Tärkeimmät ominaisuudet, joita toimittajanhallintajärjestelmä kannattaa etsiä

Yritysten kasvaessa myös niiden tarpeet löytää tarpeisiinsa parhaiten sopiva toimittajahallintajärjestelmä kasvavat. Toimittajanhallintajärjestelmä on ohjelmistoratkaisu, joka virtaviivaistaa yritysten myyjien hallintaprosessia. 

Automatisoimalla ja keskittämällä myyjätiedot se voi parantaa myyjien hallinnan tehokkuutta, vähentää vaatimustenmukaisuusongelmien riskiä ja lisätä yleistä tuottavuutta.

Kaikki toimittajahallintajärjestelmät eivät kuitenkaan ole samanlaisia, ja oikean järjestelmän valitseminen yrityksellesi on ratkaisevan tärkeää. Tässä artikkelissa tarkastelemme tärkeimpiä ominaisuuksia, joita kannattaa etsiä toimittajahallintajärjestelmistä, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Mikä on toimittajahallintajärjestelmä?

Konsultin toimittajahallintajärjestelmä (VMS) on ohjelmistoratkaisu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan toimittajien elinkaarta ja virtaviivaistamaan liiketoimintaprosessejaan. Myyjähallintaohjelmistot tarjoavat erilaisia ominaisuuksia, kuten toimittajien sisäänoton automatisointia, suorituskyvyn seurantaa, sopimusten hallintaa ja paljon muuta.

Oikean toimittajanhallintajärjestelmä valitseminen yrityksellesi on ratkaisevan tärkeää, sillä se voi vaikuttaa merkittävästi toimintaasi. Oikean järjestelmän avulla voit säästää aikaa, vähentää kustannuksia ja parantaa yleistä tehokkuutta.

Ominaisuus #1: Mukautettava myyjätietokanta

Kun valitset toimittajahallintaohjelmistoa, yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on mukautettava toimittajatietokanta, joka mahdollistaa tehokkaan toimittajatietojen hallinnan. Tämän ominaisuuden ansiosta yritykset voivat räätälöidä tietokannan kentät omien vaatimustensa mukaisiksi.

Räätälöimällä kenttiä yritykset voivat poistaa epäolennaiset tiedot, mikä parantaa tarkkuutta ja nopeuttaa tietojen syöttämistä. Räätälöitävän tietokannan avulla on helpompi päästä nopeasti käsiksi olennaisiin myyjätietoihin.

Lisäksi yritykset voivat varmistaa myyjätietojensa oikeellisuuden mukauttamalla kenttiä omien tarpeidensa mukaan. Tämä ominaisuus mahdollistaa tehokkaan tiedonhallinnan ja tarjoaa kattavan yleiskuvan kaikista myyjiin liittyvistä toiminnoista.

Ominaisuus #2: Automaattinen myyjän sisäänotto.

Kun etsit toimittajahallintaohjelmistojärjestelmiä, on tärkeää etsiä automaattisen toimittajan sisäänkirjautumisen ominaisuutta, joka voi säästää yrityksesi arvokasta aikaa ja resursseja.

Myyjien sisäänkirjaaminen voi olla aikaa vievä prosessi, mutta automatisoidun järjestelmän avulla yrityksesi voi nopeasti ja helposti perustaa uusia myyjiä.

Tämä on erityisen hyödyllistä yrityksille, jotka ottavat usein uusia toimittajia käyttöön, sillä järjestelmä voi hallinnoida taustatarkastuksia, luottotietotarkastuksia, sopimuksia ja muita tärkeitä asiakirjoja automaattisesti.

Kun uuden toimittajan käyttöönottoon kuluva aika lyhenee, yritykset, joilla on automatisoitu toimittajien käyttöönottotoiminto, voivat toimia nopeammin ja kasvattaa tehokkaasti toimittajaverkostoaan.

Ominaisuus #3: Sopimusten hallinta

Tehokas sopimustenhallinta on elintärkeää mille tahansa yritykselle, ja kattavassa toimittajahallintaratkaisussa olisi oltava vaatimustenmukaisuuden hallintaominaisuus. Nämä ominaisuudet voivat auttaa yritystäsi hallitsemaan myyjäsopimuksia tehokkaammin ja vähentämään sääntöjen noudattamiseen liittyvien ongelmien riskiä.

Myyjähallintaohjelmiston sopimushallintaominaisuuksiin tulisi sisältyä sähköiset allekirjoitusominaisuudet, mallikirjasto ja sopimuskehotukset. Näiden ominaisuuksien avulla yrityksesi voi hallita sopimuksia nopeasti ja helposti varmistaen samalla sopimusten oikeellisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

Onsiter VMS* tarjoaa alustan ulkoisen IT-työvoiman löytämiseen ja hallintaan Euroopassa. Se tarjoaa pääsyn yli 10 000 IT-konsulttiin ja mahdollistaa täydellisen työnkulun hallinnan keskitetyn alustan avulla.

Lisätietoja.

Ominaisuus #4: Suorituskyvyn hallinta

Toimittajien suorituskyvyn hallinta on toinen keskeinen ominaisuus, jota kannattaa etsiä toimittajahallintaohjelmistosta. Myyjien suorituskykyä seuraamalla voit tunnistaa parannusalueita ja tehdä muutoksia yhteistyössä myyjien kanssa.

Esimerkkejä ominaisuuksista, joita suorituskyvyn hallintajärjestelmässä kannattaa etsiä, ovat kyky seurata toimittajien KPI-mittareita, kyky asettaa hälytyksiä huonoa suorituskykyä varten ja kyky seurata toimittajien vaatimustenmukaisuutta.

KPI:itä seuraamalla voit tunnistaa alueet, joilla myyjät ovat erinomaisia, ja alueet, joilla heidän on ehkä parannettava toimintaansa. Huonosta suorituskyvystä annettavien hälytysten avulla voit puuttua ongelmiin nopeasti, mikä vähentää uusien ongelmien riskiä.

Ominaisuus #5: Raportointi ja analytiikka

Viimeinen ominaisuus, joka toimittajahallintajärjestelmässä kannattaa ottaa huomioon, on raportointi ja analytiikka. Tämä ominaisuus on tärkeä, koska sen avulla voit luoda raportteja ja kerätä tietoa toimittajiesi suorituskyvystä ja toimittajahallintajärjestelmäsi yleisestä tehokkuudesta. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä ominaisuuksista, joita raportointi- ja analytiikkajärjestelmältä kannattaa etsiä:

• Mukautettava raportointi: Kyky luoda mukautettuja raportteja, jotka on räätälöity yrityksesi tarpeisiin, on ratkaisevan tärkeää. Etsi järjestelmä, jonka avulla voit valita raporttiin sisällytettävät tietopisteet ja järjestää ne yrityksesi kannalta järkevään muotoon.
• Reaaliaikaiset tiedot: Raportointi- ja analyysijärjestelmä, joka tarjoaa reaaliaikaisia tietoja, on ihanteellinen, koska sen avulla voit tehdä päätöksiä nopeasti ajantasaisimpien saatavilla olevien tietojen perusteella.
• Tietojen visualisointi: Etsi järjestelmä, joka tarjoaa tietojen visualisointityökaluja, kuten kaavioita ja kaavioita, jotka helpottavat monimutkaisten tietokokonaisuuksien ymmärtämistä.
• Ennustava analytiikka: Jotkin järjestelmät tarjoavat ennakoivan analytiikan ominaisuuksia, jotka käyttävät koneoppimisalgoritmeja tietojen analysoimiseksi ja ennusteiden tekemiseksi myyjän tulevasta suorituskyvystä. Tämä voi olla arvokas työkalu mahdollisten ongelmien tunnistamiseen ennen kuin niistä tulee suuria ongelmia.
• Integrointi muiden järjestelmien kanssa: Etsi järjestelmä, joka voidaan integroida muihin olemassa oleviin ohjelmistojärjestelmiin, kuten ERP- tai CRM-järjestelmään. Tämä helpottaa tietojen keräämistä useista eri lähteistä ja kattavien raporttien tuottamista.

Kattavan raportointi- ja analyysijärjestelmän edut ovat lukuisat. Joitakin tärkeimpiä etuja ovat mm:

• Parempi näkyvyys: Hyvä raportointi- ja analytiikkajärjestelmä tarjoaa näkyvyyttä kaikkiin toimittajanhallintajärjestelmäsi osa-alueisiin. Näin on helpompi tunnistaa alueet, joilla voit tehdä parannuksia ja optimoida prosesseja.
• Parempi päätöksenteko: Reaaliaikaisen datan ja ennakoivan analytiikan avulla voit tehdä parempia, tietoon perustuvia päätöksiä toimittajahallintaprosesseistasi.
• Kustannussäästöt: Tunnistamalla tehottomuudet ja alueet, joilla voit tehdä parannuksia, voit säästää rahaa myyjien hallinnointikustannuksissa.
• Vaatimustenmukaisuus: Raportointi- ja analytiikkajärjestelmä voi auttaa varmistamaan, että toimittajahallintaprosessit ovat sovellettavien säännösten ja standardien mukaisia.

Johtopäätös

Yhteenvetona voidaan todeta, että toimittajahallintajärjestelmää valittaessa on tärkeää etsiä järjestelmää, joka tarjoaa muokattavia toimittajatietokantoja, automaattisen toimittajien sisäänoton, sopimusten hallinnan, suorituskyvyn hallinnan sekä raportoinnin ja analytiikan.

Valitsemalla järjestelmän, jossa on nämä ominaisuudet, voit parantaa toimittajahallintaprosessien tehokkuutta ja vaikuttavuutta, säästää rahaa ja varmistaa sovellettavien säännösten ja standardien noudattamisen.

Muista käyttää aikaa valitsemalla yrityksellesi paras toimittajahallintajärjestelmä, äläkä epäröi kysyä neuvoa konsultilta, jos tarvitset apua päätöksenteossa.

*Onsiter on Euroopan johtavan IT-konsulttiyrityksen Right People Groupin sisaryhtiö, ja kokeilemalla Onsiter VMS:ää yritykset voivat hyötyä molempien yritysten asiantuntemuksesta ja kokemuksesta virtaviivaistaessaan ja optimoidessaan ehdollisen työvoiman hallintaa.