10 tapaa hallita tilapäisen työvoiman kustannuksia

Kun yrityksesi kasvaa, myös ehdollisen työvoiman tarve kasvaa. Olipa kyse sitten uuden projektin toteuttamisesta tai kasvaneen kysynnän kattamisesta ja kilpailuedun hankkimisesta kilpailijoihin nähden, sopimus- ja vuokratyöntekijöiden lisääminen voi olla nopea ratkaisu. Ehdollisen työvoiman hallintaan kuuluu kuitenkin myös kustannusten hallinta. Jos sitä ei hallinnoida oikein, tilapäistyövoimasta voi tulla yksi suurimmista kustannuksistasi.

Seuraavassa on muutamia tapoja pitää tilapäistyövoiman kustannukset kurissa:

1. Määrittele työn laajuus etukäteen

Kun palkkaat tilapäistyöntekijän, on tärkeää, että sinulla on selkeä käsitys tehtävästä työstä. Näin voit välttää laajuuden kasvattamisen, jolloin työn laajuus laajenee alkuperäistä sopimusta suuremmaksi. Laajuuden kasvaminen johtaa korkeampiin kustannuksiin, ja se voidaan usein välttää määrittelemällä työ etukäteen.

Voit välttää laajuuden karkaamisen määrittelemällä työn mahdollisimman yksityiskohtaisesti etukäteen. Tähän sisältyy toimitusten, määräaikojen ja muiden odotusten määrittely. Näin voit varmistaa, että työ pysyy alkuperäisessä laajuudessa eikä se päädy maksamaan odotettua enemmän.

2. Aseta realistinen budjetti

Ennen kuin palkkaat tilapäistyöntekijän, määritä projektille realistinen budjetti. Näin vältät aliarvioimasta tarvittavia varoja ja antamasta vaikutelmaa, että olet halpa.

Realistisen budjetin määrittämiseksi tutki, millaisia hintoja on käytössä sen tyyppiselle työlle, jonka haluatte teettää. Näin saat hyvän lähtökohdan neuvotteluille vuokratyöntekijöiden kanssa. Kun sinulla on käsitys siitä, mitä sinulla on varaa maksaa, muista varata puskuri odottamattomien kustannusten varalle. Muista ottaa huomioon työntekijöiden työaikakustannukset sekä kaikki muut liitännäiskustannukset, kuten materiaalit ja matkakulut.

Jos et ole varma, mikä on realistinen budjetti, pyydä tarjouksia useilta myyjiltä. Näin saat käsityksen siitä, millainen hinta vallitsee juuri sen tyyppisissä töissä, jotka haluatte tehdä. Kun sinulla on käsitys hinnoista, voit asettaa realistisen budjetin, joka ei riko pankkia.

 

3. Käytä toimistoa

Kun etsit vuokratyöntekijöitä, harkitse toimiston käyttämistä. Toimistot voivat auttaa sinua löytämään päteviä työntekijöitä edullisemmin kuin jos palkkaisit heidät suoraan. Tämä johtuu siitä, että toimistoilla on usein jo olemassa olevat suhteet työntekijöihin ja ne voivat usein saada alennuksia.

Lisäksi toimistot voivat hoitaa työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät. Tähän sisältyy haastattelujen tekeminen, taustatarkastusten suorittaminen ja uusien työntekijöiden työhönotto. Käyttämällä työvoimatoimistoa voit saada kustannussäästöjä rekrytointiprosessissa.

4. Neuvottele hinnoista

Kun palkkaat vuokratyöntekijän, muista neuvotella hinnasta. Tämä on erityisen tärkeää, jos teet yhteistyötä toimiston kanssa, sillä toimistolla voi olla jo olemassa olevia suhteita työntekijöihin ja se voi usein saada alennuksia.

Jotta saat parhaan mahdollisen hinnan, muista vertailla useiden myyjien hintoja. Tämä antaa sinulle neuvotteluvoimaa, kun kyse on hinnan asettamisesta. Varmista lisäksi, että ymmärrät, mitä hintaan sisältyy. Jotkut työntekijät saattavat esimerkiksi veloittaa korkeamman hinnan, jos heidän odotetaan hankkivan omat materiaalinsa.

Kun ymmärrät, mitä hintaan sisältyy, voit varmistaa, ettet maksa työstä liikaa. Pidä mielessäsi työn vaatimat taidot ja kokemus, sillä ne vaikuttavat hintaan.

5. Hallitse odotuksia

Kun työskentelet vuokratyöntekijän kanssa, on tärkeää hallita odotuksia. Tähän kuuluu selkeiden määräaikojen ja suoritteiden asettaminen. On myös tärkeää viestiä työhön liittyvistä odotuksistasi. Näin vältät väärinkäsitykset, jotka voivat johtaa laajuuden kasvuun ja korkeampiin kustannuksiin.

Muista myös hallita tiimisi odotuksia. Kerro heille, että työskentelet vuokratyöntekijän kanssa ja että työtä ei välttämättä saada valmiiksi heti tai että siitä aiheutuu lisäkustannuksia. Näin vältät turhautumisen ja epärealistiset odotukset.

6. Kirjoita se kirjallisesti

Kun työskentelet vuokratyöntekijän kanssa, varmista, että saat kaiken kirjallisena. Tämä sisältää työn laajuuden, hinnan ja kaikki muut odotukset. Näin vältät piilokustannukset ja väärinkäsitykset, jotka voivat johtaa laajuuden kasvuun ja korkeampiin kustannuksiin.

Sen lisäksi, että saat työn laajuuden kirjallisena, muista hankkia allekirjoitettu sopimus. Tämä suojaa sinua siltä varalta, että työ ei valmistu odotetulla tavalla. Sopimuksessa olisi esitettävä työhön kohdistuvat odotukset sekä seuraukset, jos odotuksia ei täytetä.

7. Tarkista työ

Kun työ on valmis, muista tarkistaa se. Näin voit varmistaa, että työ vastaa odotuksiasi. Jos työ ei vastaa odotuksia, muista ilmoittaa tästä vuokratyöntekijälle. Näin voit välttää maksamasta työstä, johon et ole tyytyväinen.

Työn tarkistamisen lisäksi muista saada palautetta tiimiltäsi. Näin voit varmistaa, että työ vastaa heidän odotuksiaan. Jos työ ei vastaa odotuksia, muista ilmoittaa siitä vuokratyöntekijälle. Näin voit välttää maksamasta työstä, johon tiimisi ei ole tyytyväinen.

 

8. Suorita maksut ajallaan

Kun työskentelet vuokratyöntekijän kanssa, muista suorittaa maksut ajallaan. Tämä auttaa rakentamaan hyvän suhteen työntekijään ja varmistaa, että hän työskentelee kanssasi todennäköisemmin myös tulevaisuudessa. Lisäksi oikea-aikaiset maksut auttavat sinua välttämään viivästysmaksuja ja korkokuluja.

Jos haluat varmistaa, että maksat maksut aina ajallaan, harkitse automaattisten maksujen asettamista. Näin voit varmistaa, että maksut suoritetaan aina ajallaan, ilman että sinun tarvitsee muistaa tehdä niitä itse.

9. Tarjoa etuja

Edut saattavat kuulostaa siltä, että ne on varattu vakituisille työntekijöille, mutta ne voivat auttaa houkuttelemaan ja pitämään hyviä työntekijöitä. Lisäksi etujen tarjoaminen voi auttaa sinua rakentamaan hyvän suhteen vuokratyöntekijöihin. Näin voit varmistaa, että he työskentelevät kanssasi todennäköisemmin myös tulevaisuudessa.

Vuokratyöntekijöille tarjottavia etuja, joiden tarjoamista kannattaa harkita, ovat esimerkiksi sairausvakuutus, eläkesäästöohjelmat ja palkallinen vapaa-aika. Muista, että etuuksien kustannukset vaihtelevat etuustyypin ja työntekijöiden määrän mukaan.

10. Varaudu vaihtuvuuteen

Vuokratyöntekijät vaihtavat työpaikkaa todennäköisemmin kuin perinteiset työntekijät. Tämän vuoksi on tärkeää varautua vaihtuvuuteen. Tähän kuuluu myös se, että sinulla on suunnitelma, jonka avulla palkkaavat esimiehesi voivat etsiä ja kouluttaa uusia työntekijöitä.

Muista myös rakentaa suhteet useisiin vuokratyöntekijöihin. Näin sinulla on aina joku, jonka puoleen kääntyä, kun tarvitset työtä. Näin vältyt hankaluuksilta ja kustannuksilta, joita aiheutuu uuden työntekijän etsimisestä aina, kun yksi työntekijä lähtee.

Viimeiset ajatukset

Seuraamalla näitä vinkkejä voit hallita tehokkaasti vuokratyövoimaa ja pitää kustannukset kurissa. Näin voit varmistaa, että yritykselläsi on menestykseen tarvittavat työntekijät.