Riesgos en las personalizaciones de SAP y cómo evitarlos

La personalización de los sistemas SAP es un paso habitual que dan las empresas para satisfacer sus necesidades específicas. Es una forma de asegurarse de que el software es compatible con procesos empresariales específicos de la forma más adecuada para ellos.

Pero la personalización conlleva riesgos, y es importante gestionarlos para que las operaciones sigan siendo fluidas y eficientes.

Tipos comunes de personalizaciones de SAP

Cuando hablamos de personalizar SAP, nos referimos a varias formas de hacer que el sistema se adapte a necesidades empresariales específicas. He aquí un resumen de los tipos comunes de personalizaciones que puede encontrar:

Cambios en la interfaz de usuario

Ajustar la interfaz de usuario en las aplicaciones SAP permite a los usuarios tener una experiencia más personalizada. Los cambios pueden ir desde la modificación del diseño para garantizar que la información que necesitan se presenta con claridad, hasta el desarrollo de interfaces completamente nuevas que respondan en varios dispositivos, incluidos smartphones y tabletas.

Ajustes en los procesos empresariales

A menudo, las empresas se encuentran con que sus métodos operativos exclusivos no se adaptan totalmente a los procesos estándar de SAP. Para salvar esta brecha, los flujos de trabajo del sistema pueden reconfigurarse para alinearse con las formas específicas en que una empresa lleva a cabo su negocio, desde las ventas hasta las operaciones diarias y el servicio al cliente.

Personalizaciones de integración

Un flujo de información fluido entre SAP y otros sistemas es crucial para las empresas que dependen de diversas soluciones de software. El trabajo de integración personalizado garantiza que SAP pueda intercambiar datos y funciones de forma fiable con estos sistemas, manteniendo la eficiencia y la coherencia en todo el ecosistema tecnológico de la empresa.

Informes y análisis

La personalización de informes y análisis en SAP permite a las empresas extraer e interpretar los datos que más les importan. Mediante la personalización de estas funciones, las empresas pueden generar perspectivas en un formato que sea más útil para la toma de decisiones, garantizando que la información crítica se destaque y sea fácilmente accesible.ow exactamente lo que la empresa necesita saber, en un formato que tenga sentido para ellos.

Desarrollo a medida

A veces, una empresa necesita algo muy específico que SAP no ofrece directamente. Es entonces cuando entra en juego el desarrollo personalizado. Los desarrolladores pueden escribir código nuevo para añadir funciones completamente nuevas al sistema. Puede tratarse de cualquier cosa, desde una forma única de manejar los datos hasta un nuevo método para gestionar los recursos.

Métodos de desarrollo personalizado en SAP

A veces la configuración estándar de SAP no es suficiente para lo que necesita una empresa. Es entonces cuando se pueden utilizar herramientas especiales de personalización como los exits de usuario, los exits de cliente y los complementos empresariales, también conocidos como BADIs.

• Salidas de usuario son puntos de SAP en los que puede añadir su propio código sin alterar el sistema principal. Son como añadir botones adicionales a un mando a distancia que sólo utiliza su empresa.
• Salidas de clientes son bastante similares pero le dan más espacio para jugar. SAP las puso para que las empresas puedan añadir sus propias cosas donde lo necesiten.
• BADIs son la forma más nueva de hacer cambios. Están integrados en SAP y permiten añadir nuevas funciones. Están hechos para ser utilizados una y otra vez y se pueden cambiar para adaptarse a diferentes situaciones.
• Estas herramientas son estupendas para hacer que SAP funcione a la perfección para su empresa, pero recuerde que cuanto más personalice, más tendrá que vigilar las cosas para que no se compliquen demasiado.

Los riesgos de las personalizaciones de SAP

Aunque las personalizaciones pueden mejorar significativamente la funcionalidad del sistema, también introducen ciertos riesgos.

• Las actualizaciones se convierten en un quebradero de cabeza: Los sistemas personalizados pueden tener problemas con las actualizaciones estándar de SAP, lo que conlleva trabajo y costes adicionales. Además, la configuración personalizada a veces puede bloquearle en una versión anterior de SAP, ya que la actualización a la última versión podría requerir volver a implementar las personalizaciones desde cero.
• El rendimiento puede bajar: si las personalizaciones no se hacen con cuidado, pueden ralentizar el sistema o causar problemas inesperados. Esto significa tiempos de respuesta más largos para los usuarios, lo que puede ser crítico en operaciones empresariales sensibles al tiempo.
• Los datos se desordenan: Las personalizaciones pueden provocar errores en la forma en que se procesan los datos, lo que afecta a procesos empresariales clave. Los problemas de integridad de los datos pueden tener un efecto dominó, lo que puede dar lugar a previsiones erróneas, contratiempos en el inventario y discrepancias financieras que pueden afectar a los resultados finales.
• El soporte se vuelve complicado: es posible que el soporte estándar de SAP no cubra sus ajustes personalizados, lo que puede dejar a su equipo en una situación difícil si algo sale mal. La resolución de problemas se vuelve más compleja y requiere más tiempo cuando se trata de personalizaciones, lo que puede provocar tiempos de inactividad más largos.
• Problemas de integración: Las personalizaciones pueden no funcionar bien con otros sistemas, especialmente si se trabaja en diferentes plataformas o con dispositivos móviles. Los problemas de integración podrían no solo afectar a las operaciones actuales, sino también limitar la capacidad de adoptar nuevas tecnologías o conectar con socios empresariales emergentes que utilicen sistemas diferentes.

Mantener las personalizaciones en el buen camino

Para evitar estos escollos, hay estrategias de ejemplo que puede poner en marcha:

1. Evaluar la verdadera necesidad: Antes de personalizar, asegúrese de que es necesario. A veces, la configuración estándar de SAP u otro sistema podría hacer el trabajo sin ningún cambio.

2. Manténgalo al mínimo: Sólo personalice lo que sea absolutamente necesario. Cuanto más cambies, más te arriesgas.

3. Documente y pruebe: Mantenga registros de lo que cambia y pruebe a fondo para evitar problemas de integridad de los datos.

4. Utilice desarrolladores experimentados: Asegúrese de que las personas que trabajan en sus personalizaciones conocen tanto SAP como las necesidades específicas de su empresa.

5. Planifique para el futuro: Piense en cómo afectarán las personalizaciones a las actualizaciones y al mantenimiento en el futuro.

6. Asegúrese de una integración fluida: Sus personalizaciones deben funcionar sin problemas con otros sistemas y plataformas.

7. Formar a los usuarios: Asegúrese de que las personas que utilizan el sistema saben cómo manejar las nuevas personalizaciones.

8. Supervise y ajuste: Vigile cómo funcionan las personalizaciones y esté preparado para realizar cambios si es necesario.

Resumiendo

Personalizar su sistema SAP puede dar a su empresa la ventaja que necesita, pero no está exento de riesgos. Como consultores de gestión de proyectos de TI, su función es garantizar que estas personalizaciones aporten beneficios sin interrumpir el negocio. Con una planificación cuidadosa, unos cambios mínimos y una supervisión continua, puede ayudar a sus clientes a sacar el máximo partido de su sistema SAP manteniendo los riesgos bajo control.

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