Risiken bei SAP-Anpassungen und wie man sie vermeiden kann

Die Anpassung von SAP-Systemen ist ein üblicher Schritt für Unternehmen, um ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass die Software bestimmte Geschäftsprozesse in einer Weise unterstützt, die für sie genau richtig ist.

Die Anpassung birgt jedoch auch Risiken, und es ist wichtig, diese Risiken zu beherrschen, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten.

Gängige Arten von SAP-Anpassungen

Wenn wir über die Anpassung von SAP sprechen, geht es um verschiedene Möglichkeiten, das System an spezifische Geschäftsanforderungen anzupassen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die häufigsten Arten von Anpassungen, denen Sie begegnen können:

Änderungen an der Benutzeroberfläche

Die Anpassung der Benutzeroberfläche in SAP-Anwendungen ermöglicht es den Benutzern, eine maßgeschneiderte Erfahrung zu machen. Die Änderungen reichen von der Anpassung des Layouts, um sicherzustellen, dass die benötigten Informationen übersichtlich dargestellt werden, bis hin zur Entwicklung völlig neuer Oberflächen, die für verschiedene Geräte, einschließlich Smartphones und Tablets, geeignet sind.

Anpassung der Geschäftsprozesse

Unternehmen stellen oft fest, dass die Standardprozesse von SAP ihre speziellen Geschäftsmethoden nicht vollständig abbilden können. Um diese Lücke zu schließen, können die Arbeitsabläufe des Systems neu konfiguriert werden, um sie an die spezifischen Geschäftsabläufe eines Unternehmens anzupassen, vom Vertrieb über das Tagesgeschäft bis hin zum Kundendienst.

Integrationsanpassungen

Ein nahtloser Informationsfluss zwischen SAP und anderen Systemen ist für Unternehmen, die auf verschiedene Softwarelösungen angewiesen sind, von entscheidender Bedeutung. Kundenspezifische Integrationsarbeiten stellen sicher, dass SAP Daten und Funktionen zuverlässig mit diesen Systemen austauschen kann, um die Effizienz und Kohärenz des gesamten technologischen Ökosystems des Unternehmens zu gewährleisten.

Berichte und Analysen

Durch die Anpassung von Berichten und Analysen innerhalb von SAP können Unternehmen die Daten extrahieren und interpretieren, die für sie am wichtigsten sind. Durch die Anpassung dieser Funktionen können Unternehmen Einblicke in einem Format generieren, das für die Entscheidungsfindung am nützlichsten ist, und sicherstellen, dass wichtige Informationen hervorgehoben und leicht zugänglich sind.

Kundenindividuelle Entwicklung

Manchmal braucht ein Unternehmen etwas ganz Spezielles, das SAP nicht von Haus aus anbietet. Dann kommt die kundenspezifische Entwicklung ins Spiel. Die Entwickler können neuen Code schreiben, um dem System völlig neue Funktionen hinzuzufügen. Dabei kann es sich um eine besondere Art der Datenverarbeitung oder eine neue Methode zur Verwaltung von Ressourcen handeln.

Benutzerdefinierte Entwicklungsmethoden in SAP

Manchmal reichen die Standardeinstellungen von SAP nicht aus, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. In diesem Fall können Sie spezielle Anpassungswerkzeuge wie User Exits, Customer Exits und Business Add-Ins, auch bekannt als BADIs, verwenden.

• Benutzer-Exits sind Stellen in SAP, an denen Sie Ihren eigenen Code hinzufügen können, ohne das Hauptsystem zu beeinträchtigen. Sie haben den Charakter einer zusätzlichen Taste auf einer Fernbedienung, die nur von Ihrer Firma benutzt wird.
• Kunden-Exits sind ziemlich ähnlich, bieten aber mehr Spielraum. SAP hat diese eingebaut, damit Unternehmen bei Bedarf ihre eigenen Daten hinzufügen können.
• BADIs sind die neuere Art, Änderungen vorzunehmen. Sie sind in SAP integriert und ermöglichen das Hinzufügen neuer Funktionen. Sie sind so konzipiert, dass sie immer wieder verwendet und an verschiedene Situationen angepasst werden können.

Diese Werkzeuge eignen sich hervorragend, um SAP an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, aber bedenken Sie: Je mehr Sie anpassen, desto mehr müssen Sie darauf achten, dass die Dinge nicht zu kompliziert werden.

Die Risiken bei SAP-Anpassungen

Auch wenn Anpassungen die Systemfunktionalität erheblich verbessern können, bergen sie auch gewisse Risiken.

• Aktualisierungen bereiten Kopfschmerzen: Angepasste Systeme können Probleme mit den Standard-Updates von SAP haben, was zu zusätzlichem Aufwand und Kosten führt. Außerdem kann eine angepasste Konfiguration Sie manchmal an eine ältere SAP-Version binden, da ein Upgrade auf die neueste Version eine Neuimplementierung der Anpassungen von Grund auf erfordern kann.
• Leistungseinbußen möglich: Wenn Anpassungen nicht sorgfältig vorgenommen werden, können sie das System verlangsamen oder unerwartete Probleme verursachen. Das bedeutet längere Antwortzeiten für die Benutzer, was bei zeitkritischen Geschäftsabläufen kritisch sein kann.
• Daten werden unordentlich: Anpassungen können zu Fehlern bei der Datenverarbeitung führen, was sich auf wichtige Geschäftsprozesse auswirkt. Probleme mit der Datenintegrität können einen Dominoeffekt haben, der zu fehlerhaften Prognosen, Fehlbeständen und finanziellen Diskrepanzen führen kann, die sich auf das Endergebnis auswirken können.
• Support wird knifflig: Der Standard-Support von SAP deckt Ihre benutzerdefinierten Anpassungen möglicherweise nicht ab, was Ihr Team in eine schwierige Lage bringen kann, wenn etwas schief geht. Die Fehlersuche wird komplexer und zeitaufwändiger, wenn es um Anpassungen geht, was zu längeren Ausfallzeiten führen kann.
• Integrationsprobleme: Anpassungen funktionieren möglicherweise nicht gut mit anderen Systemen, insbesondere wenn Sie auf verschiedenen Plattformen oder mit mobilen Geräten arbeiten. Integrationsprobleme können nicht nur den laufenden Betrieb beeinträchtigen, sondern auch die Fähigkeit einschränken, neue Technologien einzuführen oder Verbindungen zu neuen Geschäftspartnern herzustellen, die andere Systeme verwenden.

Anpassungen auf dem richtigen Weg halten

Um diese Fallstricke zu vermeiden, gibt es einige Beispielstrategien, die Sie anwenden können:

1. Bestimmen Sie den tatsächlichen Bedarf: Bevor Sie eine Anpassung vornehmen, stellen Sie sicher, dass sie notwendig ist. Manchmal genügt die Standard-SAP-Einrichtung oder ein anderes System, ohne dass Änderungen erforderlich sind.

2. Beschränken Sie die Änderungen auf ein Minimum: Passen Sie nur das an, was Sie unbedingt brauchen. Je mehr Sie ändern, desto mehr riskieren Sie.

3. Dokumentieren und testen: Halten Sie fest, was Sie ändern, und testen Sie gründlich, um Probleme mit der Datenintegrität zu vermeiden.

4. Nutzen Sie erfahrene Entwickler: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter, die an Ihren Anpassungen arbeiten, sowohl SAP als auch die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens kennen.

5. Planen Sie für die Zukunft: Überlegen Sie, wie sich die Anpassungen auf spätere Upgrades und Wartungsarbeiten auswirken werden.

6. Sichern Sie eine reibungslose Integration: Ihre Anpassungen sollten nahtlos mit anderen Systemen und Plattformen zusammenarbeiten.

7. Schulen Sie Ihre Benutzer: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer des Systems wissen, wie sie mit den neuen Anpassungen umgehen müssen.

8. Überwachen und anpassen: Beobachten Sie, wie die Anpassungen funktionieren, und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Zusammenfassung

Die Anpassung Ihres SAP-Systems kann Ihrem Unternehmen den nötigen Vorsprung verschaffen, ist aber nicht ohne Risiken. Als IT-Projektmanagementberater ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass diese Anpassungen Vorteile bringen, ohne das Geschäft zu stören. Mit sorgfältiger Planung, minimalen Änderungen und laufender Überwachung können Sie Ihren Kunden helfen, das Beste aus ihrem SAP-System herauszuholen und gleichzeitig die Risiken unter Kontrolle zu halten.

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