Hay algunas cosas que puede hacer para asegurarse de que su reunión híbrida sea un éxito, de principio a fin. He aquí algunos consejos:
1. Asegúrese de que todos los participantes conocen el formato con antelación.
El primer paso para garantizar el éxito de una reunión híbrida es asegurarse de que todos los participantes conozcan el formato con antelación. Esto significa enviar un orden del día claro y dar instrucciones sobre cómo participar en la reunión, ya sea a través de una videollamada, por teléfono o en persona.
Si eres tú quien organiza la reunión, asegúrate de que todos tienen la misma información y están en la misma página.
2. Designa a un líder para cada tipo de reunión.
Si está organizando una reunión híbrida, es importante tener un líder designado para cada tipo de reunión. De este modo, cada tipo de reunión puede desarrollarse sin problemas y con eficacia. Por ejemplo, si tienes una videoconferencia, asegúrate de que hay alguien encargado de manejar el software de videoconferencia y de mantener a todo el mundo en marcha.
Del mismo modo, si tienes una reunión física, asegúrate de que hay alguien responsable de mantener a todo el mundo en el camino y de que la reunión siga avanzando.
3. Asegúrate de probar la tecnología con antelación.
Uno de los aspectos más importantes para que una reunión híbrida tenga éxito es asegurarse de que la tecnología de la reunión híbrida esté en funcionamiento antes de que comience la reunión. Esto significa probar el software de videoconferencia, el audio y cualquier otra tecnología que se vaya a utilizar durante la reunión.
Pide a los asistentes remotos que comprueben también que todo funciona en su lado. Haciendo una prueba rápida de antemano, puedes evitar cualquier posible problema técnico que pueda ocurrir durante las reuniones virtuales.
4. Tenga en cuenta las necesidades de todos los participantes.
Esto significa tener en cuenta las zonas horarias, los horarios y cualquier otro factor que pueda afectar a la capacidad de alguien para participar en la reunión. Para acomodar a los asistentes remotos y lograr la máxima participación, lo mejor es ofrecer una variedad de horarios y tipos de reuniones. Por ejemplo, podrías tener una reunión en persona para los que están en la localidad, una videoconferencia para los que están en zonas horarias diferentes y una opción de llamada telefónica para los que no pueden hacer ninguna de las dos opciones anteriores.
5. Poner a todo el mundo en pantalla.
Si utilizas un software de videoconferencia, es importante que todos estén en la pantalla durante la reunión. De este modo, todos pueden verse y sentirse más conectados. Asegúrate de dar tiempo a las personas para que ajusten sus configuraciones de audio y vídeo de manera que puedan verse y oírse con claridad.
Es inevitable que las conexiones a Internet no sean siempre perfectas, así que ten en cuenta que, a veces, los asistentes virtuales tendrán que desactivar su vídeo para obtener una mejor calidad de sonido.
Recuerde a los empleados y participantes remotos que, si no es posible ponerse en pantalla, considere la posibilidad de utilizar una función de chat para comunicarse. Es posible que quieras utilizar esta función incluso si todos están en pantalla para que la gente pueda escribir cualquier pregunta o comentario que tenga sin interrumpir a alguien que esté hablando.
6. Asegúrate de silenciar todo el ruido no esencial.
Al igual que en las reuniones físicas, la celebración de una reunión en un entorno virtual requiere tomar medidas para minimizar las distracciones. Esto incluye silenciar los teléfonos, poner a las mascotas en otra habitación y cualquier otra cosa que pueda crear ruido de fondo e interferir en la reunión. Al reducir las distracciones, puedes asegurarte de que todo el mundo sea capaz de concentrarse y participar en la reunión.
7. Mantenga la concentración en la reunión.
Lo peor que puede ocurrir durante una reunión es que ésta se desconcentre y descarrile. Para evitarlo, es importante mantener la reunión centrada. Esto significa tener un orden del día claro y ceñirse a él. También es importante limitar las conversaciones secundarias y las salidas de tono. Al mantener la reunión centrada, puedes asegurarte de que todo el mundo se mantiene en el camino y de que la reunión es productiva.
8. No te olvides de las personas que no están en la misma sala
Puede ser fácil centrarse en los asistentes en persona y olvidarse de los colegas remotos que asisten a la reunión. Sin embargo, es importante asegurarse de que todas las plataformas de la reunión se sientan incluidas, especialmente si no están físicamente en la sala de reuniones.
Una forma de hacerlo es tener una política de “primero los remotos”, lo que significa que cuando la gente habla, siempre debe dirigirse a todo el grupo, no sólo a los que están en la sala. De este modo, todos se sienten parte de la conversación.
También puede utilizar elementos visuales para ayudar a incluir a todos en la reunión. Por ejemplo, si presentas una presentación de diapositivas, asegúrate de enviarla a todos con antelación para que todos puedan seguirla.
Comprueba las interacciones de los participantes remotos a través del canal de chat de tu reunión virtual si tienes uno, o pregúntales directamente si tienen alguna pregunta o comentario.
9. Haz las pausas necesarias.
Cuando se celebran reuniones que requieren una mayor atención, como las presentaciones o la formación, es importante hacer las pausas necesarias. Esto permite que todos se mantengan concentrados y comprometidos durante la reunión. Las pausas también dan a los asistentes la oportunidad de levantarse y moverse, lo que puede ayudar a la circulación sanguínea y a los niveles de energía. También dan la oportunidad de estirar las piernas o de tomar un tentempié rápido. Las pausas pueden ayudar a volver a centrar a todo el mundo y a mantener el rumbo de la reunión.
10. Asegúrese de hacer un seguimiento.
El último paso para garantizar el éxito de una reunión híbrida es asegurarse de hacer un seguimiento después de la reunión. Esto significa enviar un acta o un resumen de lo tratado. Esto ayuda a garantizar que todo el mundo está en la misma página y que no se ha pasado nada por alto. El seguimiento también permite recoger los comentarios de los participantes y hacer los cambios necesarios para futuras reuniones.
Reflexiones finales
Dirigir una reunión híbrida puede ser un reto, pero si sigue estos consejos, podrá asegurarse de que su reunión sea un éxito. Con un poco de planificación y preparación, puedes asegurarte de que todos puedan participar y de que la reunión sea productiva.
