De vigtigste funktioner, du skal kigge efter i et vendor management system

Efterhånden som virksomheder vokser, vokser også deres behov for de bedste vendor management-systemer til deres behov. Et vendor management system er en softwareløsning, der strømliner processen med at styre virksomheders leverandører.

Ved at automatisere og centralisere oplysninger om leverandører kan det forbedre effektiviteten af leverandørstyringen, reducere risikoen for problemer med overholdelse af reglerne og øge den samlede produktivitet.

Men ikke alle vendor management systemer er lige gode, og det er afgørende at vælge det rigtige system til din virksomhed. I denne artikel vil vi undersøge de vigtigste funktioner, du skal kigge efter i vendor management systemer for at hjælpe dig med at træffe informerede beslutninger.

Hvad er et vendor management system?

Et vendor management system (VMS) til konsulenter er en softwareløsning, der hjælper virksomheder med at styre leverandørens livscyklus og strømline deres forretningsprocesser. Leverandørstyringssoftware tilbyder en række funktioner, herunder automatisering af leverandør-onboarding, sporing af præstationer, kontraktstyring og meget mere.

Det er afgørende at vælge det rigtige vendor management system til din virksomhed, da det kan påvirke dine aktiviteter betydeligt. Det rigtige system kan hjælpe dig med at spare tid, reducere omkostningerne og øge den generelle effektivitet.

Funktion nr. 1: Tilpasbar leverandørdatabase

Når du vælger software til leverandørstyring, er en vigtig funktion, som du skal overveje, en brugerdefinerbar leverandørdatabase til effektiv håndtering af leverandørdata. Denne funktion gør det muligt for virksomheder at skræddersy felterne i databasen til deres specifikke krav.

Ved at tilpasse felterne kan virksomhederne fjerne irrelevante data, hvilket fører til øget nøjagtighed og hurtigere dataindtastning. Med en database, der kan tilpasses, bliver det lettere at få hurtig adgang til relevante leverandøroplysninger.

Desuden kan virksomhederne sikre nøjagtigheden af deres leverandøroplysninger ved at tilpasse felterne efter deres specifikke behov. Denne funktion muliggør effektiv datahåndtering og giver et omfattende overblik over alle leverandørrelaterede aktiviteter.

Funktion nr. 2: Automatiseret leverandør-onboarding

Når du søger efter softwaresystemer til leverandørstyring, er det vigtigt at kigge efter funktionen automatiseret leverandør onboarding, som kan spare din virksomhed for værdifuld tid og ressourcer.

Leverandør onboarding kan være en tidskrævende proces, men med et automatiseret system kan din virksomhed hurtigt og nemt oprette nye leverandører.

Dette er især en fordel for virksomheder, der ofte tager nye leverandører ind, da systemet kan håndtere baggrundstjek, kreditkontrol, kontrakter og andre vigtige dokumenter automatisk.

Ved at reducere den tid, der er nødvendig for at få en ny leverandør op og køre, kan virksomheder med en automatiseret funktion til onboarding af leverandører bevæge sig hurtigere og effektivt udvide deres leverandørenetværk.

Funktion nr. 3: Kontraktstyring

Effektiv kontraktstyring er afgørende for enhver virksomhed, og en omfattende løsning til leverandørstyring bør indeholde en funktion til styring af overholdelse af kontrakter. Disse funktioner kan hjælpe din virksomhed med at administrere leverandørkontrakter mere effektivt og reducere risikoen for problemer med overholdelse.

Kontraktstyringsfunktioner i software til leverandørstyring bør omfatte elektroniske signaturfunktioner, et skabelonbibliotek og påmindelser om kontrakter. Disse funktioner gør det muligt for din virksomhed at administrere kontrakter hurtigt og nemt og samtidig sikre nøjagtighed og overholdelse.

Onsiter VMS* tilbyder en platform til at finde og administrere din eksterne IT-arbejdsstyrke i Europa. Den giver adgang til over 10.000 IT-konsulenter og muliggør komplet workflow-administration via sin centraliserede platform.

Lær mere.

Funktion #4: Styring af ydeevne

Styring af leverandørernes præstationer er en anden vigtig funktion, som du skal kigge efter i software til leverandørstyring. Ved at spore leverandørernes præstationer kan du identificere områder, der kan forbedres, og samarbejde med leverandørerne om at foretage ændringer.

Eksempler på funktioner, du skal kigge efter i et system til styring af ydeevne, er muligheden for at spore leverandørens KPI’er, muligheden for at oprette advarsler ved dårlig ydeevne og muligheden for at spore leverandørens overholdelse af reglerne.

Ved at spore KPI’er kan du identificere områder, hvor leverandører udmærker sig, og områder, hvor de måske skal forbedre sig. Advarsler om dårlige resultater giver dig mulighed for at løse problemerne hurtigt, hvilket reducerer risikoen for yderligere problemer senere i forløbet.

Funktion nr. 5: Rapportering og analyse

Den sidste funktion i et vendor management system, som du bør overveje, er rapportering og analyse. Denne funktion er vigtig, fordi den gør det muligt for dig at generere rapporter og indsamle indsigt i dine leverandørers præstationer og den overordnede effektivitet af dit vendor management system. Her er nogle eksempler på funktioner, som du skal kigge efter i et rapporterings- og analysesystem:

• Tilpasbar rapportering: Muligheden for at oprette tilpassede rapporter, der er skræddersyet til din virksomheds behov, er afgørende. Kig efter et system, der giver dig mulighed for at vælge de datapunkter, du ønsker at medtage i din rapport, og arrangere dem i et format, der giver mening for din virksomhed.
• Data i realtid: Et rapporterings- og analysesystem, der leverer data i realtid, er ideelt, fordi det giver dig mulighed for hurtigt at træffe beslutninger baseret på de mest opdaterede oplysninger, der er tilgængelige.
• Datavisualisering: Kig efter et system, der tilbyder datavisualiseringsværktøjer som f.eks. diagrammer og grafer, der gør det lettere at forstå komplekse datasæt.
• Forudsigende analyser: Nogle systemer tilbyder funktioner til prædiktiv analyse, der bruger maskinlæringsalgoritmer til at analysere data og lave forudsigelser om leverandørens fremtidige præstationer. Dette kan være et værdifuldt værktøj til at identificere potentielle problemer, før de bliver til større problemer.
• Integration med andre systemer: Kig efter et system, der kan integreres med dine andre eksisterende softwaresystemer, f.eks. dit ERP- eller CRM-system. Dette vil gøre det lettere at indsamle data fra flere kilder og generere omfattende rapporter.

Fordelene ved at have et omfattende rapporterings- og analysesystem er mange. Nogle af de vigtigste fordele omfatter bl.a:

• Forbedret synlighed: Et godt rapporterings- og analysesystem giver synlighed i alle aspekter af dit vendor management system. Det gør det lettere at identificere områder, hvor du kan foretage forbedringer og optimere dine processer.
• Bedre beslutningstagning: Realtidsdata og forudsigende analyser gør det muligt for dig at træffe bedre, datadrevne beslutninger om dine processer for leverandørstyring.
• Omkostningsbesparelser: Ved at identificere ineffektivitet og områder, hvor du kan foretage forbedringer, kan du spare penge på omkostningerne til leverandørstyring.
• Overholdelse: Et rapporterings- og analysesystem kan hjælpe dig med at sikre, at dine processer for leverandørstyring er i overensstemmelse med gældende regler og standarder.

Konklusion

Når du vælger et vendor management system, er det vigtigt at kigge efter et system, der tilbyder tilpassede leverandørdatabaser, automatiseret leverandør onboarding, kontraktstyring, præstationsstyring samt rapportering og analyse.

Ved at vælge et system med disse funktioner kan du forbedre effektiviteten og virkningen af dine processer til leverandørstyring, spare penge og sikre overholdelse af gældende regler og standarder.

Husk at tage dig tid til at vælge det bedste vendor management system til din virksomhed, og tøv ikke med at søge råd hos en konsulent, hvis du har brug for hjælp til at træffe din beslutning.

*Onsiter er søsterselskab til Right People Group, en førende it-konsulentvirksomhed i Europa, og ved at prøve Onsiter VMS kan virksomheder drage fordel af begge virksomheders ekspertise og erfaring til at strømline og optimere deres styring af kontingentarbejdere.