10 tips för att hantera ett hybridteam för maximal produktivitet

Covid-19-pandemin har gjort distans- och hybridteam (på kontoret och på distans) mer framträdande än någonsin tidigare. Pandemin tvingade många arbetsgivare att låta sin personal arbeta hemifrån.

Nu när vi har passerat pandemins topp har många företag, stora som små, blivit bekväma med att ha helt distans- eller hybridbaserade arbetsarrangemang för sina anställda.

I takt med att hybridteam och distansarbete blir ett nytt normalläge måste cheferna lära sig att se till att medarbetarna upprätthåller samma produktivitetsnivå i en hybrid arbetsmiljö. I det här blogginlägget listar vi 10 tips för att hantera produktiviteten i ett hybridteam.

1. Bygg upp förtroende

När vissa medarbetare är på kontoret och andra inte, kan förtroendet bli ett problem om det inte hanteras på rätt sätt. Teammedlemmar på kontoret kanske inte litar på att kollegor på distans drar sitt strå till stacken. Å andra sidan kan distansmedarbetare känna sig osynliga och förbisedda, främst om informationen inte kommuniceras till dem på ett effektivt sätt.

Att ha täta avstämningar med distansmedarbetare kan få dem att känna sig kvävda. Istället måste hybridteam utveckla vanan att frivilligt kommunicera uppdateringar, särskilt i början. Med tiden kommer ditt team att lära sig att lita på varandra.

Personliga möten är ett annat sätt att bygga förtroende, så försök att träffa din distanspersonal ibland. Välj videosamtal istället för chatt eller e-post när det är möjligt. Att se och höra varandra regelbundet hjälper till att bygga upp förtroendet inom ditt hybridteam.

2. Klargör mål och förväntningar

Bidrag i ett hybridteam kan inte mätas med hjälp av föråldrade mått som kontorstid - inte för att det någonsin var ett bra sätt att effektivt hantera medarbetarnas prestationer. Det är mycket mer effektivt att fokusera på arbetsresultat, även om du inte arbetar i ett hybridkontor.

Sätt upp tydliga förväntningar på vad som ska levereras för både distansarbetare och medarbetare på plats. Diskutera gruppens mål, vad den enskilda medarbetaren behöver uppnå i form av individuella uppgifter, vilken roll den enskilda medarbetaren har i projektarbetet och kom överens om tidsramar för att få saker gjorda. Fokusera på resultat snarare än på den tid som spenderas vid datorn eller skrivbordet.

Sätt upp tydliga förväntningar på vad som ska levereras för både distansarbetare och medarbetare på plats. Diskutera gruppens mål, vad den enskilda individen behöver uppnå när det gäller individuella uppgifter, individens roll i projektarbetet och kom överens om tidsramar för att få saker gjorda. Fokusera på resultat snarare än på den tid som spenderas vid datorn eller skrivbordet.

3. Fastställ arbetstider för kärnverksamheten

Om din hybridarbetsplats har teammedlemmar i flera tidszoner, diskutera när synkroniserad arbetstid (dvs. under vilka timmar kan alla vara online samtidigt) kan ske. Respektera de överenskomna timmarna och schemalägg teammöten och enskilda möten under denna tid.

Var öppen med att det kan finnas tillfällen då distansarbetaren i en annan tidszon kan behöva komma in utanför kärntiden, men se till att det inte händer för ofta.

4. Gör arbetsscheman transparenta

Om dina anställda befinner sig i olika tidszoner ska du se till att alla kan ta reda på varandras arbetstider. Genom att dela arbetskalendrar där alla kan se varandras aktiva timmar och lediga tider blir det mycket enklare att schemalägga hybridmöten.

5. Håll alla informerade om team- och företagsuppdateringar

Teammedlemmar som inte är på kontoret kanske inte känner till de beslut som fattas på plats. Kom ihåg att hålla hela teamet informerat om vattenkylarstunder, improviserade diskussioner, snabba samtal och beslut som fattats under ledningsmöten.

Undvik till varje pris att ha teammöten där dina distansmedarbetare inte är med på grund av dålig planering. Detta kan leda till att distansmedarbetarna känner sig oviktiga, vilket leder till låg motivation och i slutändan till att de lämnar företaget.

Säkerställ transparens genom att inkludera sådana detaljer i regelbundna teamsamtal. Detta säkerställer att alla hybridteammedlemmar har en likvärdig och tydlig förståelse för organisationen och teamets riktning. Detta bidrar till att individerna känner sig som en del av teamet och företaget, vilket kan förbättra moralen.

6. Var väl förberedd inför teammöten

Teammöten är avgörande för teamets samarbete: det är en plats för brainstorming, gemensamma mål och idéer. Ett teammöte kan dock visa sig vara slöseri med tid. Många hybrida teammöten består av att man fumlar med konferensverktyg i första delen följt av en diskussion som saknar avsikt eller struktur.

Ett virtuellt möte kräver lite förberedelser. Delegera ansvaret för att förbereda ett videokonferensmöte mellan dina teammedlemmar. Låt någon förbereda konferensverktygen i förväg, en mötesledare som hjälper till att föra agendan framåt och någon som skriver mötesanteckningar.

Om du skickar en tydlig agenda för mötet till alla i teamet så att de kan förbereda sig i god tid hjälper du också alla att vara överens om vad som ska diskuteras under mötet.

7. Var särskilt uppmärksam på kommunikationen

Att turas om i virtuella möten kan vara en större utmaning än i fysiska möten. Det kan vara svårt att bedöma tonfall och känslor via digitala kommunikationskanaler, även om det är ett videosamtal.

Tystnad behöver inte betyda att man håller med, särskilt inte med introverta kollegor. Be uttryckligen om feedback och följ upp privat om du misstänker att en teammedlem inte har delat med sig av hela sitt perspektiv.

Ljud och bild kanske inte är så tydliga under samtalet, trots att du gör ditt bästa, så det kan vara bra att dela ut mötesanteckningar eller en sammanfattning av mötet i efterhand.

Tänk på att en kollega på distans kanske inte kan höra eller se allt som händer i det konferensrum som du ringer från. Använd visualiseringsverktyg online i stället för fysiska whiteboards. Förtydliga allt som sägs och diskuteras utanför kamerans eller mikrofonens räckvidd för att få distansdeltagare att känna sig inkluderade i ett möte.

8. Småprata även med kollegor på distans

Om det är något som distansarbetare missar mest så är det småprat. De får inte komma förbi ditt skrivbord eller stöta på andra kollegor i skafferiet för en avslappnad pratstund. Det kan tyckas trivialt, men att prata om andra saker än jobbet kan vara fördelaktigt för dina anställda.

Småprat är viktigt för att bygga upp en relation mellan arbetskamraterna. Det får människor att känna sig "sedda" som en riktig person. Ring dina distansmedarbetare för att ha avslappnade samtal och uppmuntra teammedlemmarna att göra detsamma.

Begränsa det inte till samtal heller. Att ha särskilda chattkanaler för att prata om saker som inte har med jobbet att göra kan vara ett bra sätt för ditt hybridteam att hitta en gemensam grund och bygga ett band.

9. Var medveten om jämställdhetsrisker

Chefer för hybridteam bör vara noga med att undvika "proximity bias", där medarbetare som arbetar på kontoret med dig och andra kollegor uppfattas arbeta hårdare än sina teamkamrater på distans. Proximity bias är när medarbetare som är fysiskt närvarande ofta får mer erkännande och befordringar. Kom ihåg att fokusera på de resultat som alla individer i ditt team producerar när du mäter produktivitet och kvalitet i arbetet.

En annan aspekt av hybridmodellen är att den ger distansmedarbetare flexibilitet att utveckla en sund balans mellan arbete och privatliv. Du kan erbjuda andra former av flexibilitet för kontorsanställda som pendlar till jobbet varje dag så att de kan göra detsamma. Istället för ett strikt 9 till 5-schema kan du till exempel erbjuda dem ett flextidsarrangemang som gör det möjligt för ditt team på plats att välja när de vill börja arbeta.

10. Tillhandahåll rätt verktyg

Kommunikation, samarbete, lagring och många andra processer kan vara svåra i fjärrmiljöer. Med hjälp av teknik kan dock medarbetare som arbetar på distans hålla sig på rätt spår, nå höga prestationsnivåer och hålla sig engagerade med andra teammedlemmar.

Teknikutvecklare var snabba med att skapa ett antal verktyg för distansarbete för en mängd olika behov. Oavsett vilket du väljer är den viktigaste faktorn för att välja rätt verktyg användar vänlighet. Många chefer har lärt sig den hårda vägen att användbar men komplicerad programvara för samarbete oftast blir bortglömd.

Leta efter verktyg som kan hantera flera funktioner, t.ex. ett tidsregistreringsverktyg som gör att du kan schemalägga över flera tidszoner.

Din uppsättning verktyg bör innehålla följande:

• Kommunikationsverktyg
• Verktyg för videokonferenser
• Verktyg för tidsuppföljning
• Verktyg för projekt- och uppgiftshantering
• Verktyg för schemaläggning och tidskonvertering
• Verktyg för fildelning och samarbete

Slutsatser

Många av ledarskapsprinciperna gäller fortfarande när man leder ett hybridteam. Att bygga förtroende, klargöra förväntningar, kommunicera tydligt och hantera människor är alla delar som bra chefer måste behärska för att skapa högproduktiva team, även om de inte arbetar i en hybrid arbetsmiljö.

Cheferna måste etablera teamnormer kring det nya sättet att arbeta med hybridteam. Det krävs bara några få justeringar av vanor och ritualer på arbetsplatsen för att hybridteam ska bli lika produktiva och effektiva som team som arbetar på kontoret.