Come creare una strategia per la forza lavoro contingente nel settore tecnologico

C’è un senso palpabile di evoluzione nel panorama della forza lavoro di oggi.

Sono finiti i tempi in cui solo i dipendenti a tempo pieno si occupavano di ogni aspetto di un progetto. Ora si sta riconoscendo l’immenso valore apportato dai lavoratori contingenti. Le aziende assumono sempre più professionisti contingenti, come consulenti e lavoratori interinali, che apportano un insieme di competenze specializzate.

Ma integrare questa nuova categoria di professionisti non è un compito semplice. Richiede una strategia che non solo risponda alle esigenze immediate, ma che consideri anche gli obiettivi e la visione a lungo termine dell’azienda.

Questa guida offre uno sguardo approfondito su come integrare in modo ponderato questi talenti, assicurando che siano in linea con la visione più ampia di un’azienda nei settori IT e tecnologico.

1. Analizzare le esigenze attuali

Prima di lanciarsi nell’assunzione di lavoratori contingenti, è importante valutare a fondo la situazione attuale:

• Identificare le competenze specialistiche che potrebbero mancare ai dipendenti a tempo pieno. Questa valutazione aiuterà a individuare i casi in cui i lavoratori contingenti possono colmare efficacemente le lacune.
• Considerate eventuali progetti imminenti che richiedono competenze specifiche non facilmente disponibili all’interno dell’azienda. Questa lungimiranza vi garantisce di affrontare in modo proattivo le esigenze future.

2. Collaborare con più dipartimenti

Quando si elabora una strategia di successo per la forza lavoro contingente, è estremamente utile riunire i dipartimenti delle risorse umane (HR) e degli acquisti. Ecco come ciascuno di essi contribuisce:

Risorse Umane (HR)

• Processo di assunzione efficiente: le HR svolgono un ruolo centrale nella definizione del processo di assunzione dei lavoratori contingenti. Assicurano un percorso efficiente che fa risparmiare tempo e risorse.
• Allineamento con gli obiettivi aziendali: i professionisti delle risorse umane conoscono bene gli obiettivi generali dell’azienda. Assicurano che la strategia della forza lavoro contingente si allinei perfettamente con questi obiettivi più ampi.

Procurement

• Contratti efficaci dal punto di vista dei costi: Procurement si occupa di redigere i contratti con i lavoratori contingenti. La loro esperienza consiste nel trovare il giusto equilibrio, assicurando che questi contratti non siano solo legalmente validi ma anche finanziariamente vantaggiosi.
• Financial viability: I professionisti degli acquisti sono come guardiani finanziari. Si assicurano che ogni contratto stipulato sia un investimento con un chiaro ritorno. Il loro coinvolgimento salvaguarda la sostenibilità finanziaria della strategia.

Insieme, HR e procurement creano una potente sinergia. Le risorse umane si assicurano che le persone giuste vengano inserite in modo efficiente, mentre gli acquisti garantiscono che questi impegni abbiano senso dal punto di vista finanziario. Questa collaborazione è fondamentale per creare una strategia per la forza lavoro contingente che non solo funziona, ma funziona in modo eccezionale per la vostra azienda.

3. Sfruttare i sistemi di gestione dei fornitori (VMS)

Quando si tratta di gestire i lavoratori contingenti, l’utilizzo di un Vendor Management System (VMS) come il Onsiter VMS possono rendere la vostra vita molto più semplice. Ecco come aggiunge valore:

• Lavorare senza problemi: vi permette di lavorare senza problemi con il vostro team. Potete facilmente condividere con loro dati importanti, il che equivale ad avere tutti i membri del vostro team sulla stessa pagina.
• Assicurazione della privacy dei dati: potete stare tranquilli sapendo che il vostro processo di assunzione segue le regole del GDPR. Ciò significa che prendete sul serio la privacy dei dati, un aspetto cruciale nel mondo di oggi.
• Tracciabilità efficiente: tenere sotto controllo i vostri lavoratori contingenti è un gioco da ragazzi. Potete tenere traccia della loro storia lavorativa, dei time sheet, delle spese e delle metriche di performance con precisione. È come avere una lente di ingrandimento su ogni aspetto del loro lavoro.
• Automazione per risparmiare tempo: Attività amministrative come la negoziazione dei prezzi e la gestione dei contratti digitali sono automatizzate. In questo modo si libera tempo per cose più importanti e si riduce il rischio di errori.

4. Garantire la conformità e la gestione del rischio

Quando si tratta di coinvolgere un lavoratore contingente, rispettare le regole non è negoziabile.

Perché la conformità è importante

• Tutela legale: Rispettare le leggi e i regolamenti locali mette la vostra azienda al riparo da problemi legali. Non volete ritrovarvi in una situazione in cui dovete affrontare multe o cause legali perché non avete seguito le regole.
• Benessere dei lavoratori: La conformità riguarda la protezione della vostra azienda e il benessere dei vostri lavoratori contingenti.

Come rimanere conformi

• Conoscere le regole: prendete il tempo necessario per comprendere le leggi locali che riguardano i lavoratori contingenti. Le diverse regioni possono avere normative diverse, quindi assicuratevi di essere aggiornati.
• Documentazione: tenete una documentazione accurata di tutti gli accordi e i contratti con i lavoratori contingenti. Questo non solo aiuta a garantire la conformità, ma assicura anche chiarezza in caso di controversie.
• Verifiche periodiche: Rivedete periodicamente la gestione della forza lavoro contingente per assicurarvi che sia ancora in linea con l’attuale panorama legale. Non date per scontato che ciò che funzionava un anno fa sia ancora conforme oggi.

Prioritizzare la conformità e la gestione del rischio non solo salvaguarda la vostra azienda, ma stabilisce anche un ambiente più sicuro ed etico per la vostra forza lavoro contingente, a beneficio di tutte le parti coinvolte.

5. Compensi e benefici competitivi

Garantire una retribuzione equa e vantaggi attrattivi è una parte vitale di questa strategia. Vi aiuta non solo ad attrarre i migliori talenti, ma anche a trattenerli. Ecco cosa dovete considerare:

• Tariffe retributive: Per cominciare, fate una ricerca sul mercato. Capite quanto guadagnano i consulenti con competenze ed esperienze simili. Questa ricerca vi guiderà nell’offrire una tariffa che rifletta realmente le loro competenze e sia in linea con gli standard del settore.
• Addolcire l’accordo: Sebbene non possiate offrire gli stessi benefici dei vostri dipendenti a tempo pieno (ad esempio, l’assicurazione sanitaria), pensate di offrire altri incentivi come orari di lavoro flessibili, opzioni di lavoro a distanza o accesso alle risorse aziendali. Questi vantaggi possono far pendere l’ago della bilancia a vostro favore se siete in competizione con altre aziende per i servizi di un consulente.
• Creare un luogo di lavoro eccellente: Create un ambiente di lavoro che favorisca la produttività e il benessere. Assicuratevi che i consulenti abbiano gli strumenti, le attrezzature e le risorse necessarie per dare il meglio di sé.
• Costruzione di relazioni: Le relazioni sono importanti. Coltivate un rapporto di lavoro positivo e duraturo con i vostri consulenti, e probabilmente lavoreranno di nuovo con voi per progetti futuri.
  La carta segreta? La comunicazione. Check-in regolari, sessioni di feedback costruttivo e risposte tempestive alle loro preoccupazioni possono favorire la fiducia e la lealtà che durano nel tempo.

6. Valutare regolarmente la propria strategia

Nel panorama tecnologico in continua evoluzione, l’adattabilità è la vostra arma segreta. Non si tratta di una situazione “imposta e dimentica”.

Ecco perché e come dovreste valutare e perfezionare costantemente la vostra strategia per la forza lavoro contingente:

Perché la valutazione continua è vitale:

• La tecnologia è dinamica: il regno tecnologico è come un vortice costante di innovazione. Rimanere al passo significa verificare regolarmente se la vostra strategia lo è.
• Obiettivi aziendali in evoluzione: gli obiettivi della vostra azienda non sono incisi nella pietra. Possono cambiare in base alle tendenze del mercato e alle richieste dei clienti. La vostra strategia deve cambiare di conseguenza.
• Informazioni sui lavoratori: i vostri lavoratori temporanei sono una miniera d’oro di informazioni reali. Un feedback regolare da parte di chi è in prima linea può far emergere opportunità di miglioramento.

Come fare:

• Fissare date di revisione: Stabilire un programma di revisione regolare, che sia ogni pochi mesi o annuale, per valutare il rendimento della strategia.
• Analisi dei KPI: Approfondite gli indicatori chiave di prestazione (KPI). Questi possono includere le tariffe di successo dei progetti, l’efficacia dei costi e la soddisfazione dei lavoratori. Stai centrando il bersaglio?
• Mantenere l’aggiornamento: Tieni il dito sul polso delle tendenze e delle best practice del settore. Partecipa alle conferenze, divora le pubblicazioni tecnologiche e mettiti in contatto con i tuoi colleghi per rimanere aggiornato.
• Coltivate le relazioni con i lavoratori: Non dimenticate di mantenere forti legami con i vostri lavoratori contingenti. Cercate il loro feedback, accogliete le loro intuizioni e costruite un rapporto reciprocamente vantaggioso.
• Adattare e migliorare:
  Sulla base dei risultati ottenuti, siate pronti a rimboccarvi le maniche e ad apportare le modifiche necessarie. Ciò potrebbe comportare la ridefinizione delle priorità, l’adozione di nuovi strumenti o l’affinamento delle strategie di assunzione e di onboarding.

7. Concentratevi sulla riduzione dei costi senza compromettere la qualità

Quando assumete lavoratori contingenti, volete risparmiare denaro ma non tagliare gli angoli a scapito della qualità.

Ecco come trovare il punto di equilibrio tra il risparmio di denaro e l’ottenimento di un lavoro di alto livello da parte dei vostri lavoratori contingenti:

Perché bilanciare i risparmi sui costi e la qualità è importante:

• Limitazioni di budget: I risparmi sui costi possono aiutare i profitti, soprattutto quando si lavora con budget ridotti.
• La qualità conta: Ma ricordate, la qualità è il fulcro. Sacrificare la qualità può portare a un lavoro scadente e a costosi errori.

Come raggiungere questo equilibrio:

• Tariffe competitive: Offrite tariffe competitive per attirare lavoratori contingenti qualificati. Questo vi assicura la qualità di cui avete bisogno.
• Metriche di performance: stabilite metriche di performance e aspettative chiare. Questo aiuta i lavoratori contingenti a capire cosa state cercando in termini di qualità.
• Feedback regolare: Fornite feedback ai vostri lavoratori contingenti. Le critiche costruttive possono aiutarli a migliorare, assicurando una migliore qualità del lavoro nel tempo.
• Miglioramento continuo: Concentratevi sul miglioramento continuo della vostra strategia per la forza lavoro contingente. Man mano che perfezionate il vostro approccio, potete trovare modi migliori per risparmiare sui costi senza sacrificare la qualità.
• Controllo della qualità: implementate misure di controllo della qualità per individuare e correggere eventuali problemi nelle prime fasi del progetto. In questo modo si evitano costosi errori a valle.

8. Gestire l’intero ciclo di vita della forza lavoro

La gestione efficiente copre ogni aspetto del percorso della forza lavoro contingente.

Questi passaggi garantiscono che i vostri lavoratori contingenti non solo contribuiscano in modo efficace, ma se ne vadano anche con un’impressione positiva, aprendo la strada a future collaborazioni. Questo include:

• Assunzione informata: Tutto inizia con decisioni di assunzione intelligenti. Conoscete le competenze di cui avete bisogno e trovate i lavoratori contingenti giusti che le apportino.
• Un onboarding fluido: Un processo di onboarding senza intoppi pone le basi per il successo. Fornite ai vostri nuovi lavoratori contingenti gli strumenti e le conoscenze di cui hanno bisogno per eccellere.
• Revisioni periodiche: Controllate regolarmente le prestazioni. Questo aiuta a capire cosa sta funzionando bene e dove sono necessari miglioramenti.
• Telegrafia strutturata: Quando il contratto si conclude, assicurate un offboarding ben strutturato. Questo include la gestione dei pagamenti finali, la raccolta di feedback e il mantenimento di un rapporto positivo per potenziali collaborazioni future.

La gestione dell’intero ciclo di vita della forza lavoro assicura che i vostri lavoratori contingenti contribuiscano efficacemente ai vostri progetti e partano in buone condizioni, lasciando la porta aperta a future opportunità.

Conclusione

Un programma efficace di gestione della forza lavoro contingente può offrire flessibilità, accesso a competenze specializzate e risparmi sui costi. Integrando questi passaggi pratici, la vostra azienda può creare una strategia per la forza lavoro contingente che si allinea perfettamente con i vostri obiettivi aziendali nei settori IT e tecnologico.