Vaiheittainen opas projektitiedotteen kirjoittamiseen (+ ilmainen malli)

Jos aiot palkata IT-konsultin, yksi tärkeimmistä tarvitsemistasi asiakirjoista on kattava projektiraportti. Projektiraportti on keskeinen viestintäväline, jossa hahmotellaan projektin tavoitteet, päämäärät ja laajuus ja joka auttaa varmistamaan, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla.

Hyvin laadittu projektikertomus on olennaisen tärkeä projektin onnistumisen varmistamiseksi. Tässä artikkelissa annamme sinulle vaiheittaisen oppaan, jonka avulla voit laatia projektin tiivistelmän, joka viestii tehokkaasti visiostasi IT-konsulteille, joille ulkoistat projektisi.

Olemme myös liittäneet mukaan ilmaisen projektikertomuksen mallin, joka auttaa sinua pääsemään alkuun. Tämän oppaan avulla voit helposti luoda selkeän ja ytimekkään projektin kuvauksen, joka luo perustan onnistuneelle projektille.

Mikä on projektin tiivistelmä?

Projektin tiivistelmän laatimisen etuja ovat muun muassa sen varmistaminen, että projektin päämäärät, tavoitteet ja laajuus ymmärretään selkeästi, etenemissuunnitelman luominen projektin kehittämistä varten ja perustan luominen projektinhallinnalle.

Eri henkilöt voivat laatia projektibriiffit organisaation rakenteesta ja projektin vaatimuksista riippuen. Joissakin tapauksissa projektipäälliköt tai tiiminvetäjät voivat kirjoittaa projektibriiffin. Toisissa tapauksissa projektikertomuksen laatimisesta voi vastata liiketoiminta-analyytikko, tekninen johtaja tai aihepiirin asiantuntija.

Tärkeää on, että projektin tiivistelmän kirjoittajalla on oltava selkeä käsitys projektin tavoitteista, päämääristä ja laajuudesta ja että hän pystyy välittämään ne tehokkaasti IT-konsultille tai tiimille.

5 vaihetta projektiselvityksen kirjoittamiseen

1. Tunnista ongelma tai tilaisuus

Ensimmäinen askel projektin tiivistelmän kirjoittamisessa on tunnistaa ongelma tai mahdollisuus, johon on puututtava. Tässä projektitiedotteen osiossa olisi annettava selkeä ja tiivis kuvaus ongelmasta tai mahdollisuudesta ja selitettävä, miten projektissa siihen puututaan. Tämä olisi tehtävä pääpiirteittäin, jotta saadaan yleiskuva hankkeen tarkoituksesta ja tavoitteista.

2. Määrittele hankkeen laajuus

Seuraava vaihe on määritellä hankkeen päämäärät ja tavoitteet. Hankeselosteen tämän osan tulisi sisältää selkeä määritelmä hankkeen laajuudesta, mukaan lukien sen päämäärät, tavoitteet ja toivottu lopputulos. Siinä olisi myös hahmotettava projektin suoritteet ja aikataulu, mukaan lukien kaikki tehtävät ja toimet, jotka on suoritettava projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.

3. Tunnista projektin sidosryhmät ja ryhmän jäsenet

Kolmas vaihe on tunnistaa tärkeimmät sidosryhmät ja tiimin jäsenet. Tässä projektiselvityksen osassa olisi yksilöitävä kaikki projektiin osallistuvat keskeiset sidosryhmät, mukaan lukien niiden roolit ja vastuualueet. Siinä olisi myös hahmotettava projektiryhmä, mukaan lukien sen jäsenet sekä heidän roolinsa ja vastuualueensa. Näin varmistetaan, että kaikki hankkeeseen osallistuvat ymmärtävät roolinsa ja vastuunsa.

4. Määrittele budjetti ja resurssit

Neljäs vaihe on määritellä budjetti ja resurssit, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen. Tämän projektin tiedotteen osan tulisi sisältää arvio projektin budjetista ja selvitys projektin toteuttamiseen tarvittavista resursseista, kuten teknologiasta, henkilöstöstä ja materiaaleista.

5. Määrittele projektisuunnitelma ja aikataulu

Viimeinen vaihe on projektisuunnitelman ja aikataulun määrittely. Tässä projektin tiivistelmän osassa olisi oltava yksityiskohtainen kuvaus projektisuunnitelmasta, mukaan lukien kaikki projektin loppuunsaattamiseen tarvittavat vaiheet ja toimet. Siihen olisi myös sisällytettävä hankkeen kehittämisen aikataulu, joka sisältää keskeiset päivämäärät ja välitavoitteet. Gantt-kaaviota voidaan käyttää hankkeen aikataulun visuaaliseen esittämiseen.

Parhaat käytännöt projektisuunnitelman laatimiseen

Onnistuneen projektin varmistamiseksi on tärkeää laatia selkeä ja ytimekäs projektin lyhyt kuvaus. Joitakin parhaita käytäntöjä, jotka on hyvä ottaa huomioon projektikertomuksen laatimisessa, ovat muun muassa seuraavat:

• Projektin tiivistelmämallin käyttäminen, jotta kaikki tärkeät yksityiskohdat ovat mukana.
• Määritellään selkeästi projektin päämäärät ja tavoitteet sekä sen laajuus ja aikataulu.
• Taustatietojen antaminen yrityksen missiosta ja liiketoiminnan tavoitteista.
• Sisällytetään tiivistelmä tai hanketiivistelmä, joka tarjoaa korkean tason yleiskatsauksen hankkeesta.
• Keskeisten sidosryhmien ja ryhmän jäsenten tunnistaminen sekä heidän rooliensa ja vastuualueidensa määrittely.
• Luodaan viestintäsuunnitelma, jolla varmistetaan, että kaikki sidosryhmät pidetään ajan tasalla hankkeen edistymisestä.
• Käytetään bullet pointteja ja otsikoita, jotta projektin tiivistelmä on helppolukuinen ja helppokäyttöinen.
• Sisällytetään kaikki projektiin liittyvät tiedot, jotka ovat tärkeitä projektin onnistumisen kannalta, kuten keskeiset tuotokset, tärkeimmät välitavoitteet sekä budjetti ja resurssivaatimukset.
• Projektinhallintatyökalun tai Gantt-kaavion käyttäminen projektin aikataulun ja tehtävien visuaaliseen esittämiseen.

On myös tärkeää pitää mielessä projektin tiedotteen kohdeyleisö. Brief olisi kirjoitettava niin, että se on helposti ymmärrettävissä kaikille projektiin osallistuville sidosryhmille. Se ei saisi olla liian tekninen, vaan siinä olisi keskityttävä projektin pääpiirteisiin ja haluttuun lopputulokseen.

Esimerkki projektitiedotteesta

Tarkastellaanpa esimerkkiä tehokkaasta ITIL-palvelupöydän käyttöönottoon liittyvästä projektikertomuksesta:

Hankkeen nimi: ITIL-palvelutiskin käyttöönotto

Hankkeen tiivistelmä:

• Tavoite: ITIL-pohjaisten palvelutiskiprosessien käyttöönotto IT-palvelujen toimittamisen parantamiseksi, asiakastyytyväisyyden lisäämiseksi ja häiriöiden ratkaisuaikojen lyhentämiseksi.
• Sisältää: Prosessien suunnittelu, työkalujen valinta ja mukauttaminen sekä koulutus.

Hankkeen yleiskatsaus:

• Kuvaus nykyisistä IT-palvelujen toimitusprosesseista
• Yleiskatsaus ITIL:n parhaisiin käytäntöihin perustuvista uusista Service Desk -prosesseista.
• Kuvaus valitusta Service Desk -työkalusta ja sen mukauttamisesta.
• IT-henkilöstölle ja loppukäyttäjille tarkoitetun koulutusohjelman selitys.

Hankkeen tavoitteet:

• IT-palvelujen toimittamisen parantaminen
• Asiakastyytyväisyyden lisääminen
• Tapahtumien ratkaisuaikojen lyhentäminen

Hankkeen laajuus:

• ITIL:n parhaisiin käytäntöihin perustuva prosessisuunnittelu
• Service Desk -työkalun valinta ja räätälöinti
• IT-henkilöstön ja loppukäyttäjien koulutus

Hankkeen aikataulu:

• Hankkeen käynnistäminen: heinäkuuta 2023
• Prosessien suunnitteluvaihe: 1. heinäkuuta 2023 – 31. elokuuta 2023.
• Service desk -työkalun valinta- ja räätälöintivaihe: 1. syyskuuta 2023 – 31. lokakuuta 2023.
• Koulutusvaihe: Marraskuun 1. päivä 2023 – joulukuun 31. päivä 2023.
• Käyttöönotto: 1. tammikuuta 2024

Hankkeen tuotokset:

• Uudet ITIL-pohjaiset palvelutoimistoprosessit
• Räätälöity Service Desk -työkalu
• Koulutusohjelma IT-henkilöstölle ja loppukäyttäjille.

Hankkeen budjetti:

• $100,000 kokonaisbudjetti
• Budjetin jakautuminen vaiheittain

Sidosryhmät:

• IT-johtajat
• IT-henkilöstö
• Loppukäyttäjät

Tiimin jäsenet ja roolit:

• Projektipäällikkö: vastaa projektin kokonaishallinnasta ja viestinnästä.
• IT-prosessien suunnittelija: vastaa uusien ITIL-pohjaisten palveluprosessien suunnittelusta.
• Service desk -työkalun asiantuntija: vastaa service desk -työkalun valinnasta ja mukauttamisesta.
• Koulutusasiantuntija: vastaa koulutusohjelman kehittämisestä ja toteuttamisesta.

Viestintäsuunnitelma:

• Viikoittaiset hankkeen tilapäivitykset kaikille sidosryhmille
• Kuukausittaiset edistymisraportit IT-johtajille
• Kahden viikon välein pidettävät kokoukset projektiryhmän jäsenten kanssa.

Tässä projektin tiivistelmässä annetaan selkeää ja tiivistä tietoa ITIL-palvelupöydän käyttöönottoprojektin tavoitteista, vaatimuksista ja aikataulusta. Lauseiden käyttö tekee projektin tiivistelmän keskeisten kohtien lukemisesta ja ymmärtämisestä helppoa.

Ilmainen projektin tiivistelmämalli

Jotta voit ladata mallin ja käyttää sitä, sinulla on oltava Google-tili. Jos sinulla ei ole sellaista, voit rekisteröityä ilmaiseksi Googlen verkkosivustolla. Kun sinulla on Google-tili, sinun tarvitsee vain napsauttaa Lataa ja sitten Tee kopio.

Täytä lomake ja lataa ilmainen malli nyt:

Johtopäätös

Projektiraportti on tärkeä asiakirja, jossa hahmotellaan projektin tavoitteet, päämäärät, laajuus ja vaatimukset. Se on olennainen viestintäväline, jonka avulla varmistetaan, että kaikki projektiin osallistuvat ovat samalla sivulla ja ymmärtävät selkeästi, mitä on tehtävä.

Tietotekniikkakonsulteille selkeä projektin lyhyt kuvaus on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen varmistamiseksi. Parhaiden käytäntöjen noudattaminen, kuten mallin käyttäminen, selkeiden päämäärien ja tavoitteiden määrittely, sidosryhmien ja tiimin jäsenten tunnistaminen, budjetin ja resurssien määrittely sekä viestintäsuunnitelman laatiminen, voi auttaa varmistamaan projektin onnistumisen.