10 sätt att hantera dina kostnader för tillfällig arbetskraft

I takt med att ditt företag växer, ökar också behovet av tillfällig arbetskraft. Oavsett om det är för att bemanna ett nytt projekt eller för att täcka en ökad efterfrågan och ha en konkurrensfördel gentemot dina konkurrenter kan det vara en snabb lösning att lägga till kontraktsanställda och tillfälliga arbetstagare. Men hantering av tillfällig arbetskraft innebär också att hantera kostnader. Om den inte hanteras på rätt sätt kan din tillfälliga arbetskraft bli en av dina största utgifter.

Här är några sätt att hålla kostnaderna för din tillfälliga arbetskraft under kontroll:

1. Definiera arbetets omfattning i förväg

När du anlitar en tillfällig arbetstagare är det viktigt att du har en tydlig förståelse för det arbete som ska utföras. Detta hjälper dig att undvika scope creep, där arbetsområdet expanderar utöver det ursprungliga avtalet. Scope creep leder till högre kostnader och kan ofta undvikas genom att definiera arbetet i förväg.

För att undvika scope creep bör du definiera arbetet så detaljerat som möjligt i förväg. Detta inkluderar att specificera leveranser, tidsfrister och andra förväntningar. Genom att göra detta kan du se till att arbetet håller sig inom den ursprungliga omfattningen och inte slutar med att kosta mer än väntat.

2. Fastställ en realistisk budget

Innan du anlitar en tillfällig arbetstagare ska du fastställa en realistisk budget för projektet. På så sätt undviker du att underskatta vad du behöver spendera och ge intryck av att vara snål.

För att fastställa en realistisk budget bör du undersöka de gängse priserna för den typ av arbete som du vill ha utfört. Detta ger dig en bra utgångspunkt för att förhandla med tillfälliga arbetstagare. När du har en uppfattning om vad du har råd att betala, se till att bygga upp en buffert för oväntade kostnader. Se till att inkludera kostnaden för arbetstagarnas tid, liksom eventuella andra tillhörande kostnader som material eller resor.

Om du inte är säker på vad en realistisk budget är, be om offerter från flera leverantörer. På så sätt får du en uppfattning om vad som gäller för den typ av arbete som du vill ha utfört. När du väl har en uppfattning om vad som gäller kan du sätta upp en realistisk budget som inte kommer att spränga banken.

3. Anlita en byrå

När du letar efter inhyrd personal kan du överväga att använda ett bemanningsföretag. Agenturer kan hjälpa dig att hitta kvalificerade arbetstagare till en lägre kostnad än om du skulle anställa dem direkt. Detta beror på att byråer ofta har redan existerande relationer med arbetstagare och ofta kan få rabatter.

Dessutom kan byråerna sköta det administrativa arbetet i samband med anställning av arbetstagare. Detta inkluderar att genomföra intervjuer, göra bakgrundskontroller och introducera nyanställda. Genom att använda ett bemanningsföretag kan du göra kostnadsbesparingar i anställningsprocessen.

4. Förhandla om priser

När du anlitar en tillfällig arbetstagare ska du se till att förhandla om priset. Detta är särskilt viktigt om du arbetar med en byrå, eftersom de kan ha redan existerande relationer med arbetstagare och ofta kan få rabatter.

För att få bästa möjliga pris bör du jämföra priser från flera leverantörer. Detta ger dig förhandlingsstyrka när det gäller att fastställa priset. Se dessutom till att förstå vad som ingår i priset. Vissa arbetstagare kan till exempel ta ut en högre avgift om de förväntas tillhandahålla sina egna material.

Genom att förstå vad som ingår i priset kan du se till att du inte betalar för mycket för arbetet. Tänk på vilken nivå av kompetens och erfarenhet som krävs för arbetet, eftersom detta kommer att påverka priset.

5. Hantera förväntningarna

När du arbetar med en tillfällig arbetstagare är det viktigt att hantera förväntningarna. Detta inkluderar att fastställa tydliga tidsfrister och leveranser. Det är också viktigt att kommunicera dina förväntningar på arbetet. Genom att göra detta kan du undvika missförstånd som kan leda till att omfattningen av arbetet blir för stor och till högre kostnader.

Se dessutom till att hantera ditt teams förväntningar. Låt dem veta att du arbetar med en tillfällig arbetstagare och att arbetet kanske inte blir klart omedelbart eller att det kommer att medföra extra kostnader. På så sätt undviker du frustration och orealistiska förväntningar.

6. Få det skriftligt

När du arbetar med en tillfällig arbetstagare ska du se till att få allting skriftligt. Detta inkluderar arbetets omfattning, priset och alla andra förväntningar. Genom att göra detta kan du undvika dolda kostnader och missförstånd som kan leda till scope creep och högre kostnader.

Förutom att få arbetets omfattning skriftligt ska du se till att få ett undertecknat kontrakt. Detta skyddar dig om arbetet inte blir färdigt som förväntat. Kontraktet bör beskriva förväntningarna på arbetet och konsekvenserna om dessa förväntningar inte uppfylls.

7. Granska arbetet

När arbetet är färdigt ska du se till att granska det. På så sätt kan du försäkra dig om att arbetet uppfyller dina förväntningar. Om arbetet inte motsvarar dina förväntningar ska du se till att meddela detta till den tillfälliga arbetstagaren. Genom att göra detta kan du undvika att betala för arbete som du inte är nöjd med.

Förutom att granska arbetet ska du se till att få feedback från ditt team. På så sätt kan du se till att arbetet uppfyller deras förväntningar. Om arbetet inte håller måttet ska du se till att meddela detta till inhyrningsarbetaren. På så sätt kan du undvika att betala för arbete som ditt team inte är nöjt med.

8. Gör betalningar i tid

När du arbetar med en inhyrd arbetstagare ska du se till att betala i tid. Detta bidrar till att bygga upp en god relation med arbetstagaren och gör att de är mer benägna att arbeta med dig i framtiden. Dessutom kan du genom att betala i tid undvika förseningsavgifter och räntekostnader.

För att se till att du alltid betalar i tid kan du överväga att ställa in automatiska betalningar. På så sätt kan du se till att betalningarna alltid görs i tid, utan att behöva komma ihåg att göra det själv.

9. Erbjud förmåner

Förmåner kan låta som något som är reserverat för fast anställda, men de kan bidra till att locka till sig och behålla bra arbetskraft. Att erbjuda förmåner kan dessutom hjälpa dig att bygga upp en god relation med tillfälliga arbetstagare. Genom att göra detta kan du se till att de är mer benägna att arbeta med dig i framtiden.

Förmåner för tillfälliga anställda som du kan överväga att erbjuda är bland annat sjukförsäkring, pensionssparplaner och betald ledighet. Tänk på att kostnaden för förmåner kommer att variera beroende på vilken typ av förmån och hur många arbetstagare du har.

10. Var beredd på omsättning

Det är mer sannolikt att inhyrda arbetstagare byter jobb än traditionella anställda. På grund av detta är det viktigt att vara beredd på omsättning. Detta innebär bland annat att ha en plan för hur dina rekryterande chefer ska hitta och utbilda nya arbetstagare.

Se dessutom till att bygga upp relationer med flera tillfälliga arbetstagare. På så sätt har du alltid någon att vända dig till när du behöver arbete. Genom att göra detta kan du undvika besväret och kostnaderna för att behöva leta efter en ny arbetstagare varje gång en av dem slutar.

Avslutande tankar

Genom att följa dessa tips kan du effektivt hantera din tillfälliga arbetskraft och hålla kostnaderna under kontroll. På så sätt kan du se till att ditt företag har de arbetstagare som behövs för att lyckas.