De viktigste funksjonene du bør se etter i et vendor management system

Etter hvert som selskaper vokser, øker også deres behov for de beste vendor management systemene for deres behov. Et vendor management system er en programvareløsning som effektiviserer prosessen med å administrere leverandører for bedrifter.

Ved å automatisere og sentralisere leverandørinformasjon kan det forbedre effektiviteten i leverandørstyringen, redusere risikoen for samsvarsproblemer og øke den generelle produktiviteten.

Imidlertid er ikke alle vendor management systemer like, og det er avgjørende å velge det riktige for virksomheten din. I denne artikkelen utforsker vi de viktigste funksjonene du bør se etter i vendor management systemer for å hjelpe deg med å ta informerte beslutninger.

Hva er et vendor management system?

Et vendor management system (VMS) er en programvareløsning som hjelper bedrifter med å administrere leverandørens livssyklus og effektivisere forretningsprosessene. Programvare for leverandørstyring tilbyr en rekke funksjoner, inkludert automatisering av onboarding av leverandører, prestasjonssporing, kontraktsadministrasjon og mer.

Å velge riktig vendor management system for virksomheten din er avgjørende, siden det kan påvirke driften din betydelig. Det riktige systemet kan hjelpe deg med å spare tid, redusere kostnader og forbedre den generelle effektiviteten.

Funksjon nr. 1: Tilpassbar leverandørdatabase

Når du velger programvare for leverandørstyring, er en nøkkelfunksjon å vurdere en tilpassbar leverandørdatabase for effektiv leverandørdatahåndtering. Denne funksjonen gjør det mulig for virksomheter å skreddersy feltene i databasen til sine spesifikke behov.

Ved å tilpasse feltene kan virksomheter eliminere irrelevante data, noe som fører til forbedret nøyaktighet og raskere dataregistrering. Med en database som kan tilpasses, blir det lettere å få rask tilgang til relevant leverandørinformasjon.

Dessuten kan bedrifter sikre nøyaktigheten av leverandørinformasjonen ved å tilpasse feltene i henhold til deres spesifikke behov. Denne funksjonen muliggjør effektiv datahåndtering og gir en omfattende oversikt over alle leverandørrelaterte aktiviteter.

Funksjon nr. 2: Automatisert onboarding av leverandører

Når du søker etter programvaresystemer for leverandørstyring, er det viktig å se etter funksjonen for automatisert onboarding av leverandører, som kan spare virksomheten din for verdifull tid og ressurser.

Onboarding av leverandører kan være en tidkrevende prosess, men med et automatisert system kan bedriften raskt og enkelt sette opp nye leverandører.

Dette er spesielt gunstig for bedrifter som ofte tar inn nye leverandører, ettersom systemet kan håndtere bakgrunnssjekker, kredittsjekker, kontrakter og andre viktige dokumenter automatisk.

Ved å redusere tiden som er nødvendig for å få en ny leverandør i gang, kan bedrifter med en automatisert funksjon for onboarding av leverandører bevege seg raskere og effektivt utvide leverandørnettverket sitt.

Funksjon nr. 3: Kontraktsadministrasjon

Effektiv kontraktsadministrasjon er avgjørende for enhver bedrift, og en omfattende løsning for leverandøradministrasjon bør inneholde en funksjon for samsvarshåndtering. Disse funksjonene kan hjelpe virksomheten din med å administrere leverandørkontrakter mer effektivt og redusere risikoen for samsvarsproblemer.

Kontraktshåndteringsfunksjoner i programvare for leverandørstyring bør omfatte funksjoner for elektronisk signatur, malbibliotek og kontraktspåminnelser. Disse funksjonene gjør det mulig for virksomheten din å administrere kontrakter raskt og enkelt og samtidig sikre nøyaktighet og samsvar.

Onsiter VMS* tilbyr en plattform for å finne og administrere din eksterne IT-arbeidsstyrke i Europa. Det gir tilgang til over 10 000 IT-konsulenter og muliggjør komplett arbeidsflytstyring ved hjelp av sin sentraliserte plattform.

Lær mer.

Funksjon nr. 4: Prestasjonsstyring

Prestasjonsstyring av leverandører er en annen viktig funksjon du bør se etter i programvare for leverandørstyring. Ved å spore leverandørenes ytelse kan du identifisere områder for forbedring og samarbeide med leverandørene for å gjøre endringer.

Eksempler på funksjoner du bør se etter i et prestasjonsstyringssystem, er muligheten til å spore leverandørens KPI-er, muligheten til å sette opp varsler for dårlig ytelse og muligheten til å spore leverandørens samsvar.

Ved å spore KPI-er kan du identifisere områder der leverandørene utmerker seg, og områder der de kanskje må forbedre seg. Varsler om dårlig ytelse gir deg mulighet til å løse problemer raskt, noe som reduserer risikoen for ytterligere problemer senere.

Funksjon nr. 5: Rapportering og analyse

Den siste funksjonen i et vendor management system som du bør vurdere, er rapportering og analyse. Denne funksjonen er viktig fordi den gjør det mulig for deg å generere rapporter og samle innsikt i leverandørenes ytelse og den generelle effektiviteten til vendor management systemet ditt. Her er noen eksempler på funksjoner du bør se etter i et rapporterings- og analysesystem:

• Rapportering som kan tilpasses: Muligheten til å lage tilpassede rapporter som er skreddersydd til virksomhetens behov, er avgjørende. Se etter et system som lar deg velge datapunktene du vil inkludere i rapporten, og ordne dem i et format som gir mening for virksomheten din.
• Data i sanntid: Et rapporterings- og analysesystem som gir sanntidsdata, er ideelt fordi det lar deg ta beslutninger raskt basert på den mest oppdaterte informasjonen som er tilgjengelig.
• Datavisualisering: Se etter et system som tilbyr datavisualiseringsverktøy som diagrammer og grafer som gjør det lettere å forstå komplekse datasett.
• Prediktiv analyse: Noen systemer tilbyr prediktive analysefunksjoner som bruker maskinlæringsalgoritmer til å analysere data og komme med spådommer om fremtidige leverandørytelser. Dette kan være et verdifullt verktøy for å identifisere potensielle problemer før de blir store problemer.
• Integrasjon med andre systemer: Se etter et system som kan integreres med andre eksisterende programvaresystemer, for eksempel ERP eller CRM. Dette vil gjøre det lettere å samle inn data fra flere kilder og generere omfattende rapporter.

Fordelene med å ha et omfattende rapporterings- og analysesystem er mange. Noen av de viktigste fordelene er

• Forbedret synlighet: Et godt rapporterings- og analysesystem gir innsyn i alle aspekter av vendor management systemet. Dette gjør det lettere å identifisere områder der du kan gjøre forbedringer og optimalisere prosessene dine.
• Bedre beslutningstaking: Sanntidsdata og prediktiv analyse gjør at du kan ta bedre, datadrevne beslutninger om leverandørstyringsprosessene dine.
• Kostnadsbesparelser: Ved å identifisere ineffektivitet og områder der du kan gjøre forbedringer, kan du spare penger på leverandøradministrasjonskostnader.
• Overholdelse av regelverk: Et rapporterings- og analysesystem kan hjelpe deg med å sikre at leverandørstyringsprosessene dine er i samsvar med gjeldende regelverk og standarder.

Konklusjon

Når du velger et vendor management system, er det viktig å se etter et system som tilbyr tilpassbare leverandørdatabaser, automatisert onboarding av leverandører, kontraktsadministrasjon, resultatstyring og rapportering og analyse.

Ved å velge et system med disse funksjonene kan du forbedre effektiviteten i leverandørstyringsprosessene dine, spare penger og sikre samsvar med gjeldende regelverk og standarder.

Husk å ta deg tid til å velge det beste vendor management systemet for virksomheten din, og ikke nøl med å søke råd fra en konsulent hvis du trenger hjelp til å ta en beslutning.

*Onsiter er søsterselskapet til Right People Group, et ledende IT-konsulentselskap i Europa, og ved å prøve Onsiter VMS kan bedrifter dra nytte av ekspertisen og erfaringen til begge selskapene for å effektivisere og optimalisere administrasjonen av midlertidig ansatte.