Känner du någonsin att det finns för mycket att göra och för lite tid? Du är inte ensam om det. Många företag vänder sig till outsourcing av affärsprocesser, eller BPO, för att hjälpa till.

Det innebär att de anlitar andra företag för att ta hand om vissa jobb, som personal eller försäljning, så att de kan fokusera på det de är riktigt bra på. Det här är en stor hjälp för småföretag som försöker växa men inte har så mycket extra pengar att spendera.

I den här artikeln kommer vi att prata om vilka typer av jobb du kan outsourca, varför det är ett smart drag för småföretag och hur det kan ge dig en fördel gentemot konkurrenterna.

Personliga resurser

Personalavdelningen (HR) betraktas ofta felaktigt som enbart en rekryteringsavdelning. I själva verket omfattar HR ett brett spektrum av affärsfunktioner, från talanghantering och medarbetarrelationer till administration av förmåner och efterlevnad.

Med tanke på dess mångfacetterade natur kan HR ta mycket tid och resurser i anspråk, vilket gör det till en utmärkt kandidat för outsourcing av affärsprocesser.

Viktiga HR-funktioner att outsourca

• Lönebearbetning:
  • Outsourcing av lönehanteringen kan spara tid och säkerställa att skattelagstiftningen efterlevs.
  • Specialiserade tjänsteleverantörer hanterar skatteberäkningar, avdrag för förmåner med mera.
• Administration av förmåner:
  • Detta inkluderar sjukvård, pensionsplaner och friskvårdsprogram för anställda.
  • En outsourcad leverantör kan hantera dessa på ett effektivt sätt, vilket är särskilt fördelaktigt för små företag.
• Förvärv och hantering av talanger:
  • Rekrytering är mer än bara intervjuer; det handlar om att hitta rätt talanger.
  • Outsourcade HR-tjänster kan också hantera medarbetarengagemang och utvecklingssamtal.
• Medarbetarrelationer och efterlevnad av lagar och regler:
  • Att hantera klagomål och säkerställa efterlevnad av lagar och regler är komplexa uppgifter.
  • Outsourcing av dessa funktioner kan minska risken för kostsamma juridiska problem.

Finansiella och strategiska fördelar

• Operativa kostnader:
  • Outsourcing kan leda till betydande besparingar, vilket ger små företag en konkurrensfördel.
• Strategiskt fokus:
  • Ditt interna team kan fokusera på kärnverksamheten och anpassa HR till din övergripande affärsstrategi.

När du INTE ska outsourca HR

Även om outsourcing av HR kan ge fördelar som kostnadsbesparingar och effektivitet finns det scenarier där det är mer fördelaktigt att behålla HR internt.

Du bör inte outsourca HR när:

1. Företagskulturen är en prioritet: Om det är avgörande för ditt företag att upprätthålla en unik företagskultur kan det vara viktigt att behålla HR-avdelningen internt för att främja den miljön.
2. Känslig information är inblandad: Om dina HR-funktioner hanterar mycket konfidentiella eller känsliga uppgifter kan det vara riskabelt att anförtro detta till en extern leverantör.
3. Kvalitetskontroll är ett problem: Om du har specifika kvalitetsstandarder som är svåra att övervaka externt är det bättre att behålla HR-funktionerna internt.
4. Kostnaderna uppväger fördelarna: Ibland är den ekonomiska aspekten av outsourcing inte meningsfull, särskilt om tjänsteleverantörens avgifter är för höga i förhållande till det värde de erbjuder.
5. Juridiska begränsningar: Vissa branscher har strikta regler för vad som får outsourcas, vilket gör det opraktiskt eller olagligt att outsourca HR-funktioner.
6. Förlust av ledningens kontroll: Om du vill behålla en nära tillsyn och kontroll över HR-funktionerna är outsourcing kanske inte det bästa alternativet.
7. Kortsiktiga behov: För tillfälliga eller kortsiktiga HR-behov kan det vara ett överengagemang att anlita en extern leverantör.
8. Komplexiteten i övergången: Om övergången till en outsourcad leverantör är alltför komplicerad eller störande kan det vara mer praktiskt att behålla HR-funktionen internt.
9. Negativa uppfattningar hos medarbetarna: Om dina anställda sannolikt ser outsourcing som ett hot mot deras anställningstrygghet kan det vara bäst att behålla HR-funktionerna internt för att upprätthålla arbetsmoralen.
10. Strategisk anpassning: Om dina HR-funktioner är djupt integrerade med din kärnverksamhet kan outsourcing försvaga denna integration.

I sådana fall kan det vara bättre att behålla HR-funktionerna internt, eftersom de då ligger närmare affärsmålen och de operativa behoven.

Försäljnings- och marknadsföringsteam

Outsourcingföretag som specialiserar sig på försäljning och marknadsföring kan erbjuda en konkurrensfördel. De erbjuder expertis inom sökmotoroptimering (SEO), marknadsföring i sociala medier och till och med fullskalig försäljningsverksamhet, ofta till en lägre driftskostnad.

Roller att outsourca

• SÖKMOTOROPTIMERING: Specialiserade byråer kan förbättra webbplatsens ranking i sökmotorerna.
• Marknadsföring i sociala medier: Expertteam kan hantera dina sociala medieplattformar.
• Skapande av innehåll: Externa tjänster kan producera innehåll av hög kvalitet.
• E-postmarknadsföring: Outsourcade team kan hantera dina e-postkampanjer.
• Hantering av kundrelationer ( CRM): Specialiserade tjänster kan hantera kunddata och kundinteraktioner.

Potentiella nackdelar

1. Förlust av kontroll: Outsourcing kan leda till mindre direkt överblick över ditt varumärkes meddelanden.
2. Kvalitetsproblem: Kvaliteten på tjänsten kanske inte uppfyller dina krav.
3. Dolda kostnader: Ytterligare avgifter kan tillkomma för tjänster som inte omfattas av det ursprungliga avtalet.

Team för informationsteknik

Informationsteknologitjänster är ett annat område där företag outsourcar i stor utsträckning. En outsourcingpartner kan tillhandahålla specialkompetens inom serverunderhåll, programvaruutveckling med mera.

Roller att lägga ut på entreprenad

• Serverunderhåll: Specialiserade tjänster kan hantera serverunderhåll.
• Programvaruutveckling: Anpassade lösningar kan utvecklas av expertteam.
• Cybersäkerhet: Specialiserade företag kan skydda dina data och ditt nätverk.
• Dataanalys: Outsourcad dataanalys kan ge värdefulla affärsinsikter.
• Teknisk support: Outsourcade callcenter kan erbjuda kundsupport dygnet runt.

Potentiella nackdelar

1. Säkerhetsrisker: Outsourcing kan utsätta dina data för risker från tredje part.
2. Kommunikationshinder: Offshore-team kan innebära utmaningar med språk och tidszoner.
3. Beroende av tjänsteleverantören: Överdriven tillit kan vara riskabelt om leverantören inte levererar.

Finansiell planering och juridiska tjänster

Finansiell planering och juridiska tjänster är ofta förbisedda men är viktiga affärsprocesser. Om du lägger ut dessa funktioner på experter kan du undvika kostsamma misstag när det gäller skatteplanering, efterlevnad och avtalsskrivning.

Roller att lägga ut på entreprenad

• Skatteplanering: Specialiserade företag kan optimera din skattestrategi.
• Hantering av efterlevnad: Outsourcing kan hjälpa dig att följa lagar och förordningar.
• Utarbetande avavtal: Juridiska experter kan säkerställa att dina avtal är korrekta.
• Finansiell revision: Få en opartisk genomgång av dina finansiella rapporter.
• Riskbedömning: Identifiera potentiella finansiella risker och utveckla strategier för att minska dem.

Potentiella nackdelar

1. Konfidentialitetsrisker: Känsliga finansiella och juridiska uppgifter kan exponeras.
2. Kostnadsöverskridanden: Specialiserade tjänster kan vara dyra och överskrida budgetförväntningarna.
3. Kvalitetsvariationer: Kompetensnivån kan variera mellan olika tjänsteleverantörer.

Tillverkning och leveranskedja

Outsourcing av tillverkning är en väletablerad affärsmetod, särskilt för företag som vill minska sina driftskostnader. Outsourcing till offshore, där arbetskraftskostnaderna är lägre, är en vanlig affärsstrategi.

Roller att lägga ut på entreprenad

• Produkttillverkning: Outsourcing kan sänka arbetskraftskostnaderna.
• Kvalitetskontroll: Specialiserade företag kan säkerställa produktkvaliteten.
• Logistik: Outsourcing kan effektivisera din leveranskedja.
• Lagerhantering: Specialiserad programvara kan hantera lagernivåer.
• Hantering avleverantörer: Expertteam kan hantera förhandlingar och relationer med leverantörer.

Potentiella nackdelar

1. Risker i leveranskedjan: Överdriven tillit till externa leverantörer kan leda till störningar.
2. Inkonsekvenser i kvalitet: Outsourcing kan resultera i varierande produktkvalitet.
3. Förlust av äganderättsligt skyddad kunskap: Outsourcing kan riskera att avslöja affärshemligheter.

Virtuella assistenter: lösningen för småföretag

Virtuella assistenter blir alltmer populära, särskilt bland småföretagare. De kan hantera en mängd olika uppgifter, från administrativa uppgifter till kundservice, utan att behöva engagera en heltidsanställd.

Roller att lägga ut på entreprenad

• Administrativa uppgifter: Virtuella assistenter kan hantera schemaläggning och datainmatning.
• Kundservice: De kan hantera förfrågningar och klagomål från kunder.
• Hantering avsociala medier: Virtuella assistenter kan hantera dina sociala medieplattformar.
• Marknadsundersökningar: De kan samla in uppgifter om konkurrenter och branschtrender.
• Innehållshantering: Virtuella assistenter kan uppdatera och hantera webbplatsens innehåll.

Potentiella nackdelar

1. Begränsad kontroll: Virtuella assistenter arbetar på distans, vilket kan begränsa den direkta tillsynen.
2. Konfidentialitetsproblem: De har ofta tillgång till känslig företagsinformation.
3. Begränsningar i kompetens: Virtuella assistenter kanske inte har specialkunskaper för vissa uppgifter.

Konkurrensfördelarna med outsourcing

Outsourcing har länge setts som ett sätt att sänka driftskostnaderna, men fördelarna sträcker sig långt bortom det. När det görs på rätt sätt blir outsourcing ett strategiskt verktyg som kan ge betydande konkurrensfördelar. Det gör att du kan fokusera på dina kärnverksamheter, oavsett om det handlar om produktutveckling, kundservice eller marknadsexpansion.

Smidighet och lyhördhet: De dolda fördelarna

• Smidighet: Outsourcing av icke-kärnfunktioner gör det möjligt för ditt interna team att vara mer flexibelt. Du kan snabbt anpassa dig till marknadsförändringar, ändra din affärsstrategi eller till och med gå in på nya marknader med minimal friktion.
• Lyhördhet: Med färre affärsprocesser att hantera internt kan du reagera snabbare på kundbehov och marknadstrender. Den här nivån av lyhördhet kan vara avgörande på konkurrensutsatta marknader.

Försprånget gentemot konkurrenterna

Företag som försöker hantera alla affärsprocesser internt blir ofta överhopade med administrativa uppgifter, vilket ger mindre tid över för strategisk planering och genomförande.

Stora och små företag lägger ut processer på entreprenad för att frigöra värdefull tid och resurser, vilket ger dem ett försprång framför konkurrenter som fortfarande försöker jonglera med allt internt.

Småföretag och outsourcing

Småföretag arbetar ofta med begränsade resurser och personal. Outsourcing av tjänster som IT-tjänster, juridiska tjänster eller till och med försäljning och marknadsföring kan jämna ut spelplanen och göra det möjligt för små företag att konkurrera med större och mer etablerade företag.

Anpassa outsourcing till affärsstrategin

Nyckeln till att få en konkurrensfördel genom outsourcing är att anpassa den till den övergripande affärsstrategin. Detta innebär att:

• Identifiera vilka affärsfunktioner som är kärnan i ert värdeerbjudande och vilka som kan outsourcas.
• Välja rätt outsourcingföretag eller outsourcad leverantör som förstår din bransch och kan leverera högkvalitativa tjänster.
• Kontinuerligt övervaka och utvärdera resultatet av dina outsourcingföretag för att säkerställa att de uppfyller dina affärsmål.

Är du redo att få en konkurrensfördel genom outsourcing?

Om du vill effektivisera din verksamhet och fokusera på det du gör bäst kan Right People Group hjälpa dig. Vi är specialiserade på att sammanföra företag med IT- och affärskonsulter av högsta klass. Med vår end-to-end-leverantörshantering och tillgång till över 20 000 föredragna leverantörer i hela Europa gör vi det enkelt för dig att hitta rätt outsourcingpartner.

Kontaktaoss idag och låt oss hjälpa dig att hitta de konsulter du behöver för att få en mer slimmad och effektiv verksamhet.

Slutsats: Anpassa outsourcing till affärsstrategin

Outsourcing är ett kraftfullt verktyg för företag som vill arbeta mer effektivt och ändamålsenligt. Från personal till försäljning och marknadsföring, från informationsteknik till finansiell planering - det finns knappast någon affärsfunktion som inte kan outsourcas. Nyckeln är att hitta rätt outsourcingpartner och att anpassa outsourcingbesluten till den övergripande affärsstrategin.