Guida alla stesura di un brief di progetto (+ Modello gratuito)

Se sta cercando di assumere un consulente IT, uno dei documenti più importanti di cui avrà bisogno è un brief di progetto completo. Un brief di progetto è uno strumento di comunicazione chiave che delinea gli obiettivi, le finalità e la portata del progetto e aiuta a garantire che tutte le persone coinvolte siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Un brief di progetto ben realizzato è essenziale per garantire il successo del suo progetto. In questo articolo, le forniremo una guida passo passo per aiutarla a creare un brief di progetto che comunicherà efficacemente la sua visione ai consulenti IT a cui affida i suoi progetti.

Abbiamo anche incluso un modello gratuito di brief di progetto per aiutarla a iniziare. Grazie a questa guida, potrà creare facilmente un brief di progetto chiaro e conciso che getti le basi per un progetto di successo.

Che cos’è un brief di progetto?

I benefici della creazione di un brief di progetto includono la garanzia di una chiara comprensione delle finalità, degli obiettivi e dello scopo del progetto, la creazione di una tabella di marcia per lo sviluppo del progetto e la creazione di una base per la gestione del progetto.

I brief di progetto possono essere redatti da diverse persone, a seconda della struttura dell’organizzazione e dei requisiti del progetto. In alcuni casi, i project manager o i team leader possono scrivere un brief di progetto. In altri casi, un analista aziendale, un responsabile tecnico o un esperto di materia può essere responsabile della creazione del brief di progetto.

L’importante è che chiunque scriva il brief di progetto abbia una chiara comprensione degli obiettivi, delle finalità e dello scopo del progetto e sia in grado di comunicarli efficacemente al consulente IT o al team.

5 fasi per scrivere il brief di progetto

1. Identificare il problema o l’opportunità

Il primo passo per scrivere un brief di progetto è identificare il problema o l’opportunità da affrontare. Questa sezione del brief di progetto deve fornire una descrizione chiara e concisa del problema o dell’opportunità e spiegare come il progetto lo affronterà. Questo dovrebbe essere fatto a grandi linee per fornire una panoramica di alto livello dello scopo e degli obiettivi del progetto.

2. Definire l’ambito del progetto

Il passo successivo consiste nel definire le finalità e gli obiettivi del progetto. Questa sezione del brief di progetto deve includere una chiara definizione dell’ambito del progetto, compresi gli scopi, gli obiettivi e i risultati desiderati. Dovrebbe anche delineare i risultati e le scadenze del progetto, compresi tutti i compiti e le attività che devono essere completati per raggiungere gli obiettivi del progetto.

3. Identificare gli stakeholder del progetto e i membri del team

Il terzo passo consiste nell’identificare gli stakeholder chiave e i membri del team. Questa sezione del brief di progetto deve identificare tutti gli stakeholder chiave coinvolti nel progetto, compresi i loro ruoli e responsabilità. Dovrebbe anche delineare il team del progetto, compresi i suoi membri e i loro ruoli e responsabilità. Questo aiuta a garantire che tutte le persone coinvolte nel progetto comprendano il loro ruolo e le loro responsabilità.

4. Definire il budget e le risorse

La quarta fase consiste nel definire il budget e le risorse necessarie per completare il progetto. Questa sezione del brief del progetto deve includere una stima del budget del progetto e una spiegazione delle risorse necessarie per completare il progetto, come la tecnologia, il personale e i materiali.

5. Definire il piano e la tempistica del progetto

La fase finale consiste nel definire il piano e la tempistica del progetto. Questa sezione del brief di progetto deve includere una descrizione dettagliata del piano di progetto, comprese tutte le fasi e le attività necessarie per completare il progetto. Dovrebbe anche includere una tempistica per lo sviluppo del progetto, comprese le date chiave e le tappe fondamentali. Si può utilizzare un diagramma di Gantt per rappresentare visivamente il calendario del progetto.

Le migliori pratiche per scrivere un brief di progetto

Per garantire il successo del progetto, è importante creare un brief di progetto chiaro e conciso. Alcune best practice da considerare quando si scrive un brief di progetto includono:

• Utilizzare un modello di briefing del progetto per assicurarsi che siano inclusi tutti i dettagli importanti.
• Definire chiaramente le finalità e gli obiettivi del progetto, nonché il suo ambito e la sua tempistica.
• Fornire informazioni di base sulla missione dell’azienda e sugli obiettivi commerciali.
• Includere un riassunto esecutivo o una sintesi del progetto che fornisca una panoramica di alto livello del progetto.
• Identificare i principali stakeholder e membri del team e definire i loro ruoli e responsabilità.
• Creare un piano di comunicazione per garantire che tutti gli stakeholder siano aggiornati sui progressi del progetto.

• Utilizzare punti elenco e titoli per rendere il briefing del progetto facile da leggere e da navigare.
• Includere tutte le informazioni relative al progetto che sono importanti per il successo del progetto, come i risultati chiave, le tappe principali e i requisiti di budget e di risorse.
• Utilizzare uno strumento di gestione del progetto o un diagramma di Gantt per rappresentare visivamente il calendario e i compiti del progetto.

È anche importante tenere presente il pubblico di destinazione del briefing del progetto. Il brief deve essere scritto in modo da essere facilmente comprensibile per tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Non deve essere eccessivamente tecnico, ma piuttosto concentrarsi sulle linee generali del progetto e sul risultato desiderato.

Esempio di brief di progetto

Vediamo un esempio di brief di progetto efficace per l’implementazione di un service desk ITIL:

Nome del progetto: implementazione del service desk ITIL

Sintesi del progetto:

• Obiettivo: implementare processi di service desk basati su ITIL per migliorare la fornitura di servizi IT, aumentare la soddisfazione dei clienti e ridurre i tempi di risoluzione degli incidenti.
• Include: Progettazione del processo, selezione e personalizzazione dello strumento e formazione

Panoramica del progetto:

• Descrizione degli attuali processi di erogazione dei servizi IT
• Panoramica dei nuovi processi di service desk basati sulle best practice ITIL
• Descrizione dello strumento di service desk selezionato e della sua personalizzazione
• Spiegazione del programma di formazione per il personale IT e gli utenti finali.

Obiettivi del progetto:

• Migliorare la fornitura di servizi IT
• Aumentare la soddisfazione dei clienti
• Ridurre i tempi di risoluzione degli incidenti

Ambito del progetto:

• Progettazione del processo basata sulle best practice ITIL
• Selezione e personalizzazione dello strumento di service desk
• Formazione del personale IT e degli utenti finali

Tempistica del progetto:

• Inizio del progetto: 1 luglio 2023
• Fase di progettazione del processo: 1 luglio 2023 – 31 agosto 2023
• Fase di selezione e personalizzazione dello strumento di service desk: 1 settembre 2023 – 31 ottobre 2023
• Fase di formazione: 1 novembre 2023 – 31 dicembre 2023
• Lancio: 1 gennaio 2024

Risultati del progetto:

• Nuovi processi di service desk basati su ITIL
• Strumento di service desk personalizzato
• Programma di formazione per il personale IT e gli utenti finali

Budget del progetto:

• 100.000 dollari di budget totale
• Ripartizione del budget per fase

Soggetti interessati:

• Dirigenti IT
• Personale IT
• Utenti finali

Membri del team e ruoli:

• Project manager: responsabile della gestione generale del progetto e della comunicazione
• Progettista di processi IT: responsabile della progettazione di nuovi processi di service desk basati su ITIL
• Esperto di strumenti di service desk: responsabile della selezione e della personalizzazione dello strumento di service desk
• Specialista della formazione: responsabile dello sviluppo e dell’erogazione del programma di formazione

Piano di comunicazione:

Aggiornamenti settimanali sullo statuto del progetto a tutti gli stakeholder.

Rapporti mensili sullo stato di avanzamento ai dirigenti IT

Riunioni bisettimanali con i membri del team di progetto

Questo brief di progetto fornisce informazioni chiare e concise sugli obiettivi, i requisiti e la tempistica del progetto di implementazione del service desk ITIL. L’uso di frasi di circostanza facilita la lettura e la comprensione dei punti chiave del brief di progetto.

Modello di brief di progetto gratuito

Per scaricare e accedere al modello, deve avere un account Google. Se non ne ha uno, può registrarsi gratuitamente sul sito web di Google. Una volta che ha un account Google, deve solo cliccare su Download e poi su Crea una copia.

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Conclusione

Un brief di progetto è un documento fondamentale che delinea gli obiettivi, le finalità, la portata e i requisiti di un progetto. È uno strumento di comunicazione essenziale che aiuta a garantire che tutti i partecipanti al progetto siano sulla stessa pagina e abbiano una chiara comprensione di ciò che deve essere realizzato.

Per i consulenti IT, avere un brief di progetto chiaro è fondamentale per garantire il successo di un progetto. Seguire le migliori prassi, come l’utilizzo di un modello, la definizione di obiettivi chiari, l’identificazione degli stakeholder e dei membri del team, la definizione del budget e delle risorse e la creazione di un piano di comunicazione, può contribuire a garantire il successo del progetto.