Geschäftsfunktionen, die Sie auslagern können, um ihre Abläufe zu verschlanken

Kennen Sie das Gefühl, zu viel zu tun zu haben und nicht genug Zeit? Da sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen wenden sich an Business Process Outsourcing, oder BPO, um sich zu helfen.

Das bedeutet, dass sie andere Unternehmen damit beauftragen, bestimmte Aufgaben wie Personalwesen oder Vertrieb zu übernehmen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was sie wirklich gut können. Dies ist eine große Hilfe für kleine Unternehmen, die wachsen wollen, aber nicht viel Geld zur Verfügung haben.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Arten von Aufgaben Sie auslagern können, warum dies für kleine Unternehmen ein kluger Schritt ist und wie Sie sich damit einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen können.

Personalwesen

Die Personalabteilung (HR) wird oft fälschlicherweise als reine Einstellungsabteilung angesehen. In Wirklichkeit umfasst die Personalabteilung ein breites Spektrum von Unternehmensfunktionen, vom Talentmanagement und den Beziehungen zu den Mitarbeitern bis hin zur Verwaltung von Sozialleistungen und der Einhaltung von Vorschriften.

Aufgrund ihrer Vielschichtigkeit kann die Personalabteilung viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, was sie zu einem erstklassigen Kandidaten für die Auslagerung von Geschäftsprozessen macht.

Wichtige HR-Funktionen, die ausgelagert werden sollten

• Gehaltsabrechnung:
  • Outsourcing der Gehaltsabrechnung kann Zeit sparen und die Einhaltung der Steuergesetze gewährleisten.
  • Spezialisierte Dienstleister übernehmen Steuerberechnungen, Leistungsabzüge und mehr.
• Vorteilsverwaltung:
  • Dazu gehören Gesundheitsfürsorge, Rentenpläne und Wellness-Programme für Mitarbeiter.
  • Ein ausgelagerter Anbieter kann diese effizient verwalten, was besonders für kleine Unternehmen von Vorteil ist.
• Talentakquise und -management:
  • Personalbeschaffung ist mehr als nur Vorstellungsgespräche; es geht darum, die richtigen Talente zu finden.
  • Outsourced HR-Dienstleistungen können auch das Engagement der Mitarbeiter und die Leistungsbeurteilung verwalten.
• Arbeitnehmerbeziehungen und Einhaltung von Rechtsvorschriften:
  • Die Bearbeitung von Beschwerden und die Sicherstellung der Einhaltung von Rechtsvorschriften sind komplexe Aufgaben.
  • Die Auslagerung dieser Aufgaben kann das Risiko kostspieliger rechtlicher Probleme verringern.

Finanzielle und strategische Vorteile

• Betriebskosten:
  • Outsourcing kann zu erheblichen Einsparungen führen und kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Strategischer Fokus:
  • Ihr firmeninternes Team kann sich auf die Kerntätigkeiten konzentrieren und die Personalabteilung auf die Gesamtstrategie Ihres Unternehmens abstimmen.

Wann sollte man HR nicht auslagern

Obwohl die Auslagerung der Personalabteilung Vorteile wie Kosteneinsparungen und Effizienz bietet, gibt es Szenarien, in denen es vorteilhafter ist, die Personalabteilung intern zu halten.

Sie sollten HR nicht auslagern, wenn:

1. Die Unternehmenskultur hat Priorität: Wenn die Aufrechterhaltung einer einzigartigen Unternehmenskultur für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, kann es für die Förderung dieses Umfelds wichtig sein, die Personalabteilung intern zu halten.
2. Sensible Informationen sind betroffen: Wenn Ihre Personalabteilung mit äußerst vertraulichen oder sensiblen Daten umgeht, kann es riskant sein, diese einem externen Anbieter anzuvertrauen.
3. Qualitätskontrolle ist ein Problem: Wenn Sie bestimmte Qualitätsstandards haben, die extern nur schwer zu überwachen sind, sollten Sie die HR-Funktionen besser intern halten.
4. Die Kosten überwiegen die Vorteile: Manchmal macht der finanzielle Aspekt des Outsourcings keinen Sinn, insbesondere wenn die Gebühren des Dienstleisters im Verhältnis zum gebotenen Wert zu hoch sind.
5. Rechtliche Beschränkungen: In bestimmten Branchen gibt es strenge Vorschriften darüber, was ausgelagert werden darf, so dass es unpraktisch oder illegal ist, Personalfunktionen auszulagern.
6. Verlust der Kontrolle durch das Management: Wenn Sie eine enge Aufsicht und Kontrolle über die Personalfunktionen behalten wollen, ist Outsourcing möglicherweise nicht die beste Option.
7. Kurzfristiger Bedarf: Bei vorübergehendem oder kurzfristigem Personalbedarf kann die Beauftragung eines externen Anbieters eine Überforderung darstellen.
8. Komplexität der Umstellung: Wenn der Prozess der Umstellung auf einen ausgelagerten Anbieter zu komplex oder störend ist, kann es praktischer sein, die Personalabteilung intern zu halten.
9. Negative Wahrnehmung der Mitarbeiter: Wenn Ihre Mitarbeiter das Outsourcing als Bedrohung ihrer Arbeitsplatzsicherheit ansehen, ist es vielleicht am besten, die HR-Funktionen intern zu halten, um die Arbeitsmoral zu erhalten.
10. Strategische Ausrichtung: Wenn Ihre Personalfunktionen eng mit Ihrer Kerngeschäftsstrategie verknüpft sind, könnte die Auslagerung diese Verknüpfung verwässern.

In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, die Personalfunktionen im Unternehmen zu belassen, um eine bessere Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und den betrieblichen Anforderungen zu erreichen.

Verkaufs- und Marketingteams

Outsourcing-Unternehmen, die sich auf Vertrieb und Marketing spezialisiert haben, können einen Wettbewerbsvorteil bieten. Sie verfügen über Fachwissen in den Bereichen Suchmaschinenoptimierung (SEO), Social Media Marketing und sogar über umfassende Vertriebsaktivitäten, und das oft zu geringeren Betriebskosten.

Rollen, die ausgelagert werden sollten

• SEO: Spezialisierte Agenturen können das Suchmaschinen-Ranking Ihrer Website verbessern.
• Social Media Marketing: Expertenteams können Ihre Social Media Plattformen verwalten.
• Inhaltserstellung: Externe Dienstleister können hochwertige Inhalte erstellen.
• E-Mail-Marketing: Ausgelagerte Teams können Ihre E-Mail-Kampagnen übernehmen.
• Customer Relationship Management (CRM): Spezialisierte Dienste können Kundendaten und -interaktionen verwalten.

Potenzielle Nachteile

1. Verlust der Kontrolle: Die Auslagerung kann dazu führen, dass Sie weniger direkte Kontrolle über die Kommunikation Ihrer Marke haben.
2. Qualitätsbedenken: Die Qualität der Dienstleistung entspricht möglicherweise nicht Ihren Standards.
3. Versteckte Kosten: Es könnten zusätzliche Gebühren für Dienstleistungen anfallen, die nicht in der ursprünglichen Vereinbarung enthalten sind.

Informationstechnologie-Teams

Informationstechnische Dienstleistungen sind ein weiterer Bereich, den Unternehmen in großem Umfang auslagern. Ein Outsourcing-Partner kann spezialisierte Fähigkeiten in den Bereichen Serverwartung, Softwareentwicklung und mehr anbieten.

Rollen, die ausgelagert werden sollten

• Serverwartung: Spezialisierte Dienste können die Serverwartung übernehmen.
• Softwareentwicklung: Kundenspezifische Lösungen können von Expertenteams entwickelt werden.
• Cybersecurity: Spezialisierte Firmen können Ihre Daten und Ihr Netzwerk schützen.
• Datenanalyse: Die ausgelagerte Datenanalyse kann wertvolle Geschäftseinblicke liefern.
• Technische Unterstützung: Ausgelagerte Callcenter können einen 24/7-Kundensupport anbieten.

Potenzielle Nachteile

1. Sicherheitsrisiken: Durch die Auslagerung können Ihre Daten den Risiken Dritter ausgesetzt sein.
2. Kommunikationsbarrieren: Offshore-Teams können Probleme mit der Sprache und der Zeitzone verursachen.
3. Abhängigkeit vom Dienstleistungsanbieter: Übermäßiges Vertrauen kann riskant sein, wenn der Anbieter nicht liefern kann.

Finanzplanung und juristische Dienstleistungen

Finanzplanung und juristische Dienstleistungen werden oft übersehen, sind aber entscheidende Geschäftsprozesse. Die Auslagerung dieser Funktionen an Experten kann Sie vor kostspieligen Fehlern bei der Steuerplanung, der Einhaltung von Vorschriften und der Vertragsgestaltung bewahren.

Rollen, die ausgelagert werden sollten

• Steuerplanung: Spezialisierte Unternehmen können Ihre Steuerstrategie optimieren.
• Konformitätsmanagement: Outsourcing kann Ihnen helfen, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu gewährleisten.
• Vertragserstellung: Rechtsexperten können sicherstellen, dass Ihre Verträge solide sind.
• Finanzprüfung: Holen Sie sich eine unvoreingenommene Prüfung Ihrer Jahresabschlüsse.
• Risikobewertung: Ermitteln Sie potenzielle finanzielle Risiken und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung.

Potenzielle Nachteile

1. Vertraulichkeitsrisiken: Sensible finanzielle und rechtliche Daten könnten preisgegeben werden.
2. Kostenüberschreitung: Spezialisierte Dienstleistungen können teuer sein und die Budgeterwartungen überschreiten.
3. Qualitätsabweichung: Das Niveau der Fachkenntnisse kann bei den Dienstleistern unterschiedlich sein.

Fertigung und Lieferkette

Die Auslagerung der Fertigung ist eine gängige Geschäftspraxis, insbesondere für Unternehmen, die ihre Betriebskosten senken wollen. Die Auslagerung ins Ausland, wo die Arbeitskosten niedriger sind, ist eine gängige Geschäftsstrategie.

Rollen, die ausgelagert werden sollten

• Produktherstellung: Durch Outsourcing können die Arbeitskosten gesenkt werden.
• Qualitätskontrolle: Spezialisierte Firmen können die Produktqualität sicherstellen.
• Logistik: Outsourcing kann Ihre Lieferkette rationalisieren.
• Bestandsverwaltung: Spezialisierte Software kann Lagerbestände verwalten.
• Lieferantenmanagement: Expertenteams können Verhandlungen und Beziehungen zu Lieferanten übernehmen.

Potenzielle Nachteile

1. Lieferkettenrisiken: Eine zu große Abhängigkeit von externen Anbietern kann zu Unterbrechungen führen.
2. Qualitätsinkonsistenzen: Die Auslagerung kann zu einer schwankenden Produktqualität führen.
3. Verlust von firmeneigenem Wissen: Bei einer Auslagerung besteht die Gefahr, dass Geschäftsgeheimnisse preisgegeben werden.

Virtuelle Assistenten: die Lösung für kleine Unternehmen

Virtuelle Assistenten werden immer beliebter, vor allem bei kleinen Unternehmen. Sie können eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen, von Verwaltungsaufgaben bis hin zum Kundendienst, ohne dass ein Vollzeitangestellter erforderlich ist.

Rollen, die ausgelagert werden können

• Verwaltungsaufgaben: Virtuelle Assistenten können die Terminplanung und Dateneingabe übernehmen.
• Kundenservice: Sie können Kundenanfragen und Beschwerden bearbeiten.
• Soziales Medienmanagement: Virtuelle Assistenten können Ihre Social-Media-Plattformen verwalten.
• Marktforschung: Sie können Daten über Wettbewerber und Branchentrends sammeln.
• Inhaltsverwaltung: Virtuelle Assistenten können Website-Inhalte aktualisieren und verwalten.

Potenzielle Nachteile

1. Eingeschränkte Kontrolle: Virtuelle Assistenten arbeiten aus der Ferne, was die direkte Kontrolle einschränken kann.
2. Vertraulichkeitsbedenken: Sie haben oft Zugang zu sensiblen Unternehmensinformationen.
3. Beschränkte Fähigkeiten: Virtuelle Assistenten verfügen möglicherweise nicht über spezielle Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben.

Der Wettbewerbsvorteil des Outsourcing

Outsourcing wird seit langem als eine Möglichkeit zur Senkung der Betriebskosten angesehen, aber seine Vorteile gehen weit darüber hinaus. Wenn es richtig gemacht wird, wird Outsourcing zu einem strategischen Instrument, das einen erheblichen Wettbewerbsvorteil bieten kann. Es ermöglicht Ihnen, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, sei es Produktentwicklung, Kundendienst oder Marktexpansion.

Agilität und Reaktionsfähigkeit: Die versteckten Vorteile

• Agilität: Die Auslagerung von Nicht-Kernfunktionen ermöglicht es Ihrem internen Team, flexibler zu sein. Sie können sich schnell an Marktveränderungen anpassen, Ihre Geschäftsstrategie umstellen oder sogar neue Märkte mit minimalen Reibungsverlusten erschließen.
• Reaktionsschnelligkeit: Da Sie weniger Geschäftsprozesse intern verwalten müssen, können Sie schneller auf Kundenanforderungen und Markttrends reagieren. Dieses Maß an Reaktionsfähigkeit kann auf wettbewerbsintensiven Märkten ein entscheidender Faktor sein.

Der Vorsprung vor der Konkurrenz

Unternehmen, die versuchen, alle Geschäftsprozesse intern zu verwalten, sind oft mit Verwaltungsaufgaben überfordert, so dass weniger Zeit für die strategische Planung und Ausführung bleibt.

Große und kleine Unternehmen lagern Prozesse aus, um wertvolle Zeit und Ressourcen freizusetzen, und verschaffen sich so einen Vorteil gegenüber Konkurrenten, die noch versuchen, alles intern zu erledigen.

Kleine Unternehmen und Outsourcing

Kleine Unternehmen arbeiten oft mit begrenzten Ressourcen und Arbeitskräften. Die Auslagerung von Dienstleistungen wie Informationstechnologie, Rechtsberatung oder auch Vertrieb und Marketing kann die Voraussetzungen dafür schaffen, dass kleine Unternehmen mit größeren, etablierten Unternehmen konkurrieren können.

Outsourcing mit der Unternehmensstrategie in Einklang bringen

Der Schlüssel zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils durch Outsourcing liegt in der engen Abstimmung mit der allgemeinen Unternehmensstrategie. Dies beinhaltet:

• Feststellen, welche Geschäftsfunktionen für Ihr Wertversprechen von zentraler Bedeutung sind und welche ausgelagert werden können.
• Wählen Sie das richtige Outsourcing-Unternehmen oder den richtigen Outsourcing-Anbieter, der Ihre Branche versteht und qualitativ hochwertige Dienstleistungen erbringen kann.
• Kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Leistung Ihrer ausgelagerten Unternehmen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Geschäftsziele erfüllen.

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Wenn Sie Ihre Abläufe rationalisieren und sich auf das konzentrieren wollen, was Sie am besten können, kann Right People Group Ihnen helfen. Wir sind darauf spezialisiert, Unternehmen mit erstklassigen IT- und Unternehmensberatern zusammenzubringen. Mit unserem End-to-End-Vendor-Management und dem Zugang zu über 20.000 bevorzugten Anbietern in ganz Europa machen wir es Ihnen leicht, den richtigen Outsourcing-Partner zu finden.

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Abschluss: Outsourcing mit der Unternehmensstrategie in Einklang bringen

Outsourcing ist ein leistungsfähiges Instrument für Unternehmen, die effizienter und effektiver arbeiten wollen. Vom Personalwesen bis zum Vertrieb und Marketing, von der Informationstechnologie bis zur Finanzplanung gibt es kaum eine Unternehmensfunktion, die nicht ausgelagert werden kann. Entscheidend ist, dass Sie den richtigen Outsourcing-Partner finden und Ihre Outsourcing-Entscheidungen mit Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie in Einklang bringen.