10 tips til at styre et hybridteam og opnå maksimal produktivitet

COVID-19-pandemien har gjort fjern- og hybridteams (in-office og remote) mere fremtrædende end nogensinde før. Pandemien tvang mange arbejdsgivere til at lade deres medarbejdere arbejde hjemmefra.

Nu, hvor vi har passeret pandemiens højdepunkt, er mange virksomheder, store som små, blevet komfortable med at have helt eksterne eller hybride arbejdsordninger for deres medarbejdere.

Efterhånden som hybridteams og fjernarbejde bliver en ny normalitet, lærer ledere at sikre, at medarbejderne opretholder det samme produktivitetsniveau i et hybrid arbejdsmiljø. I dette blogindlæg får du 10 tips til at styre et hybridteams produktivitet.

1. Opbyg tillid

Når nogle medarbejdere er på kontoret, og andre ikke er, kan tillid blive et problem, hvis det ikke håndteres godt. Teammedlemmer på kontoret stoler måske ikke på, at eksterne kolleger trækker deres del af læsset. På den anden side kan eksterne teammedlemmer føle sig usynlige og oversete, især hvis information ikke kommunikeres effektivt til dem.

Hyppige check-ins med fjernarbejdere kan få dem til at føle sig kvalt. I stedet skal hybridteams udvikle en vane med frivillig kommunikation af opdateringer, især i begyndelsen. Som tiden går, vil dit team lære at stole på hinanden.

Personlige møder er en anden måde at opbygge tillid på, så prøv at møde dine eksterne medarbejdere en gang imellem. Vælg videoopkald i stedet for chat eller e-mail, hvor det er muligt. At se og høre hinanden regelmæssigt vil hjælpe med at opbygge tillid i dit hybridteam.

2. Afklar mål og forventninger

Bidrag i et hybridteam kan ikke måles ved hjælp af forældede parametre som kontortid - ikke at det nogensinde har været en god måde at styre medarbejdernes præstationer på. Det er langt mere effektivt at fokusere på arbejdsresultater, også selvom du ikke arbejder i et hybridkontor.

Sæt klare forventninger til jobleverancer for både fjernarbejdere og medarbejdere på stedet. Diskuter teamets mål, hvad den enkelte skal opnå med hensyn til individuelle opgaver, den enkeltes rolle i projektarbejdet, og bliv enige om tidsfrister for at få tingene gjort. Fokuser på resultater i stedet for tid brugt på computeren eller ved skrivebordet.

Sæt klare forventninger til jobleverancer for både fjernarbejdere og medarbejdere på stedet. Diskuter teamets mål, hvad den enkelte skal opnå med hensyn til individuelle opgaver, den enkeltes rolle i projektarbejdet, og bliv enige om tidsfrister for at få tingene gjort. Fokuser på resultater i stedet for tid brugt på computeren eller ved skrivebordet.

3. Fastlæg centrale arbejdstider

Hvis din hybride arbejdsplads har teammedlemmer på tværs af flere tidszoner, skal du diskutere, hvornår synkron arbejdstid (dvs. i hvilke timer kan alle være online på én gang) kan finde sted. Overhold de aftalte timer, og planlæg teammøder og en-til-en-møder i dette tidsrum.

Vær åben om de tilfælde, hvor fjernarbejderen i en anden tidszone kan have brug for at komme ind uden for arbejdstiden, men hold det til en sjælden begivenhed.

4. Gør arbejdsplanerne gennemsigtige

Hvis dine medarbejdere er på tværs af tidszoner, skal du sørge for, at alle er i stand til at finde ud af hinandens arbejdstider. Deling af arbejdskalendere, hvor alle kan se hinandens aktive timer og ledige tidspunkter, vil gøre det meget lettere at planlægge hybridmøder.

5. Hold alle informeret om team- og virksomhedsopdateringer

Teammedlemmer, der ikke er på kontoret, er måske ikke klar over de beslutninger, der træffes på stedet. Husk at holde hele teamet orienteret om øjeblikke i vandkøleren, spontane diskussioner, hurtige samtaler og beslutninger, der er truffet på ledelsesmøder.

Undgå for enhver pris at holde teammøder, hvor dine eksterne teammedlemmer ikke er med på grund af dårlig planlægning. Det kan få eksterne medarbejdere til at føle sig uvigtige, hvilket fører til lav motivation og i sidste ende til, at de forlader din virksomhed.

Sørg for gennemsigtighed ved at inkludere sådanne detaljer i regelmæssige teamopkald. Det vil sikre, at alle hybride teammedlemmer har en lige og klar forståelse af organisationen og teamets retning. Det bidrager til, at den enkelte føler sig som en del af teamet og virksomheden, hvilket kan forbedre moralen.

6. Vær godt forberedt til teammøder

Teammøder er vigtige for teamsamarbejdet: Det er steder, hvor man brainstormer, afstemmer fælles mål og kommer med idéer. Et teammøde kan dog vise sig at være spild af tid. Mange hybride teammøder består af fumlen med konferenceværktøjer i den første del efterfulgt af en diskussion, der mangler hensigt eller struktur.

Et virtuelt møde kræver en smule forberedelse. Uddeleger ansvaret for at forberede et videokonferencemøde mellem dine teammedlemmer. Få nogen til at forberede konferenceværktøjerne på forhånd, en mødefacilitator til at hjælpe med at flytte dagsordenen, og nogen til at skrive mødenotater ned.

Hvis du sender alle i dit team en klar dagsorden for mødet, så de kan forberede sig på forhånd, vil det også hjælpe alle med at være enige om, hvad der skal diskuteres på mødet.

7. Vær særlig opmærksom på kommunikationen

Det kan være mere udfordrende at skiftes til at tale i virtuelle møder end i personlige møder. Det kan være svært at vurdere tone og følelser over digitale kommunikationskanaler, også selvom det er et videoopkald.

Tavshed betyder ikke nødvendigvis enighed, især ikke med indadvendte kolleger. Bed eksplicit om feedback, og følg op privat, hvis du har mistanke om, at et teammedlem ikke har delt sit fulde perspektiv.

Lyd og video er måske ikke tydelig under opkaldet, selv om du gør dit bedste, så det kan være nyttigt at distribuere mødenotater eller et resumé af mødet bagefter.

Husk, at en ekstern kollega måske ikke kan høre eller se alt, hvad der sker i det konferencelokale, du ringer fra. Brug online visualiseringsværktøjer i stedet for fysiske whiteboards. Præciser alt, hvad der bliver sagt og diskuteret uden for kameraets eller mikrofonens rækkevidde, så fjerndeltagerne føler sig inkluderet i mødet.

8. Smalltalk også med kolleger på afstand

Hvis der er én ting, som fjernarbejdere går glip af, så er det smalltalk. De kan ikke komme forbi dit skrivebord eller støde ind i andre kolleger i spisekammeret til en uformel snak. Det kan virke trivielt, men det kan være gavnligt for dine medarbejdere at tale om andre ting end arbejde.

Smalltalk er vigtig for at opbygge et godt forhold mellem holdkammeraterne. Det får folk til at føle sig "set" som en rigtig person. Ring til dine eksterne medarbejdere for at få en uformel snak, og opfordr teammedlemmerne til at gøre det samme.

Begræns det heller ikke til opkald. At have dedikerede chatkanaler til at tale om ikke-arbejdsmæssige ting kan være en god måde for dit hybridteam at finde fælles fodslag og opbygge et bånd.

9. Vær opmærksom på risici for ligestilling

Ledere af hybridteams skal være forsigtige med at undgå "proximity bias", hvor medarbejdere, der arbejder på kontoret sammen med dig og andre kolleger, opfattes som om de arbejder hårdere end deres eksterne holdkammerater. Proximity bias er, når medarbejdere, der er fysisk til stede, ofte får mere anerkendelse og forfremmelser. Husk at fokusere på de resultater, som alle i dit team producerer, når du måler produktivitet og arbejdskvalitet.

Et andet aspekt af hybridmodellen er, at den giver eksterne medarbejdere fleksibilitet til at udvikle en sund balance mellem arbejde og privatliv. Du kan tilbyde andre former for fleksibilitet til medarbejdere på kontoret, som pendler til arbejde hver dag, så de kan gøre det samme. I stedet for en fast 9-17-plan kan du f.eks. tilbyde dem en flekstidsordning, der giver dit team på stedet mulighed for at vælge, hvornår de vil begynde at arbejde.

10. Giv dem de rigtige værktøjer

Kommunikation, samarbejde, opbevaring og mange andre processer kan være vanskelige i fjerntliggende miljøer. Men ved hjælp af teknologi kan medarbejdere, der arbejder eksternt, holde sig på sporet, nå høje præstationsniveauer og forblive engagerede med andre teammedlemmer.

Tekniske udviklere var hurtige til at skabe en række værktøjer til fjernarbejde til forskellige behov. Uanset hvad du vælger, er den vigtigste faktor i valget af det rigtige værktøj brugervenlighed . Mange ledere har lært på den hårde måde, at nyttig, men kompliceret samarbejdssoftware normalt ender med at blive forsømt.

Hold øje med værktøjer, der kan håndtere flere funktioner, find f.eks. et tidsregistreringsværktøj, der giver dig mulighed for at planlægge på tværs af flere tidszoner.

Din pakke af værktøjer bør omfatte:

• Kommunikationsværktøjer
• Værktøjer til videokonferencer
• Værktøjer til tidsregistrering
• Værktøjer til projekt- og opgavestyring
• Værktøjer til planlægning og tidskonvertering
• Værktøjer til fildeling og samarbejde

Konklusion

Mange af de samme ledelsesprincipper gælder stadig, når man leder et hybridteam. Opbygning af tillid, afklaring af forventninger, klar kommunikation og ledelse af mennesker er alle elementer, som gode ledere skal mestre for at skabe yderst produktive teams, selv om de ikke arbejder i et hybrid arbejdsmiljø.

Ledere er nødt til at etablere teamnormer omkring den nye måde at arbejde med hybridteams på. Det kræver kun nogle få justeringer af arbejdspladsens vaner og ritualer, før hybride teams er lige så produktive og effektive som teams, der arbejder på kontoret.