Guía para redactar un informe de proyecto (+ plantilla gratuita)

Si está pensando en contratar a un consultor informático, uno de los documentos más importantes que necesitará es un resumen completo del proyecto. Un resumen del proyecto es una herramienta de comunicación clave que describe los objetivos, las metas y el alcance del proyecto, y ayuda a garantizar que todos los implicados estén de acuerdo.

Un informe de proyecto bien elaborado es esencial para garantizar el éxito de su proyecto. En este artículo, le proporcionaremos una guía paso a paso para ayudarle a crear un resumen del proyecto que comunique eficazmente su visión a los consultores informáticos a los que subcontrate sus proyectos.

También hemos incluido una plantilla gratuita de resumen de proyecto para ayudarle a empezar. Con esta guía, podrá crear fácilmente un resumen de proyecto claro y conciso que siente las bases de un proyecto exitoso.

¿Qué es un resumen de proyecto?

Las ventajas de crear un resumen del proyecto son, entre otras, garantizar una comprensión clara de las metas, los objetivos y el alcance del proyecto, crear una hoja de ruta para el desarrollo del proyecto y proporcionar una base para la gestión del proyecto.

Los resúmenes de proyecto pueden ser redactados por varias personas en función de la estructura de la organización y de los requisitos del proyecto. En algunos casos, los directores de proyecto o los jefes de equipo pueden redactar un informe de proyecto. En otros casos, un analista de negocio, un jefe técnico o un experto en la materia pueden ser los responsables de crear el informe del proyecto.

Lo importante es que quien redacte el resumen del proyecto comprenda claramente los objetivos, las metas y el alcance del proyecto, y sea capaz de comunicárselos eficazmente al consultor informático o al equipo.

5 pasos para redactar el resumen del proyecto

1. Identifique el problema o la oportunidad

El primer paso para redactar el resumen de un proyecto es identificar el problema o la oportunidad que hay que abordar. Esta sección del informe del proyecto debe proporcionar una descripción clara y concisa del problema o la oportunidad y explicar cómo lo abordará el proyecto. Esto debe hacerse a grandes rasgos para proporcionar una visión general de alto nivel del propósito y los objetivos del proyecto.

2. Definir el alcance del proyecto

El siguiente paso consiste en definir las metas y objetivos del proyecto. Esta sección del resumen del proyecto debe incluir una definición clara del alcance del proyecto, incluidas sus metas, objetivos y resultado deseado. También debe esbozar los entregables y los plazos del proyecto, incluidas todas las tareas y actividades que deben completarse para alcanzar las metas del proyecto.

3. Identificar a las partes interesadas del proyecto y a los miembros del equipo

El tercer paso consiste en identificar a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo. Esta sección del resumen del proyecto debe identificar a todas las partes interesadas clave implicadas en el proyecto, incluidas sus funciones y responsabilidades. También debe esbozar el equipo del proyecto, incluidos sus miembros y sus funciones y responsabilidades. Esto ayuda a garantizar que todos los implicados en el proyecto comprenden su papel y sus responsabilidades.

4. Definir el presupuesto y los recursos

El cuarto paso consiste en definir el presupuesto y los recursos necesarios para completar el proyecto. Esta sección del resumen del proyecto debe incluir una estimación del presupuesto del proyecto y una explicación de los recursos necesarios para completar el proyecto, como la tecnología, el personal y los materiales.

5. Defina el plan y el calendario del proyecto

El último paso consiste en definir el plan y el calendario del proyecto. Esta sección del resumen del proyecto debe incluir una descripción detallada del plan del proyecto, incluidos todos los pasos y actividades necesarios para completar el proyecto. También debe incluir un calendario para el desarrollo del proyecto, con fechas e hitos clave. Puede utilizarse un diagrama de Gantt para representar visualmente el calendario del proyecto.

Mejores prácticas para redactar un resumen del proyecto

Para garantizar el éxito del proyecto, es importante crear un resumen del proyecto claro y conciso. Algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta a la hora de redactar un resumen del proyecto son:

• Utilizar una plantilla de resumen del proyecto para asegurarse de que se incluyen todos los detalles importantes.
• Definir claramente las metas y objetivos del proyecto, así como su alcance y calendario.
• Proporcionar información de fondo sobre la misión y los objetivos empresariales de la empresa.
• Incluyendo un resumen ejecutivo o un resumen del proyecto que ofrezca una visión general de alto nivel del proyecto.
• Identificando a las principales partes interesadas y a los miembros del equipo y definiendo sus funciones y responsabilidades.
• Creando un plan de comunicación que garantice que todas las partes interesadas estén al corriente de los avances del proyecto.
• Utilizando viñetas y títulos para que el resumen del proyecto sea fácil de leer y navegar.
• Incluyendo cualquier información relacionada con el proyecto que sea importante para el éxito del mismo, como los entregables clave, los principales hitos y los requisitos presupuestarios y de recursos.
• Utilizando una herramienta de gestión de proyectos o un diagrama de Gantt para representar visualmente el calendario y las tareas del proyecto.

También es importante tener en cuenta el público al que va dirigido el resumen del proyecto. El informe debe redactarse de forma que sea fácil de entender para todas las partes implicadas en el proyecto. No debe ser excesivamente técnico, sino centrarse en las líneas generales del proyecto y en el resultado deseado.

Ejemplo de resumen de proyecto

Veamos un ejemplo de un resumen de proyecto eficaz para la implantación de una mesa de servicios ITIL:

Nombre del proyecto: Implantación de la mesa de servicios ITIL

Resumen del proyecto:

• Objetivo: Implantar procesos de mesa de servicios basados en ITIL para mejorar la prestación de servicios de TI, aumentar la satisfacción del cliente y reducir el tiempo de resolución de incidencias.
• Incluye: Diseño de procesos, selección y personalización de herramientas y formación

Resumen del proyecto:

• Descripción de los procesos actuales de prestación de servicios de TI
• Descripción de los nuevos procesos de la mesa de servicio basados en las mejores prácticas de ITIL
• Descripción de la herramienta de service desk seleccionada y su personalización
• Explicación del programa de formación para el personal de TI y los usuarios finales

Objetivos del proyecto:

• Mejorar la prestación de servicios de TI
• Aumentar la satisfacción del cliente
• Reducir el tiempo de resolución de incidencias

Alcance del proyecto:

• Diseño del proceso basado en las mejores prácticas ITIL
• Selección y personalización de la herramienta de service desk
• Formación del personal informático y de los usuarios finales

Calendario del proyecto:

• Inicio del proyecto: 1 de julio de 2023
• Fase de diseño del proceso: 1 de julio de 2023 – 31 de agosto de 2023
• Fase de selección y personalización de la herramienta de Service Desk: 1 de septiembre de 2023 – 31 de octubre de 2023
• Fase de formación: 1 de noviembre de 2023 – 31 de diciembre de 2023
• Lanzamiento: 1 de enero de 2024

Resultados del proyecto:

• Nuevos procesos de service desk basados en ITIL
• Herramienta de service desk personalizada
• Programa de formación para el personal de TI y los usuarios finales

Presupuesto del proyecto:

• 100.000 dólares de presupuesto total
• Desglose del presupuesto por fase

Partes interesadas:

• Ejecutivos de TI
• Personal informático
• Usuarios finales

Miembros del equipo y funciones:

• Gestor del proyecto: responsable de la gestión general del proyecto y de la comunicación
• Diseñador de procesos de TI: responsable del diseño de nuevos procesos de la mesa de servicio basados en ITIL
• Experto en herramientas de service desk: responsable de seleccionar y personalizar la herramienta de service desk
• Especialista en formación: responsable de desarrollar e impartir el programa de formación

Plan de comunicación:

• Actualizaciones semanales del estado del proyecto a todas las partes interesadas
• Informes mensuales de progreso a los ejecutivos de TI
• Reuniones quincenales con los miembros del equipo del proyecto

Este resumen del proyecto proporciona información clara y concisa sobre los objetivos, los requisitos y el calendario del proyecto de implantación de la mesa de servicios ITIL. El uso de casos de frases facilita la lectura y la comprensión de los puntos clave del resumen del proyecto.

Plantilla gratuita de resumen del proyecto

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Conclusión

Un informe de proyecto es un documento fundamental que describe los objetivos, las metas, el alcance y los requisitos de un proyecto. Es una herramienta de comunicación esencial que ayuda a garantizar que todos los implicados en el proyecto están en la misma página y comprenden claramente lo que hay que conseguir.

Para los consultores informáticos, disponer de un informe de proyecto claro es crucial para garantizar el éxito de un proyecto. Seguir las mejores prácticas, como utilizar una plantilla, definir metas y objetivos claros, identificar a las partes interesadas y a los miembros del equipo, definir el presupuesto y los recursos y crear un plan de comunicación, puede ayudar a garantizar el éxito del proyecto.