Trin-for-trin-guide til at skrive en projektbeskrivelse (+ gratis skabelon)

Hvis du ønsker at ansætte en it-konsulent, er et af de vigtigste dokumenter, du har brug for, en omfattende projektbeskrivelse. En projektbeskrivelse fungerer som et vigtigt kommunikationsværktøj, der beskriver projektets mål, målsætninger og omfang og er med til at sikre, at alle involverede er på samme side.

En veludformet projektbeskrivelse er afgørende for at sikre, at dit projekt bliver en succes. I denne artikel giver vi dig en trinvis vejledning, der hjælper dig med at udarbejde en projektbriefing, der effektivt kommunikerer din vision til de it-konsulenter, som du outsourcer dine projekter til.

Vi har også inkluderet en gratis skabelon til projektbriefing, så du kan komme godt i gang. Med denne vejledning kan du nemt oprette en klar og præcis projektbriefing, der lægger fundamentet for et vellykket projekt.

Hvad er en projektbeskrivelse?

Fordelene ved at udarbejde en projektbeskrivelse er bl.a. at sikre en klar forståelse af projektets mål, målsætninger og omfang, at skabe en køreplan for projektets udvikling og at skabe et grundlag for projektstyring.

Projektbeskrivelser kan skrives af forskellige personer afhængigt af organisationens struktur og projektkrav. I nogle tilfælde kan det være projektledere eller teamledere, der skriver en projektbeskrivelse. I andre tilfælde kan det være en forretningsanalytiker, en teknisk leder eller en fagekspert, der er ansvarlig for at udarbejde projektbeskrivelsen.

Det vigtige er, at uanset hvem der skriver projektbeskrivelsen, skal vedkommende have en klar forståelse af projektets mål, målsætninger og omfang og være i stand til at kommunikere dem effektivt til it-konsulenten eller teamet.

5 trin til at skrive din projektbeskrivelse

1. Identificer problemet eller muligheden

Det første skridt i udarbejdelsen af en projektbeskrivelse er at identificere det problem eller den mulighed, der skal løses. Dette afsnit af projektbeskrivelsen skal indeholde en klar og præcis beskrivelse af problemet eller muligheden og forklare, hvordan projektet vil løse det. Dette bør gøres i store træk for at give et overblik på højt niveau over projektets formål og mål.

2. Definer projektets omfang

Det næste skridt er at definere projektets mål og målsætninger. Dette afsnit af projektbeskrivelsen bør indeholde en klar definition af projektets omfang, herunder dets mål, målsætninger og ønskede resultat. Det bør også skitsere projektets leverancer og tidslinjer, herunder alle de opgaver og aktiviteter, der skal gennemføres for at nå projektets mål.

3. Identificer projektets interessenter og teammedlemmer

Det tredje trin er at identificere de vigtigste interessenter og teammedlemmer. Dette afsnit af projektbeskrivelsen skal identificere alle de vigtigste interessenter, der er involveret i projektet, herunder deres roller og ansvarsområder. Det bør også beskrive projektgruppen, herunder dens medlemmer og deres roller og ansvarsområder. Dette er med til at sikre, at alle, der er involveret i projektet, forstår deres rolle og ansvar.

4. Definer budget og ressourcer

Det fjerde trin er at definere det budget og de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Dette afsnit af projektbeskrivelsen bør indeholde et overslag over projektets budget og en forklaring på de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre projektet, f.eks. teknologi, personale og materialer.

5. Definer projektplanen og tidslinjen

Det sidste skridt er at definere projektplanen og tidslinjen. Dette afsnit af projektbeskrivelsen bør indeholde en detaljeret beskrivelse af projektplanen, herunder alle de trin og aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Det bør også indeholde en tidslinje for projektets udvikling, herunder vigtige datoer og milepæle. Der kan anvendes et Gantt-diagram til visuelt at repræsentere projektets tidsplan.

Bedste praksis for udarbejdelse af en projektbeskrivelse

For at sikre et vellykket projekt er det vigtigt at udarbejde en klar og præcis projektbeskrivelse. Nogle af de bedste fremgangsmåder, der bør overvejes, når du skriver en projektbeskrivelse, er bl.a:

• Brug af en skabelon til projektbeskrivelse for at sikre, at alle vigtige detaljer er medtaget.
• En klar definition af projektets mål og målsætninger samt dets omfang og tidsplan.
• at give baggrundsoplysninger om virksomhedens mission og forretningsmål.
• Der skal indgå et resumé eller et projektsammenfatning, som giver et overblik over projektet på højt niveau.
• Identificering af de vigtigste interessenter og teammedlemmer og fastlæggelse af deres roller og ansvarsområder.
• Udarbejdelse af en kommunikationsplan for at sikre, at alle interessenter holdes opdateret om projektets fremskridt.
• Brug af punktopstillinger og overskrifter for at gøre projektbeskrivelsen let at læse og navigere i.
• Medtagelse af alle projektrelaterede oplysninger, der er vigtige for projektets succes, f.eks. centrale leverancer, vigtige milepæle og budget- og ressourcekrav.

Brug af et projektstyringsværktøj eller et Gantt-diagram til visuelt at repræsentere projektets tidsplan og opgaver.

Det er også vigtigt at huske på målgruppen for projektbeskrivelsen. Briefingen skal være skrevet på en måde, der er let at forstå for alle interessenter, der er involveret i projektet. Den bør ikke være alt for teknisk, men snarere fokusere på de store linjer i projektet og det ønskede resultat.

Eksempel på en projektbeskrivelse

Lad os se på et eksempel på en effektiv projektbeskrivelse for en ITIL service desk-implementering:

Projektnavn: ITIL service desk implementering

Resumé af projektet:

• Mål: Implementering af ITIL-baserede servicedeskprocesser for at forbedre leveringen af IT-services, øge kundetilfredsheden og reducere tiden til løsning af hændelser
• Omfatter: Procesdesign, valg og tilpasning af værktøjer samt uddannelse

Projektoversigt:

• Beskrivelse af de nuværende processer for levering af it-service
• Oversigt over de nye servicedeskprocesser baseret på ITIL’s bedste praksis
• Beskrivelse af det valgte servicedeskværktøj og dets tilpasning
• Forklaring af uddannelsesprogrammet for it-medarbejdere og slutbrugere

Projektets mål:

• Forbedre levering af it-service
• Øge kundetilfredsheden
• Reduktion af tiden til løsning af hændelser

Projektets omfang:

• Procesdesign baseret på ITIL’s bedste praksis
• Valg og tilpasning af servicedeskværktøjet
• Uddannelse af it-medarbejdere og slutbrugere

Projektets tidslinje:

• Projektstart: 1. juli 2023
• Procesdesignfase: 1. juli 2023 – 31. august 2023
• Udvælgelse og tilpasning af servicedeskværktøj: 1. september 2023 – 31. oktober 2023
• Uddannelsesfase: 1. november 2023 – 31. december 2023
• Lancering: 1. januar 2024

Projektets resultater:

• Nye ITIL-baserede servicedeskprocesser
• Tilpasset servicedeskværktøj
• Uddannelsesprogram for it-medarbejdere og slutbrugere

Projektbudget:

• 100.000 dollars samlet budget: 100.000 dollars
• Fordeling af budgettet efter fase

Interessenter:

• IT-chefer
• IT-medarbejdere
• Slutbrugere

Teammedlemmer og roller:

• Projektleder: ansvarlig for den overordnede projektstyring og kommunikation
• IT-procesdesigner: ansvarlig for at designe nye ITIL-baserede servicedeskprocesser
• Ekspert i servicedeskværktøj: ansvarlig for valg og tilpasning af servicedeskværktøjet
• Uddannelsesspecialist: ansvarlig for udvikling og gennemførelse af uddannelsesprogrammet

kommunikationsplan:

• Ugentlige opdateringer om projektstatus til alle interessenter
• Månedlige statusrapporter til it-cheferne
• møder hver anden uge med projektgruppemedlemmer

Denne projektbeskrivelse giver klare og præcise oplysninger om ITIL-projektets mål, krav og tidsplan for implementering af servicedesk-projektet. Brugen af sætningscases gør det let at læse og forstå de vigtigste punkter i projektbeskrivelsen.

Gratis skabelon til projektbriefing

For at downloade og få adgang til skabelonen skal du have en Google-konto. Hvis du ikke har en, kan du tilmelde dig gratis på Googles websted. Når du har en Google-konto, skal du blot klikke på Download og derefter klikke på Lav en kopi.

Fill in the form to download your free template now:

Konklusion

En projektbeskrivelse er et vigtigt dokument, der beskriver mål, målsætninger, omfang og krav for et projekt. Det er et vigtigt kommunikationsværktøj, der er med til at sikre, at alle, der er involveret i projektet, er på samme side og har en klar forståelse af, hvad der skal opnås.

For it-konsulenter er det afgørende at have en klar projektbeskrivelse for at sikre, at et projekt bliver en succes. Ved at følge bedste praksis som f.eks. at bruge en skabelon, definere klare mål og målsætninger, identificere interessenter og teammedlemmer, definere budget og ressourcer og udarbejde en kommunikationsplan kan man være med til at sikre et vellykket projekt.