Der er et par ting, du kan gøre for at sikre, at dit hybridmøde bliver en succes fra start til slut. Her er nogle tips:
1. Sørg for, at alle deltagere er klar over formatet på forhånd.
Det første skridt til at sikre et vellykket hybridmøde er at sørge for, at alle deltagere er klar over formatet på forhånd. Det betyder, at der skal udsendes en klar dagsorden og gives instruktioner om, hvordan man deltager i mødet, uanset om det er via et videoopkald, telefon eller personligt.
Hvis det er dig, der organiserer mødet, skal du sørge for, at alle har de samme oplysninger og er på samme side.
2. Hav en udpeget leder for hver mødetype.
Hvis du afholder et hybridmøde, er det vigtigt at have en udpeget leder for hver mødetype. På den måde kan hver mødetype forløbe gnidningsløst og effektivt. Hvis du f.eks. holder en videokonference, skal du sørge for, at der er en person, der har ansvaret for at køre videokonferencesoftwaren og holde alle på sporet.
Hvis I holder et fysisk møde, skal I ligeledes sørge for, at der er en ansvarlig for at holde alle på sporet og sørge for, at mødet skrider fremad.
3. Sørg for at teste din teknologi i forvejen.
Et af de vigtigste aspekter af et vellykket hybridmøde er at sørge for, at din hybridmøde-teknologi er klar til at køre, før mødet starter. Det betyder, at du skal teste din videokonferencesoftware, lyd og enhver anden teknologi, du planlægger at bruge under mødet.
Bed dine fjerndeltagere om også at kontrollere, at alt fungerer på deres side. Ved at lave en hurtig testkørsel på forhånd kan du undgå potentielle tekniske problemer, der kan opstå under virtuelle møder.
4. Overvej alle deltagernes behov.
Det betyder, at du skal tage hensyn til tidszoner, tidsplaner og andre faktorer, der kan påvirke nogens mulighed for at deltage i mødet. For at imødekomme fjerndeltagere og for at opnå maksimal deltagelse er det bedst at tilbyde forskellige mødetidspunkter og mødetyper. Du kan f.eks. have et personligt møde for dem, der er lokalt, en videokonference for dem, der befinder sig i forskellige tidszoner, og en telefonopkaldsmulighed for dem, der ikke kan deltage i nogen af de to foregående muligheder.
5. Få alle på skærmen.
Hvis du bruger videokonferencesoftware, er det vigtigt at få alle på skærmen under mødet. På den måde kan alle se hinanden og føle sig mere forbundet. Sørg for at give folk tid til at justere deres lyd- og videoindstillinger, så de kan blive set og hørt tydeligt.
Det er uundgåeligt, at internetforbindelser ikke altid er perfekte, så husk, at virtuelle deltagere nogle gange bliver nødt til at slukke for videoen for at få bedre lydkvalitet.
Mind medarbejderne og deltagerne på afstand om, at hvis det ikke er muligt at komme på skærmen, kan du overveje at bruge en chatfunktion til at kommunikere. Du kan bruge denne funktion, selv om alle er på skærmen, så folk kan skrive spørgsmål eller kommentarer, de har, uden at afbryde en person, der er i gang med at tale.
6. Sørg for at slå al ikke-essentiel støj fra.
Ligesom ved fysiske møder kræver afvikling af et møde i et virtuelt miljø, at man tager skridt til at minimere distraktioner. Dette omfatter bl.a. at slå telefoner fra, sætte kæledyr i et andet rum og alt andet, der kan skabe baggrundsstøj og forstyrre mødet. Ved at reducere distraktioner kan du sikre, at alle er i stand til at fokusere og deltage i mødet.
7. Hold mødet fokuseret.
Det værste, der kan ske under et møde, er, at det bliver ufokuseret og afsporet. For at undgå dette er det vigtigt at holde mødet fokuseret. Det betyder, at man skal have en klar dagsorden og holde sig til den. Det er også vigtigt at begrænse sidesamtaler og tangenter. Ved at holde mødet fokuseret kan du sikre, at alle holder sig på rette spor, og at mødet bliver produktivt.
8. Glem ikke de personer, der ikke er i samme rum
Det kan være let at fokusere på de tilstedeværende deltagere og glemme de kolleger, der deltager i mødet på afstand. Det er dog vigtigt at sikre, at alle mødeplatforme føler sig inkluderet, især hvis de ikke er fysisk til stede i mødelokalet.
En måde at gøre dette på er at have en politik om, at “remote first”, hvilket betyder, at når folk taler, skal de altid henvende sig til hele gruppen og ikke kun til dem, der er til stede i lokalet. På denne måde føler alle, at de er en del af samtalen.
Du kan også bruge visuelt materiale til at hjælpe med at inkludere alle i mødet. Hvis du f.eks. præsenterer et dias-dæk, skal du sørge for at sende det til alle på forhånd, så alle kan følge med.
Tjek, om der er interaktioner fra fjerndeltagere via chatkanalen i dit virtuelle møde, hvis du har en sådan, eller spørg dem direkte, hvis de har spørgsmål eller kommentarer.
9. Tag pauser efter behov.
Når du har møder, der kræver længere opmærksomhed, f.eks. præsentationer eller uddannelse, er det vigtigt at holde pauser efter behov. Det giver alle mulighed for at holde fokus og være engageret under mødet. Pauser giver også folk en chance for at rejse sig op og bevæge sig, hvilket kan hjælpe på blodcirkulationen og energiniveauet. Det giver også folk en chance for at strække benene eller få en hurtig snack. Pauser kan være med til at give alle et nyt fokus og holde mødet på rette spor.
10. Sørg for at følge op.
Det sidste skridt til at sikre et vellykket hybridmøde er at sørge for at følge op efter mødet. Det betyder, at du skal sende et referat eller et resumé af det, der blev drøftet. Dette er med til at sikre, at alle er på samme side, og at der ikke blev overset noget. Opfølgning giver dig også mulighed for at indsamle feedback fra deltagerne og foretage eventuelle nødvendige ændringer til fremtidige møder.
Afsluttende tanker
Det kan være en udfordring at afholde et hybridmøde, men ved at følge disse tips kan du sikre, at dit møde bliver en succes. Med en smule planlægning og forberedelse kan du sikre, at alle kan deltage, og at mødet bliver produktivt.
