Mikä on BPO (liiketoimintaprosessien ulkoistaminen)?

Liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (Business Process Outsourcing, BPO) tarkoittaa sitä, että yritys tekee sopimuksen kolmannen osapuolen palveluntarjoajan kanssa liiketoiminnasta, jota yritys tarvitsee toimiakseen. Toisin sanoen, kun yritys palkkaa kolmannen osapuolen hoitamaan muita kuin ydintoimintojaan, se harjoittaa liiketoiminnan ulkoistamista.

Ulkoistaminen on ollut olemassa jo vuosisatojen ajan, mutta vasta 2000-luvun alussa liiketoimintaprosessien ulkoistaminen (BPO) pääsi kunnolla vauhtiin. Vuonna 2022 BPO on 330 miljardin Yhdysvaltain dollarin suuruinen toimiala, ja sen odotetaan kasvavan 6,7 prosenttia vuodessa.

Miksi yritykset ulkoistavat prosesseja

1. Keskittyminen liiketoiminnan ydintoimintoihin

Digital Learningin mukaan se, että yritykset voivat keskittyä ydinprosesseihin, on ykkössyy siihen, miksi ne ulkoistavat prosesseja BPO-yritykselle. Ulkoistamalla muita kuin ydintoimintoja yritykset voivat vapauttaa aikaa ja resursseja, jotta ne voivat keskittyä vahvuuksiinsa. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä yrityksille, jotka haluavat kasvaa ja laajentaa toimintaansa.

2. Säästää rahaa

59 prosenttia yrityksistä ulkoistaa kustannuksia vähentääkseen. Tekemällä sopimuksen kolmannen osapuolen kanssa tiettyjen tehtävien suorittamisesta yritykset voivat säästää yleiskustannuksissa, kuten palkoissa, toimistotiloissa ja laitteissa. Joissakin tapauksissa ulkoistaminen voi olla halvempaa kuin oman henkilöstön palkkaaminen.

3. Hanki asiantuntemusta

Noin 26 prosenttia pienyrityksistä ulkoistaa saadakseen apua asiantuntijalta. Tämä pätee erityisesti pieniin yrityksiin, joissa on enintään kymmenen työntekijää. Kun yritys tekee sopimuksen BPO:n kanssa, se saa käyttöönsä tiimin ammattilaisia, joilla on vuosien kokemus kyseiseltä alalta. Tämä voi olla erittäin arvokasta yrityksille, joilla ei ole aikaa tai resursseja tehdä kaikkea itse.

4. Tehokkuuden lisääminen

24 prosenttia pienistä yrityksistä ulkoistaa tehokkuuden parantamiseksi. (Fortunly, 2021). Tämä johtuu siitä, että ulkoistaminen voi auttaa yrityksiä virtaviivaistamaan toimintaansa ja pääsemään eroon tehottomista prosesseista. Joissakin tapauksissa se voi jopa auttaa yrityksiä automatisoimaan tehtäviä, jotta ne saavat enemmän työtä tehtyä lyhyemmässä ajassa.

5. Maailmanlaajuinen laajentuminen

Ulkoistaminen voi myös auttaa yrityksiä laajentamaan toimintaansa uusille markkinoille. Tekemällä sopimuksen BPO-palvelujen tarjoajien kanssa, joilla on jo läsnäolo halutuilla markkinoilla, yritykset voivat saada etumatkaa laajentumissuunnitelmiinsa.

BPO:n eri tyypit

BPO voidaan luokitella sen perusteella, missä palveluntarjoaja sijaitsee, seuraavasti:

1. Onshore-ulkoistaminen: Kun palveluntarjoaja sijaitsee samassa maassa kuin ulkoistettava yritys.

2. Nearshore-ulkoistaminen: Kun palveluntarjoaja sijaitsee naapurimaassa.

3. Offshore-ulkoistaminen: Kun palveluntarjoaja sijaitsee toisessa maassa, usein sellaisessa, jossa työvoimakustannukset ovat alhaisemmat.

4. Moniulkoistaminen: Kun yritys ulkoistaa useammalle kuin yhdelle palveluntarjoajalle, usein eri maissa.

5. Hybridiulkoistaminen: Onshore-, Nearshore- ja offshore-ulkoistamisen yhdistelmä.

Yleisimmät ulkoistetut liiketoimintaprosessit

1. Henkilöstöresurssit

Jotkut yritykset ulkoistavat henkilöstöhallintonsa, koska sen tekeminen omana työnä voi olla paljon työtä. Tekemällä sopimuksen kolmannen osapuolen kanssa yritykset voivat saada apua esimerkiksi palkanlaskentaan, rekrytointiin ja etuuksien hallinnointiin. Näin yritys voi säästää aikaa ja rahaa, ja se voi myös auttaa sitä laajentumaan uusille markkinoille.

2. Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelun ulkoistaminen on yrityksille keino saada apua asiakkaidensa kanssa. Joskus yrityksillä ei ole tarpeeksi työntekijöitä vastaamaan kaikkiin ihmisten kysymyksiin, joten ne hankkivat apua ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

3. Kirjanpito ja rahoitus

Yleinen alue, jonka pienet yritykset ulkoistavat, on kirjanpito. Voi viedä paljon aikaa ja taitoa oppia kaikki prosessit ja vaatimustenmukaisuusstandardit, joita yrityksen on noudatettava, jos et ole talousasiantuntija. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä voi kuitenkin pystyä hoitamaan tätä aluetta useamman kuin yhden yrityksen osalta samanaikaisesti. Muita esimerkkejä kirjanpidon ja rahoituksen hoitamista tehtävistä ovat maksujen käsittely, kirjanpito, laskutus ja verojen valmistelu.

4. Markkinointi

Markkinoinnin alati muuttuvan maiseman vuoksi monet yritykset päättävät ulkoistaa myös tämän osa-alueen. Tehtävät, kuten sosiaalisen median hallinta, sisällön luominen ja liidien tuottaminen, ulkoistetaan usein markkinointitoimistoille, jotka ovat erikoistuneet näihin aloihin ja ovat ajan tasalla nykytrendien suhteen.

5. Tietotekniikka

Nopeasti kehittyvän maisemansa vuoksi tietotekniikka on toinen yleinen alue, jonka yritykset ulkoistavat. Yritykset tekevät usein sopimuksia kolmansien osapuolten kanssa, jotka auttavat niitä esimerkiksi verkkosivustojen kehittämisessä, ohjelmistojen käyttöönotossa sekä tietojen varmuuskopioinnissa ja palautuksessa.

6. Tuotanto

Valmistusteollisuuteen liittyy monimutkaisia prosesseja, jotka vaativat usein erikoistietämystä ja -laitteita. Tästä syystä monet yritykset päättävät ulkoistaa valmistustarpeensa. Tämä voi auttaa yrityksiä säästämään kustannuksissa, lisäämään tehokkuutta ja parantamaan tuotteidensa laatua.

7. Oikeudelliset palvelut

Kaiken kokoiset yritykset tarvitsevat usein oikeudellista apua. Pienillä yrityksillä ei kuitenkaan välttämättä ole resursseja palkata sisäistä lakimiestä. Niinpä ne turvautuvat oikeudellisten prosessien ulkoistamiseen, jossa ne tekevät sopimuksen asianajotoimistojen tai yksittäisten lakimiesten kanssa saadakseen tarvitsemansa avun. Tämä voi olla kustannustehokas tapa saada oikeusapua silloin, kun sitä tarvitaan.

8. Tutkimus ja kehittäminen

Monet yritykset valitsevat tutkimusprosessien ulkoistamisen tehokkaana tapana saada käyttöönsä uusia tutkimusideoita ja teknologioita. Se voi myös auttaa yrityksiä säästämään kustannuksissa, koska niiden ei tarvitse maksaa infrastruktuurista, jota tarvitaan tutkimuksen tekemiseen talon sisällä.

Ulkoistamiseen liittyvät huolenaiheet

1. Työpaikkojen menetys

Yksi suurimmista ulkoistamiseen liittyvistä huolenaiheista on työpaikkojen menetys. Kun yritys ulkoistaa jonkin prosessin, se tarkoittaa usein sitä, että yrityksen sisällä lakkautetaan työpaikkoja. Tämä voi olla suuri huolenaihe yrityksille, jotka haluavat vähentää kustannuksia.

2. Hallinnan menettäminen

Toinen ulkoistamiseen liittyvä huolenaihe on kontrollin menettäminen. Kun yritys ulkoistaa prosessin, se luopuu jonkinasteisesta prosessin hallinnasta. Tämä voi olla suuri huolenaihe yrityksille, jotka haluavat säilyttää toimintojensa tiukan valvonnan.

3. Laatukysymykset

Toinen ulkoistamiseen liittyvä huolenaihe on laatu. Kun yritys ulkoistaa prosessin, se usein uhraa laadun kustannusten hyväksi. Tämä voi olla suuri huolenaihe yrityksille, jotka pitävät laatua erittäin tärkeänä.

Yhteenveto

BPO:n tulevaisuus näyttää valoisalta, ja maailmanlaajuisten markkinoiden odotetaan kasvavan edelleen tulevina vuosina. Kasvun taustalla on yritysten tarve säästää kustannuksia ja parantaa tehokkuutta. Markkinoiden odotetaan jatkavan kasvuaan, kun yhä useammat yritykset käyttävät ulkoistamista ratkaisuna.