En veiledning for å skrive en prosjektbeskrivelse (+ gratis mal)

Hvis du ønsker å ansette en IT-konsulent, er et av de viktigste dokumentene du trenger, en omfattende prosjektbeskrivelse. En prosjektbeskrivelse fungerer som et viktig kommunikasjonsverktøy som skisserer prosjektets formål, mål og omfang, og bidrar til å sikre at alle involverte er på samme side.

En godt utformet prosjektbeskrivelse er avgjørende for å sikre at prosjektet ditt blir vellykket. I denne artikkelen gir vi deg en trinnvis veiledning for å hjelpe deg med å lage en prosjektbeskrivelse som effektivt kommuniserer visjonen din til IT-konsulentene du setter ut prosjektene dine til.

Vi har også inkludert en gratis mal for å hjelpe deg med å komme i gang. Med denne veiledningen kan du enkelt lage en klar og konsis prosjektbeskrivelse som legger grunnlaget for et vellykket prosjekt.

Hva er en prosjektbeskrivelse?

Fordelene med å lage en prosjektbeskrivelse er blant annet å sikre en klar forståelse av prosjektets mål, målsettinger og omfang, lage et veikart for prosjektets utvikling og legge et grunnlag for prosjektstyring.

Prosjektbeskrivelser kan skrives av ulike personer, avhengig av organisasjonens struktur og prosjektkrav. I noen tilfeller kan prosjektledere eller teamledere skrive en prosjektbeskrivelse. I andre tilfeller kan en forretningsanalytiker, en teknisk leder eller en fagekspert være ansvarlig for å utarbeide prosjektbeskrivelsen.

Det viktigste er at den som skriver prosjektbeskrivelsen, har en klar forståelse av prosjektets formål, mål og omfang, og er i stand til å formidle dem effektivt til IT-konsulenten eller teamet.

5 trinn for å skrive prosjektbeskrivelsen

1. Identifiser problemet eller muligheten

Det første trinnet i å skrive en prosjektbeskrivelse er å identifisere problemet eller muligheten som må løses. Denne delen av prosjektbeskrivelsen skal gi en klar og kortfattet beskrivelse av problemet eller muligheten og forklare hvordan prosjektet skal løse det. Dette bør gjøres i grove trekk for å gi en overordnet oversikt over prosjektets formål og mål.

2. Definer prosjektets omfang

Neste trinn er å definere prosjektets mål og målsettinger. Denne delen av prosjektbeskrivelsen bør inneholde en klar definisjon av prosjektets omfang, inkludert mål og ønsket resultat. Det bør også skissere prosjektets leveranser og tidslinjer, inkludert alle oppgavene og aktivitetene som må fullføres for å nå prosjektets mål.

3. Identifiser prosjektets interessenter og teammedlemmer

Det tredje trinnet er å identifisere viktige interessenter og teammedlemmer. Denne delen av prosjektbeskrivelsen bør identifisere alle de viktigste interessentene som er involvert i prosjektet, inkludert deres roller og ansvarsområder. Den bør også skissere prosjektteamet, inkludert medlemmene og deres roller og ansvarsområder. Dette bidrar til å sikre at alle som er involvert i prosjektet, forstår sin rolle og sitt ansvar.

4. Definere budsjett og ressurser

Det fjerde trinnet er å definere budsjettet og ressursene som trengs for å fullføre prosjektet. Denne delen av prosjektbeskrivelsen bør inneholde et overslag over prosjektets budsjett og en forklaring av ressursene som trengs for å fullføre prosjektet, for eksempel teknologi, personale og materiell.

5. Definer prosjektplanen og tidslinjen

Det siste trinnet er å definere prosjektplanen og tidslinjen. Denne delen av prosjektbeskrivelsen bør inneholde en detaljert beskrivelse av prosjektplanen, inkludert alle trinnene og aktivitetene som trengs for å fullføre prosjektet. Den bør også inneholde en tidslinje for prosjektets utvikling, inkludert viktige datoer og milepæler. Et Gantt-diagram kan brukes til å representere prosjektets tidsplan visuelt.

Beste praksis for å skrive en prosjektbeskrivelse

For å sikre et vellykket prosjekt er det viktig å lage en klar og konsis prosjektbeskrivelse. Her er noen beste fremgangsmåter du bør vurdere når du skriver en prosjektbeskrivelse:

• Bruk en mal for prosjektbeskrivelsen for å sikre at alle viktige detaljer kommer med.
• Tydelig definisjon av prosjektets mål og målsettinger, samt omfang og tidslinje.
• Gi bakgrunnsinformasjon om bedriftens oppdrag og forretningsmål.
• Inkludere et sammendrag eller prosjektsammendrag som gir en overordnet oversikt over prosjektet.
• Identifisere viktige interessenter og teammedlemmer og definere deres roller og ansvarsområder.
• Utarbeide en kommunikasjonsplan for å sikre at alle interessenter holdes oppdatert om prosjektets fremdrift.
• Bruke kulepunkter og overskrifter for å gjøre prosjektbeskrivelsen lett å lese og navigere i.
• Ta med all prosjektrelatert informasjon som er viktig for at prosjektet skal lykkes, for eksempel viktige leveranser, viktige milepæler og budsjett- og ressurskrav.
• Bruk et prosjektstyringsverktøy eller et Gantt-diagram for å vise prosjektets tidsplan og oppgaver visuelt.

Det er også viktig å huske på målgruppen for prosjektbeskrivelsen. Oppdraget bør skrives på en måte som er lett å forstå for alle interessenter som er involvert i prosjektet. Det bør ikke være for teknisk, men heller fokusere på de store linjene i prosjektet og det ønskede resultatet.

Eksempel på en kort prosjektbeskrivelse

La oss ta en titt på et eksempel på en effektiv prosjektbeskrivelse for en ITIL-servicedesk-implementering:

Prosjektnavn: ITIL-implementering av servicedesk

Sammendrag av prosjektet:

• Mål: Implementere ITIL-baserte servicedesk-prosesser for å forbedre IT-tjenesteleveransen, øke kundetilfredsheten og redusere hendelsesløsningstiden.
• Inkluderer: Prosessdesign, verktøyvalg og -tilpasning og opplæring.

Prosjektoversikt:

• Beskrivelse av nåværende IT-tjenesteleveringsprosesser
• Oversikt over de nye servicedesk-prosessene basert på ITILs beste praksis.
• Beskrivelse av det valgte servicedesk-verktøyet og tilpasningen av det.
• Forklaring av opplæringsprogrammet for IT-ansatte og sluttbrukere.

Prosjektets mål:

• Forbedre levering av IT-tjenester
• Øke kundetilfredsheten
• Redusere tiden det tar å løse hendelser

Prosjektets omfang:

• Prosessdesign basert på ITILs beste praksis
• Valg og tilpasning av servicedesk-verktøyet
• Opplæring av IT-ansatte og sluttbrukere

Tidslinje for prosjektet:

• Oppstart av prosjektet: 1. juli 2023
• Prosessdesignfase: 1. juli 2023 – 31. august 2023
• Valg av servicedeskverktøy og tilpasningsfase: 1. september 2023 – 31. oktober 2023
• Opplæringsfase: 1. november 2023 – 31. desember 2023
• Lansering: 1. januar 2024

Prosjektleveranser:

• Nye ITIL-baserte servicedesk-prosesser
• Tilpasset servicedesk-verktøy
• Opplæringsprogram for IT-ansatte og sluttbrukere

Prosjektbudsjett:

• 100 000 USD totalt budsjett
• Fordeling av budsjett etter fase

Interessenter:

• IT-ledere
• IT-ansatte
• Sluttbrukere

Teammedlemmer og roller:

• Prosjektleder: ansvarlig for overordnet prosjektledelse og kommunikasjon.
• IT-prosessdesigner: ansvarlig for å utforme nye ITIL-baserte servicedeskprosesser.
• Ekspert på servicedeskverktøy: ansvarlig for å velge og tilpasse servicedeskverktøyet.
• Opplæringsspesialist: ansvarlig for å utvikle og levere opplæringsprogrammet.

Kommunikasjonsplan:

• Ukentlige prosjektstatusoppdateringer til alle interessenter
• Månedlige fremdriftsrapporter til IT-ledere
• Møter annenhver uke med medlemmer av prosjektteamet

Denne prosjektbeskrivelsen gir klar og konsis informasjon om ITIL-implementeringsprosjektets mål, krav og tidslinje. Bruken av setningsform gjør det enkelt å lese og forstå hovedpunktene i prosjektbeskrivelsen.

Gratis mal for prosjektbeskrivelse

For å laste ned og få tilgang til malen må du ha en Google-konto. Hvis du ikke har det, kan du registrere deg gratis på Googles nettsted. Når du har en Google-konto, trenger du bare å klikke på Last ned og deretter på Lag en kopi.

Fyll ut skjemaet for å laste ned din gratis mal nå:

Konklusjon

En prosjektbeskrivelse er et viktig dokument som skisserer målene, målene, omfanget og kravene til et prosjekt. Det er et viktig kommunikasjonsverktøy som bidrar til å sikre at alle som er involvert i prosjektet er på samme side og har en klar forståelse av hva som må oppnås.

For IT-konsulenter er det avgjørende å ha en klar prosjektbeskrivelse for å sikre et vellykket prosjekt. Å følge beste praksis som å bruke en mal, definere klare mål og målsetninger, identifisere interessenter og teammedlemmer, definere budsjett og ressurser og lage en kommunikasjonsplan kan bidra til å sikre et vellykket prosjekt.