu gehören z. B. Kontaktinformationen, Finanzdaten, Leistungsdaten und vieles mehr. Wenn Sie alle lieferantenbezogenen Informationen an einem Ort haben, können Sie Ihre Lieferanten leichter verwalten und fundierte Entscheidungen darüber treffen, mit wem Sie bei künftigen Projekten zusammenarbeiten.

Einrichten eines Lieferantenmanagement-Teams

Wenn Sie viele Lieferanten haben, sollten Sie die Einrichtung eines speziellen Teams für die Lieferantenverwaltung in Betracht ziehen. Dieses Team kann für die Überwachung des gesamten Prozesses der Lieferantenverwaltung zuständig sein, von der Suche nach Lieferanten bis zur Überwachung der Leistung. Ein Vendor Management Team besteht in der Regel aus verschiedenen Rollen, die sich um die verschiedenen Aspekte des Prozesses kümmern, wie z. B. Beschaffung, Einkauf und Verwaltung von Lieferantenverträgen.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über Branchennachrichten

Die Landschaft des Lieferantenmanagements verändert sich ständig. Es werden immer neue Technologien, Vorschriften und bewährte Verfahren entwickelt. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, sollten Sie sich über Branchennachrichten auf dem Laufenden halten und an Konferenzen zum Lieferantenmanagement teilnehmen. So können Sie sich über neue Entwicklungen informieren und sich mit anderen Fachleuten auf diesem Gebiet austauschen.

Fazit

Erfolgreiche Strategien für das Lieferantenmanagement sind für jedes Unternehmen, das auf externe Zulieferer angewiesen ist, von entscheidender Bedeutung. Durch die Einführung eines formellen und angemessenen Lieferantenmanagementprozesses können Sie die Qualität Ihrer Dienstleistungen verbessern, Geld sparen und Risiken verringern. Denken Sie daran, Systeme für die Verwaltung Ihrer Lieferanten einzurichten, z. B. eine Lösung für die Lieferantenverwaltung oder eine Datenbank. Ziehen Sie auch die Einrichtung eines speziellen Teams für die Verwaltung von Lieferanten in Betracht, das den Prozess überwacht.