Liiketoiminnot, jotka voit ulkoistaa toiminnan keventämiseksi

Tuntuuko sinusta koskaan siltä, että tekemistä on liikaa ja aikaa liian vähän? Et ole yksin. Monet yritykset käyttävät apunaan liiketoimintaprosessien ulkoistamista eli BPO:ta.

Tämä tarkoittaa, että he palkkaavat muita yrityksiä hoitamaan tiettyjä tehtäviä, kuten henkilöstöhallintoa tai myyntiä, jotta he voivat keskittyä siihen, missä he ovat todella hyviä. Tämä on suuri apu pienille yrityksille, jotka yrittävät kasvaa, mutta joilla ei ole paljon ylimääräistä rahaa käytettävissään.

Tässä artikkelissa kerromme, millaisia töitä voit ulkoistaa, miksi se on viisasta pienyrityksille ja miten se voi antaa sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden.

Henkilöstöresurssit

Henkilöstöhallintoa (HR) pidetään usein virheellisesti pelkkänä rekrytointiosastona. Todellisuudessa henkilöstöhallinto käsittää laajan valikoiman liiketoimintatoimintoja lahjakkuuksien hallinnasta ja henkilöstösuhteista etuuksien hallinnointiin ja sääntöjen noudattamiseen.

Monipuolisen luonteensa vuoksi henkilöstöhallinto voi kuluttaa huomattavan paljon aikaa ja resursseja, mikä tekee siitä ensisijaisen ehdokkaan liiketoimintaprosessien ulkoistamiselle.

Tärkeimmät ulkoistettavat HR-toiminnot

• Palkanlaskenta:
  • Palkanlaskennan ulkoistaminen voi säästää aikaa ja varmistaa verolakien noudattamisen.
  • Erikoistuneet palveluntarjoajat hoitavat verolaskelmat, etuuksien vähennykset ja paljon muuta.
• Etuuksien hallinnointi:
  • Tähän kuuluvat terveydenhuolto, eläkejärjestelyt ja työntekijöiden hyvinvointiohjelmat.
  • Ulkoistettu palveluntarjoaja voi hallita näitä tehokkaasti, mikä on erityisen hyödyllistä pienille yrityksille.
• Talenttien hankinta ja hallinta:
  • Rekrytointi on muutakin kuin haastatteluja; kyse on oikeiden lahjakkuuksien hankkimisesta.
  • Ulkoistetut henkilöstöpalvelut voivat myös hallita työntekijöiden sitoutumista ja suorituskyvyn arviointia.
• Työntekijäsuhteet ja lainsäädännön noudattaminen:
  • Valitusten käsittely ja lainsäädännön noudattamisen varmistaminen ovat monimutkaisia tehtäviä.
  • Näiden toimintojen ulkoistaminen voi vähentää kalliiden oikeudellisten ongelmien riskiä.

Taloudelliset ja strategiset edut

• Toimintakustannukset:
  • Ulkoistaminen voi johtaa huomattaviin säästöihin ja antaa pienille yrityksille kilpailuetua.
• Strateginen painopiste:
  • Sisäinen tiimisi voi keskittyä ydinliiketoimintoihin ja sovittaa henkilöstöhallinnon yhteen yleisen liiketoimintastrategian kanssa.

Milloin HR:ää EI kannata ulkoistaa

Vaikka henkilöstöhallinnon ulkoistaminen voi tarjota etuja, kuten kustannussäästöjä ja tehokkuutta, on tilanteita, joissa henkilöstöhallinnon pitäminen yrityksen sisällä on edullisempaa.

Henkilöstöhallintoa ei kannata ulkoistaa, kun:

1. Yrityskulttuuri on etusijalla: Jos ainutlaatuisen yrityskulttuurin ylläpitäminen on yrityksellesi ratkaisevan tärkeää, henkilöstöhallinnon pitäminen omana yrityksenä voi olla olennaisen tärkeää tämän ympäristön vaalimiseksi.
2. Kyseessä on arkaluonteisia tietoja: Jos HR-toiminnot käsittelevät erittäin luottamuksellisia tai arkaluonteisia tietoja, voi olla riskialtista antaa ne ulkopuolisen palveluntarjoajan haltuun.
3. Laadunvalvonta on ongelma: Jos sinulla on erityisiä laatuvaatimuksia, joita on vaikea valvoa ulkoisesti, on parempi pitää HR-toiminnot yrityksen sisällä.
4. Kustannukset ovat suuremmat kuin hyödyt: Etenkin jos palveluntarjoajan maksut ovat liian korkeat suhteessa tarjottuun arvoon.
5. Oikeudelliset rajoitukset: Näin ollen HR-toimintojen ulkoistaminen on epäkäytännöllistä tai laitonta.
6. Johdon valvonnan menettäminen: Jos haluat säilyttää henkilöstöhallinnon toimintojen tiiviin valvonnan ja ohjauksen, ulkoistaminen ei ehkä ole paras vaihtoehto.
7. Lyhyen aikavälin tarpeet: Ulkopuolisen palveluntarjoajan palkkaaminen voi olla liian suuri sitoumus tilapäisiin tai lyhytaikaisiin henkilöstötarpeisiin.
8. Siirtymän monimutkaisuus: Jos ulkoistettuun palveluntarjoajaan siirtyminen on liian monimutkainen tai häiritsevä prosessi, voi olla käytännöllisempää pitää henkilöstöhallinto yrityksen sisällä.
9. Työntekijöiden kielteinen käsitys: Jos työntekijät todennäköisesti pitävät ulkoistamista uhkana työpaikkansa turvallisuudelle, voi olla parasta pitää HR-toiminnot omassa yrityksessä moraalin ylläpitämiseksi.
10. Strateginen linjaus: Jos henkilöstötoiminnot ovat tiiviisti integroituneet ydinliiketoimintastrategiaan, ulkoistaminen voi heikentää tätä linjausta.

Näissä tilanteissa henkilöstöhallinnon toimintojen pitäminen omana yrityksenä voi olla paremmin linjassa liiketoimintatavoitteiden ja operatiivisten tarpeiden kanssa.

Myynti- ja markkinointitiimit

Myyntiin ja markkinointiin erikoistuneet ulkoistamisyritykset voivat tarjota kilpailuetua. Ne tuovat asiantuntemusta hakukoneoptimoinnista (SEO), sosiaalisen median markkinoinnista ja jopa täysimittaisista myyntitoiminnoista, usein alhaisemmilla toimintakustannuksilla.

Ulkoistettavat roolit

• SEO: SEO: Erikoistuneet virastot voivat parantaa verkkosivustosi hakukoneiden sijoitusta.
• Sosiaalisen median markkinointi: Asiantuntijatiimit voivat hallita sosiaalisen median alustojasi.
• Sisällön luominen: Ulkopuoliset palvelut voivat tuottaa laadukasta sisältöä.
• Sähköpostimarkkinointi: Ulkoistetut tiimit voivat hoitaa sähköpostikampanjasi.
• Asiakassuhteiden hallinta (CRM): Erikoistuneet palvelut voivat hallita asiakastietoja ja vuorovaikutusta.

Mahdolliset haitat

1. Hallinnan menetys: Ulkoistaminen voi johtaa siihen, että brändisi viestinnän suora valvonta vähenee.
2. Laatuun liittyvät huolenaiheet: Palvelun laatu ei välttämättä vastaa vaatimuksiasi.
3. Piilokustannukset: Lisämaksuja saattaa aiheutua palveluista, joita alkuperäinen sopimus ei kata.

Tietotekniikkatiimit

Tietotekniikkapalvelut ovat toinen ala, jolla yritykset ulkoistavat paljon palveluja. Ulkoistuskumppani voi tarjota palvelinten ylläpitoon, ohjelmistokehitykseen ja muuhun liittyvää erikoisosaamista.

Ulkoistettavat roolit

• Palvelimen ylläpito: Palvelinten ylläpito: Erikoistuneet palvelut voivat hallita palvelinten ylläpitoa.
• Ohjelmistokehitys: Asiantuntijatiimit voivat kehittää räätälöityjä ratkaisuja.
• Kyberturvallisuus: Erikoistuneet yritykset voivat suojata tietosi ja verkkosi.
• Tietojen analysointi: Ulkoistettu data-analytiikka voi tarjota arvokkaita liiketoimintatietoja.
• Tekninen tuki: Ulkoistetut puhelinpalvelukeskukset voivat tarjota 24/7 asiakastukea.

Mahdolliset haitat

1. Turvallisuusriskit: Ulkoistaminen voi altistaa tietosi kolmansien osapuolten riskeille.
2. Viestintäesteet: Viestintävaikeudet: Offshore-tiimit voivat aiheuttaa kieli- ja aikavyöhykehaasteita.
3. Riippuvuus palveluntarjoajasta: Liiallinen riippuvuus voi olla riskialtista, jos palveluntarjoaja ei pysty toimittamaan palvelua.

Taloussuunnittelu ja oikeudelliset palvelut

Taloussuunnittelu ja oikeudelliset palvelut jätetään usein huomiotta, mutta ne ovat ratkaisevan tärkeitä liiketoimintaprosesseja. Näiden toimintojen ulkoistaminen asiantuntijoille voi pelastaa sinut kalliilta virheiltä verosuunnittelussa, sääntöjen noudattamisessa ja sopimusten laatimisessa.

Ulkoistettavat roolit

• Verosuunnittelu: Erikoistuneet yritykset voivat optimoida verostrategiasi.
• Vaatimustenmukaisuuden hallinta: Ulkoistaminen voi auttaa sinua noudattamaan lakeja ja määräyksiä.
• Sopimuksen laatiminen: Asiantuntijat voivat varmistaa, että sopimuksesi ovat luotettavia.
• Rahoitustarkastus: Hanki puolueeton katsaus tilinpäätökseesi.
• Riskinarviointi: Tunnistetaan mahdolliset taloudelliset riskit ja kehitetään lieventämisstrategioita.

Mahdolliset haitat

1. Luottamuksellisuusriskit: Arkaluonteiset taloudelliset ja oikeudelliset tiedot voivat paljastua.
2. Kustannusylitykset: Erikoispalvelut voivat olla kalliita ja ylittää budjetin odotukset.
3. Laadun vaihtelu: Palveluntarjoajien asiantuntemuksen taso voi vaihdella.

Valmistus ja toimitusketju

Valmistuksen ulkoistaminen on vakiintunut liiketoimintakäytäntö erityisesti yrityksille, jotka haluavat vähentää toimintakustannuksia. Ulkoistaminen ulkomaille, jossa työvoimakustannukset ovat alhaisemmat, on yleinen liiketoimintastrategia.

Ulkoistettavat roolit

• Tuotteen valmistus: Ulkoistaminen voi vähentää työvoimakustannuksia.
• Laadunvalvonta: Erikoistuneet yritykset voivat varmistaa tuotteiden laadun.
• Logistiikka: Ulkoistaminen voi virtaviivaistaa toimitusketjuasi.
• Varastonhallinta: Erikoisohjelmistot voivat hallita varastotasoja.
• Toimittajien hallinta: Asiantuntijatiimit voivat hoitaa toimittajaneuvotteluja ja -suhteita.

Mahdolliset haitat

1. Toimitusketjun riskit: Liiallinen riippuvuus ulkoisista palveluntarjoajista voi johtaa häiriöihin.
2. Laadun epäjohdonmukaisuudet: Ulkoistaminen voi johtaa tuotteiden laadun vaihteluun.
3. Omistusoikeuden alaisen tietämyksen menettäminen: Ulkoistaminen voi vaarantaa liikesalaisuuksien paljastumisen.

Virtuaaliavustajat: ratkaisu pienille yrityksille

Virtuaaliavustajat ovat yhä suositumpia erityisesti pienyritysten keskuudessa. He voivat hoitaa monenlaisia tehtäviä hallinnollisista tehtävistä asiakaspalveluun ilman kokoaikaisen työntekijän sitoutumista.

Ulkoistettavat roolit

• Hallinnolliset tehtävät: Virtuaaliavustajat voivat hoitaa aikataulutuksen ja tietojen syöttämisen.
• Asiakaspalvelu: Asiakaspalvelu: He voivat hoitaa asiakkaiden tiedusteluja ja valituksia.
• Sosiaalisen median hallinta: Virtuaaliavustajat voivat hallita sosiaalisen median alustojasi.
• Markkinatutkimus: Ne voivat kerätä tietoja kilpailijoista ja alan trendeistä.
• Sisällönhallinta: Virtuaaliavustajat voivat päivittää ja hallita verkkosivuston sisältöä.

Mahdolliset haitat

1. Rajoitettu valvonta: Virtuaaliavustajat työskentelevät etänä, mikä voi rajoittaa suoraa valvontaa.
2. Luottamuksellisuuteen liittyvät kysymykset: Heillä on usein pääsy arkaluonteisiin yritystietoihin.
3. Taitojen rajoitukset: Virtuaaliavustajilla ei välttämättä ole erikoistaitoja tiettyihin tehtäviin.

Ulkoistamisen kilpailuetu

Ulkoistamista on pitkään pidetty keinona leikata toimintakustannuksia, mutta sen hyödyt ulottuvat paljon pidemmälle. Oikein tehtynä ulkoistamisesta tulee strateginen väline, joka voi tarjota merkittävää kilpailuetua. Sen ansiosta voit keskittyä ydinliiketoimintaasi, olipa kyse sitten tuotekehityksestä, asiakaspalvelusta tai markkinoiden laajentamisesta.

Ketteryys ja reagointikyky: Kätketyt hyödyt

• Ketteryys: Ulkoistaminen antaa sisäiselle tiimillesi mahdollisuuden olla ketterämpi. Voit mukautua nopeasti markkinoiden muutoksiin, muuttaa liiketoimintastrategiaasi tai jopa päästä uusille markkinoille mahdollisimman pienellä kitkalla.
• Reagointikyky: Voit reagoida nopeammin asiakkaiden tarpeisiin ja markkinasuuntauksiin, koska sinun on hallittava vähemmän sisäisiä liiketoimintaprosesseja. Tämä reagointikyky voi olla ratkaiseva tekijä kilpailluilla markkinoilla.

Etu kilpailijoihin nähden

Yritykset, jotka yrittävät hallita kaikkia liiketoimintaprosesseja itse, joutuvat usein jumiutumaan hallinnollisiin tehtäviin, jolloin strategiseen suunnitteluun ja toteutukseen jää vähemmän aikaa.

Suuret ja pienet yritykset ulkoistavat prosesseja, jotta ne voivat vapauttaa arvokasta aikaa ja resursseja ja saada etulyöntiaseman kilpailijoihinsa nähden, jotka yrittävät vielä jongleerata kaiken sisäisesti.

Pienet yritykset ja ulkoistaminen

Pienyritysten resurssit ja työvoima ovat usein rajalliset. Ulkoistamispalvelut, kuten tietotekniikkapalvelut, oikeudelliset palvelut tai jopa myynti ja markkinointi, voivat tasoittaa toimintaedellytyksiä, jolloin pienet yritykset voivat kilpailla suurempien ja vakiintuneempien yritysten kanssa.

Ulkoistamisen ja liiketoimintastrategian yhteensovittaminen

Kilpailuedun saavuttaminen ulkoistamisen avulla edellyttää, että ulkoistaminen sovitetaan tiiviisti yhteen yleisen liiketoimintastrategian kanssa. Tähän sisältyy:

• Tunnistetaan, mitkä liiketoiminnot ovat arvolupauksesi kannalta keskeisiä ja mitkä voidaan ulkoistaa.
• Oikean ulkoistamisyrityksen tai ulkoistetun palveluntarjoajan valitseminen, joka ymmärtää toimialaa ja pystyy tarjoamaan laadukkaita palveluja.
• Ulkoistettujen liiketoimintojen suorituskyvyn jatkuva seuranta ja arviointi sen varmistamiseksi, että ne täyttävät liiketoimintasi tavoitteet.

Oletko valmis hankkimaan kilpailuetua ulkoistamisen avulla?

Jos haluat virtaviivaistaa toimintojasi ja keskittyä siihen, mitä teet parhaiten, Right People Group voi auttaa. Olemme erikoistuneet yhdistämään yritykset huipputason IT- ja liiketoimintakonsultteihin. Loppuun asti ulottuvan toimittajahallintamme ja yli 20 000 ensisijaisen toimittajan saatavuuden ansiosta voimme helpottaa oikean ulkoistuskumppanin löytämistä.

Ota meihin yhteyttä jo tänään, niin autamme sinua löytämään konsultit, joita tarvitset kevyempään ja tehokkaampaan liiketoimintaan.

Johtopäätökset: Ulkoistamisen ja liiketoimintastrategian yhteensovittaminen

Ulkoistaminen on tehokas väline yrityksille, jotka haluavat toimia tehokkaammin ja tuloksellisemmin. Henkilöstöhallinnosta myyntiin ja markkinointiin, tietotekniikasta taloussuunnitteluun – tuskin on liiketoimintaa, jota ei voisi ulkoistaa. Tärkeintä on löytää oikea ulkoistuskumppani ja sovittaa ulkoistuspäätökset yhteen yleisen liiketoimintastrategian kanssa.