Hvordan lage en strategi for midlertidig ansatte i teknologisektoren

Det er slutt på den tiden da heltidsansatte håndterte alle aspekter av et prosjekt. Nå er det en anerkjennelse av den immense verdien som innleide medarbeidere gir. Bedrifter ansetter stadig flere midlertidig ansatte, som selvstendige oppdragstakere og gig-arbeidere, som bidrar med spesialisert kompetanse.

Men det er ingen enkel oppgave å integrere denne nye typen fagfolk. Det krever en strategi som ikke bare dekker de umiddelbare behovene, men som også tar hensyn til selskapets langsiktige mål og visjon.

Denne veiledningen gir en grundig innføring i hvordan man på en gjennomtenkt måte kan integrere disse talentene og sikre at de er i tråd med bedriftens bredere visjon innen IT- og teknologisektoren.

1. Analyser nåværende behov

Før du begynner å ansette midlertidig ansatte, er det viktig å foreta en grundig evaluering av den nåværende situasjonen:

• Identifiser spesialkompetansen som kan mangle blant de eksisterende heltidsansatte. Denne vurderingen vil hjelpe deg med å finne ut hvor det er mulig å ansette vikarer som kan fylle hullene på en effektiv måte.
• Vurder eventuelle kommende prosjekter som krever spesifikk kompetanse som ikke er lett tilgjengelig internt. Denne forutsigbarheten sikrer at du proaktivt tar hensyn til fremtidige behov.

2. Samarbeid med flere avdelinger

Når du skal utarbeide en vellykket strategi for midlertidig ansatte, er det av stor verdi å samle personalavdelingen (HR) og innkjøpsavdelingen. Her er hvordan hver av dem bidrar:

Human Resources (HR)

• Effektiv ansettelsesprosess: HR spiller en sentral rolle når det gjelder å definere ansettelsesprosessen for midlertidig ansatte. De sørger for en effektiv prosess som sparer tid og ressurser.
• Samsvar med bedriftens mål: HR-medarbeiderne er godt kjent med bedriftens overordnede mål. De sørger for at strategien for innleid arbeidskraft er i tråd med disse overordnede målene.

Innkjøp

• Kostnadseffektive kontrakter: Innkjøp tar seg av utformingen av kontrakter med midlertidig ansatte. Deres ekspertise ligger i å finne den rette balansen, slik at kontraktene ikke bare er juridisk forsvarlige, men også økonomisk fordelaktige.
• Økonomisk levedyktighet: Innkjøpere er som økonomiske portvakter. De sørger for at hver kontrakt som inngås, er en investering med en klar avkastning. Deres engasjement sikrer strategiens økonomiske levedyktighet.

Til sammen skaper HR og innkjøp en kraftfull synergi. HR sørger for at de riktige personene hentes inn på en effektiv måte, mens innkjøp sørger for at engasjementene er økonomisk fornuftige. Dette samarbeidet er avgjørende for å skape en strategi for innleid arbeidskraft som ikke bare fungerer, men som fungerer svært godt for virksomheten din.

3. Utnytt leverandørstyringssystemer (VMS)

Når det gjelder håndtering av innleid arbeidskraft, er det lurt å bruke et leverandørstyringssystem (VMS), for eksempel Onsiter VMS kan gjøre livet ditt mye enklere. Her er hvordan det tilfører verdi:

• Fleksibelt samarbeid: Det lar deg jobbe sømløst med teamet ditt. Du kan enkelt dele viktige data med dem, noe som er som å ha alle teammedlemmene på samme side.
• Sikkerhet for personvern: Du kan være trygg på at ansettelsesprosessen din følger GDPR-reglene. Dette betyr at du tar personvern på alvor, noe som er avgjørende i dagens verden.
• Effektiv sporing: Det er enkelt å holde oversikt over de ansatte. Du kan spore deres arbeidshistorikk, timelister, utgifter og prestasjonsmålinger med presisjon. Det er som å ha et forstørrelsesglass på alle aspekter av arbeidet deres.
• Tidsbesparende automatisering: Administrative oppgaver som prisforhandlinger og håndtering av digitale kontrakter automatiseres. Dette frigjør tid til viktigere ting og reduserer risikoen for feil.

4. Sikre samsvar og risikostyring

Når du skal ansette en ekstern medarbeider, er det viktig å følge reglene.

Hvorfor samsvar er viktig

• Juridisk beskyttelse: Overholdelse av lokale lover og regler beskytter bedriften din mot juridiske problemer. Du ønsker ikke å havne i en situasjon der du må betale bøter eller bli saksøkt fordi du ikke har fulgt reglene.
• Trivsel for de ansatte: Compliance handler om å beskytte bedriften din og om å ta vare på de ansattes velferd.

Hvordan du overholder reglene

• Kjenne reglene: Ta deg tid til å sette deg inn i de lokale lovene som gjelder for midlertidig ansatte. Ulike regioner kan ha ulike regler, så sørg for at du er oppdatert.
• Dokumentasjon: Sørg for å ha grundig oversikt over alle avtaler og kontrakter med innleide arbeidstakere. Dette bidrar ikke bare til etterlevelse, men sikrer også klarhet i eventuelle tvister.
• Regelmessige revisjoner: Gjennomgå jevnlig dine rutiner for håndtering av midlertidig ansatte for å sikre at de fortsatt er i tråd med gjeldende lovverk. Ikke gå ut fra at det som fungerte for et år siden, fortsatt er i samsvar med gjeldende regelverk.

Prioritering av samsvar og risikostyring beskytter ikke bare virksomheten din, men skaper også et tryggere og mer etisk miljø for den innleide arbeidskraften, til fordel for alle involverte parter.

5. Konkurransedyktig kompensasjon og fordeler

En viktig del av denne strategien er å sikre at du tilbyr rettferdig lønn og attraktive frynsegoder. Det hjelper deg ikke bare med å tiltrekke deg de beste talentene, men også med å holde på dem. Her er hva du bør tenke på:

• Lønnssatser: Først bør du undersøke markedet. Finn ut hva konsulenter med tilsvarende kompetanse og erfaring tjener. På bakgrunn av disse undersøkelsene kan du tilby en lønn som gjenspeiler konsulentens kompetanse og er i tråd med bransjestandarden.
• Søte avtalen: Selv om du kanskje ikke kan tilby de samme fordelene som heltidsansatte (f.eks. helseforsikring), bør du tenke på å tilby andre insentiver som fleksibel arbeidstid, muligheter for fjernarbeid eller tilgang til bedriftens ressurser. Disse fordelene kan være avgjørende hvis du konkurrerer med andre selskaper om konsulentens tjenester.
• Skap en god arbeidsplass: Skap et arbeidsmiljø som fremmer produktivitet og trivsel. Sørg for at konsulentene har de verktøyene, det utstyret og de ressursene de trenger for å yte sitt beste.
• Relasjonsbygging: Relasjoner er viktige. Opparbeid et positivt og varig arbeidsforhold med konsulentene dine, så er det sannsynlig at de vil jobbe med deg igjen på fremtidige prosjekter.

  Den hemmelige sausen? Kommunikasjon. Jevnlige tilbakemeldinger, konstruktive tilbakemeldinger og rask respons på bekymringer kan skape tillit og lojalitet som varer over tid.

6. Evaluer strategien jevnlig

I det stadig skiftende teknologilandskapet er tilpasningsevne ditt hemmelige våpen. Det er ikke en “sett det og glem det”-situasjon.

Her får du vite hvorfor og hvordan du bør evaluere og finjustere din strategi for midlertidig ansatte:

Hvorfor det er viktig med kontinuerlig evaluering:

• Teknologi er dynamisk: Teknologibransjen er som en konstant virvelvind av innovasjon. For å holde deg oppdatert må du jevnlig sjekke om strategien din henger med.
• Skiftende forretningsmål: Bedriftens mål er ikke hugget i stein. De kan endre seg i takt med markedstrender og kundekrav. Strategien din må tilpasses deretter.
• Innsikt om medarbeiderne: Vikarene dine er en gullgruve av innsikt fra den virkelige verden. Regelmessige tilbakemeldinger fra de som jobber i frontlinjen kan avdekke forbedringsmuligheter.

Slik gjør du:

• Fastsett datoer for gjennomgang: Fastsett en regelmessig gjennomgangsplan, enten det er med noen måneders mellomrom eller årlig, for å måle hvor godt strategien fungerer.
• KPI-analyse: Gjør et dypdykk i de viktigste resultatindikatorene (KPI-er). Disse kan omfatte prosjektsuksess, kostnadseffektivitet og medarbeidertilfredshet. Treffer du blink?
• Hold deg oppdatert: Hold deg oppdatert på bransjetrender og beste praksis. Delta på konferanser, les tekniske publikasjoner og ta kontakt med fagfeller for å holde deg oppdatert.
• Pleie relasjoner til medarbeiderne: Ikke glem å opprettholde en god kontakt med de ansatte. Be om deres tilbakemeldinger, ta imot deres innsikt og bygg opp en gjensidig fordelaktig relasjon.
• Tilpasse og forbedre: Basert på funnene dine må du være forberedt på å brette opp ermene og gjøre nødvendige justeringer. Dette kan innebære at du må omprioritere, ta i bruk nye verktøy eller forbedre ansettelses- og onboardingstrategiene dine.

7. Fokuser på kostnadsbesparelser uten at det går på bekostning av kvaliteten

Når du ansetter midlertidig ansatte, ønsker du å spare penger, men ikke ta snarveier på bekostning av kvaliteten.

Slik finner du den gyldne middelvei mellom å spare penger og få førsteklasses arbeid fra dine innleide medarbeidere:

Hvorfor det er viktig å balansere kostnadsbesparelser og kvalitet:

• Budsjettbegrensninger: Kostnadsbesparelser kan hjelpe bunnlinjen, spesielt når du jobber med stramme budsjetter.
• Kvalitet er viktig: Men husk at kvalitet er viktigst. Å ofre kvalitet kan føre til dårlig arbeid og kostbare feil.

Slik oppnår du denne balansen:

• Konkurransedyktige priser: Tilby konkurransedyktig lønn for å tiltrekke deg dyktige medarbeidere. Dette sikrer at du får den kvaliteten du trenger.
• Prestasjonsmålinger: Sett klare prestasjonsmålinger og forventninger. Dette hjelper medarbeiderne til å forstå hva du er ute etter når det gjelder kvalitet.
• Regelmessige tilbakemeldinger: Gi jevnlige tilbakemeldinger til de innleide medarbeiderne. Konstruktiv kritikk kan hjelpe dem til å forbedre seg, noe som sikrer bedre kvalitet over tid.
• Kontinuerlig forbedring: Fokuser på kontinuerlig forbedring av strategien for midlertidig ansatte. Etter hvert som du finjusterer strategien, kan du finne bedre måter å spare kostnader på uten at det går på bekostning av kvaliteten.
• Kvalitetskontroll: Implementer kvalitetskontrolltiltak for å fange opp og korrigere eventuelle problemer tidlig i prosjektet. På den måten unngår du kostbare feil senere i prosessen.

8. Håndter hele livssyklusen til den innleide arbeidskraften

Effektiv administrasjon dekker alle aspekter av den innleide arbeidskraftens reise.

Disse trinnene sikrer at de ansatte ikke bare bidrar effektivt, men også etterlater seg et positivt inntrykk som baner vei for fremtidige samarbeid. Dette inkluderer:

• Informerte ansettelser: Det hele starter med smarte ansettelsesbeslutninger. Du må vite hvilken kompetanse du trenger, og finne de rette medarbeiderne som har denne kompetansen.
• Smidig onboarding: En sømløs introduksjonsprosess legger grunnlaget for suksess. Utstyr de nye medarbeiderne med de verktøyene og den kunnskapen de trenger for å gjøre en god jobb.
• Periodiske evalueringer: Ta jevnlig en gjennomgang av medarbeidernes prestasjoner. Dette hjelper deg med å forstå hva som fungerer bra og hva som må forbedres.
• Strukturert offboarding: Når kontrakten avsluttes, må du sørge for en godt strukturert offboarding. Dette omfatter håndtering av sluttbetalinger, innhenting av tilbakemeldinger og opprettholdelse av en positiv relasjon med tanke på potensielt fremtidig samarbeid.