Es gibt ein paar Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihr Hybrid-Meeting von Anfang bis Ende ein Erfolg wird. Hier sind einige Tipps:
1. Vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmer im Voraus über das Format informiert sind.
Der erste Schritt zu einer erfolgreichen hybriden Besprechung besteht darin, dass alle Teilnehmer im Voraus über das Format informiert werden. Dies bedeutet, dass Sie eine klare Tagesordnung verschicken und Anweisungen zur Teilnahme an der Besprechung geben, sei es per Videoanruf, Telefon oder persönlich.
Wenn Sie die Besprechung organisieren, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die gleichen Informationen erhalten und auf dem gleichen Stand sind.
2. Bestimmen Sie für jede Art von Besprechung einen Leiter.
Wenn Sie eine gemischte Besprechung durchführen, ist es wichtig, dass Sie für jede Besprechungsart einen bestimmten Leiter bestimmen. Auf diese Weise kann jede Besprechungsart reibungslos und effizient ablaufen. Wenn Sie z. B. eine Videokonferenz abhalten, sollten Sie sicherstellen, dass jemand dafür zuständig ist, die Videokonferenzsoftware zu bedienen und dafür zu sorgen, dass alle Teilnehmer den Überblick behalten.
Wenn Sie eine physische Besprechung abhalten, sollten Sie sicherstellen, dass jemand dafür verantwortlich ist, dass alle Teilnehmer den Überblick behalten und die Besprechung vorankommt.
3. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Technologie im Vorfeld testen.
Einer der wichtigsten Aspekte für ein erfolgreiches Hybrid-Meeting ist die Sicherstellung, dass die Technologie für das Hybrid-Meeting vor Beginn des Meetings einsatzbereit ist. Das bedeutet, dass Sie die Videokonferenzsoftware, die Audiotechnik und alle anderen Technologien, die Sie während des Meetings einsetzen möchten, testen sollten.
Bitten Sie Ihre Fernteilnehmer zu prüfen, ob auch auf ihrer Seite alles funktioniert. Durch einen kurzen Testlauf im Vorfeld können Sie mögliche technische Probleme vermeiden, die bei virtuellen Meetings auftreten können.
4. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse aller Teilnehmer.
Dies bedeutet, dass Sie Zeitzonen, Zeitpläne und alle anderen Faktoren berücksichtigen müssen, die die Teilnahme an der Besprechung beeinträchtigen könnten. Um Fernteilnehmern entgegenzukommen und eine maximale Beteiligung zu gewährleisten, ist es am besten, eine Vielzahl von Besprechungszeiten und -arten anzubieten. So könnten Sie beispielsweise eine persönliche Besprechung für diejenigen anbieten, die vor Ort sind, eine Videokonferenz für diejenigen, die sich in anderen Zeitzonen befinden, und eine Telefonoption für diejenigen, die an keiner der beiden vorherigen Optionen teilnehmen können.
5. Bringen Sie alle Teilnehmer auf den Bildschirm.
Wenn Sie eine Videokonferenzsoftware verwenden, ist es wichtig, dass alle Teilnehmer während des Meetings auf dem Bildschirm zu sehen sind. Auf diese Weise können sich alle Teilnehmer gegenseitig sehen und fühlen sich besser verbunden. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer Zeit haben, ihre Audio- und Videoeinstellungen so anzupassen, dass sie gut gesehen und gehört werden können.
Es ist unvermeidlich, dass die Internetverbindungen nicht immer perfekt sind. Denken Sie also daran, dass virtuelle Teilnehmer manchmal ihr Video ausschalten müssen, um eine bessere Tonqualität zu erhalten.
Erinnern Sie Mitarbeiter und Teilnehmer aus der Ferne daran, dass sie über eine Chat-Funktion kommunizieren können, wenn es nicht möglich ist, sich auf den Bildschirm zu setzen. Sie sollten diese Funktion auch dann nutzen, wenn alle Teilnehmer auf dem Bildschirm sind, damit die Teilnehmer ihre Fragen oder Kommentare eingeben können, ohne jemanden zu unterbrechen, der gerade spricht.
6. Stellen Sie sicher, dass Sie alle unwichtigen Geräusche stumm schalten.
Genau wie bei physischen Meetings müssen auch bei Meetings in einer virtuellen Umgebung Maßnahmen ergriffen werden, um Ablenkungen zu minimieren. Dazu gehört es, Telefone stumm zu schalten, Haustiere in einen anderen Raum zu bringen und alles andere, was Hintergrundgeräusche erzeugen und die Besprechung stören könnte. Durch die Verringerung von Ablenkungen können Sie sicherstellen, dass sich jeder auf die Besprechung konzentrieren und an ihr teilnehmen kann.
7. Halten Sie die Besprechung konzentriert.
Das Schlimmste, was während einer Besprechung passieren kann, ist, dass sie unkonzentriert wird und entgleist. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die Besprechung zielgerichtet zu führen. Das bedeutet, eine klare Tagesordnung zu haben und sich daran zu halten. Außerdem ist es wichtig, Nebengespräche und Tangenten zu begrenzen. Wenn Sie sich auf die Besprechung konzentrieren, können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer auf dem richtigen Weg bleiben und die Besprechung produktiv ist.
8. Vergessen Sie nicht die Personen, die sich nicht im selben Raum befinden
Es kann leicht passieren, dass man sich auf die persönlichen Teilnehmer konzentriert und die Kollegen, die nicht an der Besprechung teilnehmen, vergisst. Es ist jedoch wichtig, dafür zu sorgen, dass sich alle Besprechungsplattformen einbezogen fühlen, vor allem, wenn sie nicht physisch im Besprechungsraum anwesend sind.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist eine “Remote First”-Richtlinie, d. h., wenn Teilnehmer sprechen, sollten sie sich immer an die gesamte Gruppe wenden, nicht nur an die im Raum Anwesenden. Auf diese Weise hat jeder das Gefühl, Teil des Gesprächs zu sein.
Sie können auch visuelle Hilfsmittel einsetzen, um alle in die Besprechung einzubeziehen. Wenn Sie z. B. eine Folienpräsentation vorführen, sollten Sie diese vorab an alle Teilnehmer senden, damit alle mitreden können.
Achten Sie auf Interaktionen von Fernteilnehmern über den Chat-Kanal in Ihrer virtuellen Besprechung, wenn Sie einen solchen haben, oder fragen Sie sie direkt, wenn sie Fragen oder Kommentare haben.
9. Machen Sie bei Bedarf Pausen.
Bei Besprechungen, die eine längere Aufmerksamkeitsspanne erfordern, wie z. B. bei Präsentationen oder Schulungen, ist es wichtig, bei Bedarf Pausen einzulegen. Auf diese Weise können sich alle Teilnehmer auf die Besprechung konzentrieren und engagiert bleiben. Pausen geben den Teilnehmern auch die Möglichkeit, aufzustehen und sich zu bewegen, was den Blutkreislauf und das Energieniveau ankurbeln kann. Außerdem haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich die Beine zu vertreten oder einen kleinen Snack zu sich zu nehmen. Pausen können dazu beitragen, dass sich alle Teilnehmer neu konzentrieren und die Besprechung auf dem richtigen Weg bleibt.
10. Sorgen Sie für eine Nachbereitung.
Der letzte Schritt zu einem erfolgreichen Hybrid-Meeting ist die Nachbereitung des Meetings. Das bedeutet, dass ein Protokoll oder eine Zusammenfassung der besprochenen Themen verschickt wird. So können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und nichts vergessen wurde. Die Nachbereitung ermöglicht es Ihnen auch, das Feedback der Teilnehmer einzuholen und notwendige Änderungen für künftige Sitzungen vorzunehmen.
Abschließende Überlegungen
Die Durchführung einer hybriden Besprechung kann eine Herausforderung sein, aber wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechung ein Erfolg wird. Mit ein wenig Planung und Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer teilnehmen können und die Besprechung produktiv ist.
