5 utmaningar i hanteringen av distansarbetare - och deras lösningar

Digitaliseringen och de senaste tekniska framstegen har lett till en förändring av vårt sätt att arbeta och möjliggjort distansarbete. Trots sina fördelar innebär distansarbete också unika utmaningar.

I den här artikeln kommer vi att utforska fem av de vanligaste utmaningarna i samband med att hantera medarbetare som arbetar på distans samt potentiella lösningar på var och en av dem.

1. Kommunikation

Kommunikation är en av de vanligaste utmaningarna när det gäller att hantera medarbetare som arbetar på distans. Utan regelbundna interaktioner ansikte mot ansikte upplever många medarbetare att det kan vara svårt att bygga upp förtroende och upprätthålla relationer.

Eftersom distansmedarbetarna inte befinner sig i samma fysiska utrymme är det svårare att bedöma deras reaktioner på idéer och feedback.

Lösningar

• Lär dig att kommunicera på ett effektivt sätt
• Välj rätt kommunikationskanal för bästa resultat
• Uppmuntra teammedlemmarna att ställa frågor och förtydliga instruktioner
• Håll alla uppdaterade genom att hålla regelbundna möten (t.ex. dagliga stand-ups, veckovisa check-ins)
• Använd ett projekthanteringsverktyg för att hålla reda på uppgifter
• Låt dina medarbetare interagera med varandra på en personlig nivå (t.ex. via sociala medier och företagsevenemang).

2. Övervakning

Utan att fysiskt kunna se vad teammedlemmarna gör kan chefer känna ett behov av att alltid kontrollera att deras medarbetare på distans är produktiva och arbetar med de uppgifter som tilldelats dem. Inse att problemet är förtroende, inte ett verkligt behov av att säkerställa en distansarbetares produktivitet.

Lösningar

För att övervinna denna utmaning måste cheferna skapa tydliga förväntningar och komma överens om vad som ska levereras.

• Definiera hur framgång ser ut. När teammedlemmarna vet vad som förväntas är det mer sannolikt att de lever upp till förväntningarna. Att sätta upp specifika och mätbara mål hjälper dessutom till att säkerställa att teammedlemmarna är på rätt spår och gör framsteg.
• Fokusera på det arbete som produceras. Produktivitet kan inte mätas genom att följa upp hur mycket tid en medarbetare tillbringar vid sitt skrivbord. Det är viktigt att inse att chefer i en distansarbetsmiljö måste fokusera på arbetsresultat istället.
• Upprätta regelbundna avstämningar. Genom att regelbundet stämma av med teammedlemmarna kan cheferna ge feedback, svara på frågor och se till att alla är på samma sida. Se till att inte överdriva check-ins - det kan göra mer skada än nytta.
• Använd lämpliga verktyg och resurser. Det finns flera verktyg och resurser som är mer effektiva för att hantera uppgifter och deadlines än tidsregistreringsverktyg.

3. Skillnader i tidszoner

När teammedlemmar bor i olika tidszoner kan det vara svårt att samordna arbetsscheman och hitta lämpliga mötestider. En distansmedlems schema och åtaganden kan också påverka hans eller hennes tillgänglighet. Chefer kan behöva justera sina scheman för att anpassa sig till sina team. Att arbeta i olika tidszoner kan också göra det svårt att ge feedback och support i rätt tid.

Lösningar

För att övervinna dessa utmaningar måste cheferna vara medvetna om tidsskillnaden och planera därefter.

• Schemalägg teammöten och andra aktiviteter på tider som passar alla.
• Uppmuntra teammedlemmarna att använda verktyg som möjliggör asynkron kommunikation (t.ex. e-post, chatt).
• Använd tidsomvandlingsverktyg för att möjliggöra bättre samordning

4. Kulturella skillnader

Teammedlemmar kan interagera och arbeta tillsammans på olika sätt på grund av olika kulturella värderingar, övertygelser och seder. Kommunikationen kan också vara svår på grund av språkbarriärer. Dessa skillnader kan leda till missförstånd och en bristande känsla av samhörighet och därmed försämrat teamarbete om de inte hanteras på rätt sätt.

Lösningar

För att övervinna denna utmaning bör cheferna främja en miljö som präglas av respekt och förståelse.

• Organisera teambuilding-övningar som gör det möjligt för teammedlemmarna att dela med sig av sin kultur och sina traditioner
• Fira högtider och speciella tillfällen från olika kulturer
• Tillhandahålla resurser som hjälper medarbetarna att förstå och respektera varandras kulturer (t.ex. utbildningsmaterial, språkstöd)
• Använda översättningstjänster för att underlätta kommunikationen

5. Medarbetarnas isolering

Det kan vara svårt att hantera team som arbetar på distans eftersom det kan leda till att medarbetarna känner sig isolerade från sina team och företagskulturen. Denna känsla av isolering kan leda till minskad motivation och produktivitet, och till att man känner att man saknar stöd eller är undervärderad. För att hjälpa distansmedarbetarna att känna sig inkluderade och engagerade måste cheferna anstränga sig för att få kontakt med sina distansmedarbetare regelbundet.

Lösningar

• Schemalägg regelbundna virtuella möten med distansmedarbetare
• Uppmuntra medarbetarna att umgås och nätverka med varandra
• Kom ihåg att erbjuda distansmedarbetare möjligheter till professionell utveckling och tillväxt
• Fira framgångar och milstolpar tillsammans
• Visa genuint intresse för medarbetarnas liv och välbefinnande

Chefer kan effektivt hantera medarbetare som arbetar på distans genom att ta itu med dessa utmaningar och se till att alla medarbetare är produktiva, aktivt engagerade och nöjda. Förutom att förbättra balansen mellan arbete och privatliv och den psykiska hälsan kommer det att främja medarbetarnas engagemang.

Slutsats

Även om det kan vara en utmaning att hantera distansmedarbetare finns det sätt att minska problemen. Chefer kan skapa förutsättningar för att deras distansteam ska lyckas genom att skapa tydliga förväntningar, utkräva ansvar och investera i rätt verktyg och resurser. Om du använder rätt tillvägagångssätt kommer det inte att vara något problem att hantera distansmedarbetare.