Vad är BPO (business process outsourcing)?

Outsourcing av affärsprocesser (Business Process Outsourcing, BPO) innebär att ett företag ingår avtal med en tredje part för att utföra affärsverksamheter som företaget behöver för att fungera. Med andra ord, när ett företag anlitar en tredje part för att ta hand om sina icke-kärnverksamheter, så ägnar de sig åt outsourcing av affärsverksamheten.

Outsourcing har funnits i århundraden, men det var inte förrän i början av 2000-talet som outsourcing av affärsprocesser (BPO) verkligen tog fart. År 2022 är BPO en bransch på 330 miljarder dollar och förväntas växa med 6,7 procent per år.

Varför företag lägger ut processer på entreprenad

1. Fokus på kärnverksamhetsfunktioner

Enligt Digital Learning är det främsta skälet till att företag outsourcar processer till ett BPO-företag att kunna fokusera på kärnprocesser. Genom att lägga ut icke-kärnverksamheter kan företagen frigöra tid och resurser så att de kan koncentrera sig på sina styrkor. Detta kan vara oerhört fördelaktigt för företag som vill växa och utöka sin verksamhet.

2. Spara pengar

59 % av företagen outsourcar för att minska kostnaderna. Genom att kontraktera en tredje part för att utföra specifika uppgifter kan företagen spara på allmänna kostnader som löner, kontorsutrymmen och utrustning. I vissa fall kan outsourcing vara billigare än att anställa egen personal.

3. Få expertis

Ungefär 26 % av småföretagen lägger ut verksamhet på entreprenad för att få hjälp av en expert. Detta gäller särskilt småföretag med tio eller färre anställda. När ett företag kontrakterar ett BPO får de tillgång till ett team av experter som har många års erfarenhet inom det specifika området. Detta kan vara oerhört värdefullt för företag som inte har tid eller resurser att göra allting internt.

4. Öka effektiviteten

24 % av småföretagen outsourcar för att öka effektiviteten. (Fortunly, 2021). Detta beror på att outsourcing kan hjälpa företag att effektivisera sin verksamhet och göra sig av med ineffektiva processer. I vissa fall kan det till och med hjälpa företag att automatisera uppgifter så att de kan få mer arbete gjort på kortare tid.

5. Global expansion

Outsourcing kan också hjälpa företag att expandera sin verksamhet till nya marknader. Genom att ingå avtal med BPO-leverantörer som redan finns på den önskade marknaden kan företagen få ett försprång i sina expansionsplaner.

De olika typerna av BPO

Baserat på var leverantören är lokaliserad kan BPO klassificeras enligt följande:

1. Onshore outsourcing: När leverantören finns i samma land som företaget som outsourcar.

2. Nearshore outsourcing: När leverantören finns i ett grannland.

3. Offshore outsourcing: När leverantören är belägen i ett annat land, ofta ett land som har lägre arbetskraftskostnader.

4. Multi-sourcing: När ett företag outsourcar till mer än en leverantör, ofta i olika länder.

5. Hybrid outsourcing: En kombination av onshore, nearshore och offshore outsourcing.

De vanligaste utkontrakterade affärsprocesserna

1. Mänskliga resurser

Vissa företag lägger ut sina personalresurser på entreprenad eftersom det kan vara mycket arbete att göra det internt. Genom att ingå avtal med en tredje part kan företagen få hjälp med saker som löner, rekrytering och administration av förmåner. Detta kan spara tid och pengar åt företaget och det kan också hjälpa dem att expandera till nya marknader.

2. Kundtjänst

Outsourcing av kundservice är ett sätt för företag att få hjälp med sina kunder. Ibland har företagen inte tillräckligt med personal för att svara på alla frågor som folk har, så de tar hjälp av en extern tjänsteleverantör.

3. Redovisning och ekonomi

Ett vanligt område där småföretag outsourcar är redovisning. Det kan ta mycket tid och kompetens att lära sig alla processer och efterlevnadsstandarder som ditt företag måste följa om du inte är en ekonomiexpert. En skicklig revisor kan dock hantera detta område för mer än ett företag samtidigt. Andra exempel på uppgifter som hanteras av redovisning och ekonomi är betalningshantering, bokföring, fakturering och skatteberedning.

4. Marknadsföring

På grund av marknadsföringens ständigt föränderliga landskap väljer många företag att lägga ut även detta område på entreprenad. Uppgifter som hantering av sociala medier, innehållsskapande och leadgenerering läggs ofta ut på marknadsföringsbyråer som specialiserar sig på dessa områden och är uppdaterade på aktuella trender.

5. Informationsteknik

På grund av dess snabbt föränderliga landskap är informationsteknik ett annat vanligt område där företag outsourcar. Företagen ingår ofta avtal med tredje part för att hjälpa dem med saker som webbplatsutveckling, programvaruimplementering samt säkerhetskopiering och återställning av data.

6. Tillverkning

Tillverkningsindustrin omfattar komplexa processer som ofta kräver specialiserad kunskap och utrustning. Därför väljer många företag att lägga ut sina tillverkningsbehov på entreprenad. Detta kan hjälpa företagen att spara kostnader, öka effektiviteten och förbättra kvaliteten på sina produkter.

7. Juridiska tjänster

Företag av alla storlekar behöver ofta juridisk hjälp. Men små företag har kanske inte resurser att anställa en intern jurist. Därför vänder de sig till outsourcing av juridiska processer, där de ingår avtal med advokatbyråer eller enskilda advokater för att få den hjälp de behöver. Detta kan vara ett kostnadseffektivt sätt att få juridisk hjälp när du behöver den.

8. Forskning och utveckling

Många företag väljer outsourcing av forskningsprocesser som ett effektivt sätt att få tillgång till nya forskningsidéer och ny teknik. Och det kan också hjälpa företagen att spara kostnader, eftersom de inte behöver betala för den infrastruktur som behövs för att bedriva forskningen internt.

Farhågor om outsourcing

1. Förlust av arbetstillfällen

En av de största farhågorna när det gäller outsourcing är förlust av arbetstillfällen. När ett företag lägger ut en process på entreprenad innebär det ofta att de eliminerar arbetstillfällen internt. Detta kan vara ett stort bekymmer för företag som vill minska sina kostnader.

2. Förlust av kontroll

Ett annat bekymmer med outsourcing är förlust av kontroll. När ett företag lägger ut en process på entreprenad ger de upp en viss grad av kontroll över processen. Detta kan vara ett stort bekymmer för företag som vill behålla en strikt kontroll över sin verksamhet.

3. Kvalitetsfrågor

Ett annat bekymmer med outsourcing är kvaliteten. När ett företag lägger ut en process på entreprenad offrar de ofta kvalitet till förmån för kostnad. Detta kan vara ett stort bekymmer för företag som lägger stor vikt vid kvalitet.

Sammanfattning

Framtiden för BPO ser ljus ut och den globala marknaden förväntas fortsätta att växa under de kommande åren. Denna tillväxt drivs av företagens behov av att spara kostnader och förbättra effektiviteten. I takt med att fler företag ser outsourcing som en lösning förväntas marknaden fortsätta att växa.