10 Wege zur Verwaltung der Kosten für externes Personal

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch der Bedarf an externen Arbeitskräften. Ob es darum geht, ein neues Projekt zu besetzen oder einen erhöhten Bedarf zu decken und einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Konkurrenten zu erlangen, der Einsatz von Zeitarbeitskräften kann eine schnelle Lösung sein. Das Management von Zeitarbeitskräften umfasst jedoch auch die Verwaltung der Kosten. Wenn sie nicht richtig verwaltet werden, können Ihre externen Mitarbeiter zu einem Ihrer größten Kostenfaktoren werden.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Kosten für externe Mitarbeiter unter Kontrolle halten können:

1. Definieren Sie den Umfang der Arbeit im Voraus

Wenn Sie einen externen Mitarbeiter engagieren, ist es wichtig, dass Sie den Umfang der zu erledigenden Arbeit genau kennen. So können Sie vermeiden, dass sich der Arbeitsumfang über die ursprüngliche Vereinbarung hinaus ausweitet. Eine schleichende Ausweitung des Arbeitsumfangs führt zu höheren Kosten und kann oft vermieden werden, indem die Arbeit im Voraus definiert wird.

Um eine schleichende Ausweitung des Aufgabenbereichs zu vermeiden, sollten Sie die Arbeit im Vorfeld so detailliert wie möglich festlegen. Dazu gehört auch die Festlegung der zu erbringenden Leistungen, der Fristen und aller anderen Erwartungen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Arbeit innerhalb des ursprünglichen Umfangs bleibt und nicht teurer wird als erwartet.

2. Legen Sie ein realistisches Budget fest

Legen Sie vor der Beauftragung eines externen Mitarbeiters ein realistisches Budget für das Projekt fest. So können Sie vermeiden, dass Sie Ihre Ausgaben unterschätzen und den Eindruck erwecken, Sie seien zu geizig.

Um ein realistisches Budget festzulegen, recherchieren Sie die üblichen Preise für die Art der Arbeit, die Sie benötigen. So erhalten Sie eine gute Ausgangsbasis für die Verhandlungen mit Zeitarbeitskräften. Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie sich leisten können, sollten Sie einen Puffer für unerwartete Kosten einplanen. Achten Sie darauf, dass Sie die Kosten für die Zeit des Arbeitnehmers sowie alle anderen damit verbundenen Kosten wie Material- oder Reisekosten berücksichtigen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, was ein realistisches Budget ist, holen Sie Angebote von mehreren Anbietern ein. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über die üblichen Preise für die Art der Arbeiten, die Sie benötigen. Sobald Sie eine Vorstellung von den üblichen Preisen haben, können Sie ein realistisches Budget festlegen, das die Bank nicht sprengen wird.

 

3. Nutzen Sie eine Agentur

Bei der Suche nach Zeitarbeitskräften sollten Sie eine Agentur einschalten. Agenturen können Ihnen helfen, qualifizierte Mitarbeiter zu niedrigeren Kosten zu finden, als wenn Sie sie direkt einstellen würden. Der Grund dafür ist, dass Agenturen oft bereits bestehende Beziehungen zu den Arbeitnehmern haben und oft Rabatte erhalten können.

Darüber hinaus können Agenturen die mit der Einstellung von Arbeitnehmern verbundene Verwaltungsarbeit übernehmen. Dazu gehören die Durchführung von Vorstellungsgesprächen, die Durchführung von Hintergrundprüfungen und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Durch die Inanspruchnahme einer Agentur können Sie beim Einstellungsprozess Kosten sparen.

4. Tarife aushandeln

Wenn Sie einen externen Mitarbeiter engagieren, sollten Sie unbedingt über den Tarif verhandeln. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, da diese möglicherweise bereits bestehende Beziehungen zu den Arbeitnehmern hat und oft Rabatte erhält.

Um den bestmöglichen Tarif zu erhalten, sollten Sie die Tarife mehrerer Anbieter vergleichen. Das gibt Ihnen Verhandlungsmacht, wenn es darum geht, den Preis festzulegen. Vergewissern Sie sich außerdem, was im Preis inbegriffen ist. So verlangen manche Handwerker beispielsweise einen höheren Preis, wenn sie ihr eigenes Material mitbringen müssen.

Wenn Sie wissen, was im Preis inbegriffen ist, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht zu viel für die Arbeit bezahlen. Denken Sie daran, welche Fähigkeiten und Erfahrungen für die Arbeit erforderlich sind, da sich dies auf den Preis auswirkt.

5. Erwartungen managen

Wenn Sie mit einem externen Mitarbeiter zusammenarbeiten, ist es wichtig, die Erwartungen zu steuern. Dazu gehört die Festlegung klarer Fristen und Ergebnisse. Es ist auch wichtig, dass Sie Ihre Erwartungen an die Arbeit mitteilen. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden, die zu einer Ausweitung des Aufgabenbereichs und höheren Kosten führen könnten.

Achten Sie außerdem darauf, die Erwartungen Ihres Teams zu erfüllen. Teilen Sie ihnen mit, dass Sie mit einem externen Mitarbeiter zusammenarbeiten und dass die Arbeit möglicherweise nicht sofort erledigt werden kann oder zusätzliche Kosten entstehen werden. So können Sie Frustrationen und unrealistische Erwartungen vermeiden.

6. Lassen Sie es sich schriftlich geben

Wenn Sie mit einem externen Mitarbeiter zusammenarbeiten, sollten Sie sich alles schriftlich geben lassen. Dazu gehören der Umfang der Arbeit, der Preis und alle anderen Erwartungen. Auf diese Weise können Sie versteckte Kosten und Missverständnisse vermeiden, die zu einer Ausweitung des Arbeitsumfangs und höheren Kosten führen könnten.

Lassen Sie sich nicht nur den Arbeitsumfang schriftlich geben, sondern auch einen Vertrag unterschreiben. So sind Sie für den Fall abgesichert, dass die Arbeiten nicht wie erwartet ausgeführt werden. In dem Vertrag sollten die Erwartungen an die Arbeit sowie die Konsequenzen für den Fall, dass diese Erwartungen nicht erfüllt werden, dargelegt werden.

7. Überprüfen Sie die Arbeit

Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, sollten Sie sie unbedingt überprüfen. So können Sie sicherstellen, dass die Arbeit Ihren Erwartungen entspricht. Wenn die Arbeit nicht den Erwartungen entspricht, sollten Sie dies dem externen Mitarbeiter mitteilen. So können Sie vermeiden, dass Sie für eine Arbeit bezahlen, mit der Sie nicht zufrieden sind.

Neben der Überprüfung der Arbeit sollten Sie auch das Feedback Ihres Teams einholen. So können Sie sicherstellen, dass die Arbeit den Erwartungen des Teams entspricht. Wenn die Arbeit nicht den Erwartungen entspricht, sollten Sie dies dem externen Mitarbeiter mitteilen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Sie für Arbeit bezahlen, mit der Ihr Team nicht zufrieden ist.

 

8. Zahlungen pünktlich leisten

Achten Sie bei der Zusammenarbeit mit einem externen Mitarbeiter darauf, dass Sie die Zahlungen pünktlich leisten. So bauen Sie eine gute Beziehung zu dem Mitarbeiter auf und stellen sicher, dass er auch in Zukunft mit Ihnen zusammenarbeiten wird. Außerdem können Sie durch pünktliche Zahlungen Säumnisgebühren und Zinskosten vermeiden.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zahlungen immer pünktlich leisten, sollten Sie automatische Zahlungen einrichten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Zahlungen immer pünktlich erfolgen, ohne dass Sie selbst daran denken müssen.

9. Bieten Sie Leistungen an

Sozialleistungen sind vielleicht etwas, das nur Festangestellten vorbehalten ist, aber sie können dazu beitragen, gute Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Darüber hinaus können Sie durch das Anbieten von Zusatzleistungen eine gute Beziehung zu den Zeitarbeitskräften aufbauen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass sie auch in Zukunft gerne mit Ihnen zusammenarbeiten werden.

Zu den Leistungen für Zeitarbeitskräfte, die Sie in Betracht ziehen sollten, gehören Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahlte Freizeit. Denken Sie daran, dass die Kosten für die Leistungen je nach Art der Leistung und der Anzahl der Mitarbeiter variieren.

10. Seien Sie auf Fluktuation vorbereitet

Bei Zeitarbeitskräften ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Arbeitsplatz wechseln, größer als bei herkömmlichen Arbeitnehmern. Aus diesem Grund ist es wichtig, auf Fluktuation vorbereitet zu sein. Dazu gehört auch ein Plan, wie Ihre Personalverantwortlichen neue Mitarbeiter finden und einarbeiten können.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Beziehungen zu mehreren vorübergehend Beschäftigten aufbauen. Auf diese Weise haben Sie immer jemanden, an den Sie sich wenden können, wenn Sie Arbeit benötigen. Auf diese Weise vermeiden Sie den Ärger und die Kosten, die entstehen, wenn Sie jedes Mal einen neuen Mitarbeiter suchen müssen, wenn einer ausscheidet.

Abschließende Überlegungen

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr externes Personal effektiv verwalten und die Kosten unter Kontrolle halten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die Arbeitskräfte verfügt, die es braucht, um erfolgreich zu sein.