Ulkopuolisen työvoiman edut ja haasteet

1960-luvulta lähtien vuokratyöntekijät eivät enää rajoittuneet toimistotyöhön tai muihin “sinikaulustöihin”. Tekniikan, kirjanpidon, ohjelmoinnin ja muiden alojen ammattilaisia palkattiin täyttämään sairauslomalla tai lomalla olevien työntekijöiden tehtäviä tai lisäämään resursseja ruuhka-aikoina.

Nykyään ulkoisen ja tilapäisen työvoiman rooli on kasvanut nopeasti yhdeksi liiketoiminnan menestyksen tärkeimmistä tekijöistä. SAP:n tekemä tutkimus osoittaa, että lähes puolet työvoimakustannuksista käytetään ulkopuoliseen työvoimaan, ja 55 prosenttia yrityksistä ei voi harjoittaa tavanomaista toimintaansa ilman heidän palkkaamistaan.

Ulkopuolinen työvoima on enemmän kuin pelkkä vaihtoehto. Tässä postauksessa keskustelemme siitä, miten ulkoinen työvoima antaa yrityksille kilpailuetua.

Mitä on ulkopuolinen työvoima?

He ovat työntekijöitä, jotka työskentelevät organisaatiolle ilman, että heidät palkataan sen työntekijöiksi. He tarjoavat palveluitaan määräajaksi, yleensä projektiluonteisesti.

Esimerkkejä ulkoisesta työvoimasta ovat esimerkiksi freelancerit, konsultit ja vuokratyöntekijät. Heistä käytetään joskus myös nimityksiä keikkatyöntekijät, ulkopuoliset resurssit, tilapäistyövoima tai ulkoistettu työvoima, joustava työvoima tai laajennettu työvoima.

Ulkoisten työntekijöiden rooleihin voi kuulua kausityöntekijöitä, harjoittelijoita, asiakaspalvelijoita tai luovia tehtäviä (kuten graafinen suunnittelu, äänituotanto, kirjoittaminen).

He voivat olla myös asiantuntijoita, joilla on erittäin teknisiä taitoja, kuten SQL-asiantuntijoita, IT-insinöörejä ja tietoturva-asiantuntijoita.

Itsenäisiin konsultteihin kuuluvat myös projektipäälliköt, tuotepäälliköt ja väliaikaiset johtajat, joita usein haetaan johtamaan projekteja ja tiimejä.

Ulkoiset työntekijät voivat ottaa vastaan toimeksiantoja, jotka kestävät vain muutaman tunnin tai jopa pari vuotta. He voivat työskennellä etätyönä tai paikan päällä yrityksen tarpeen mukaan.

Miksi yritykset luottavat heihin niin paljon?

Nyt kun tiedämme, keitä he ovat, tarkastellaan seuraavaksi ulkoisten työntekijöiden palkkaamisen etuja ja haasteita.

Toisin kuin vakituinen työntekijä, ulkopuolinen työntekijä ei aiheuta lisäkuluja, kuten veroja, sairaanhoitomaksuja, eläkemaksuja, työsuhde-etuuksia, bonuksia tai muita yritysetuja, jotka liittyvät vakituisen, työsuhteisen henkilöstön palkkaamiseen.

Vaikka siis saattaa tuntua siltä, että itsenäiset yrittäjät ja konsultit veloittavat paljon, yritykset säästävät yhteenlasketuissa kustannuksissa palkatessaan ulkopuolisia työntekijöitä.

Lisäksi ulkopuolisia työntekijöitä palkataan vain silloin, kun heitä tarvitaan, joten yrityksen tarvitsee maksaa tarvittavia taitoja omaavasta henkilöstä vain niin kauan, kuin kyseistä resurssia tarvitaan.

Kustannussäästöt

Palkkaamalla ulkoista työvoimaa yritykset voivat säästää paljon rahaa kiinteissä kuluissa, joita ne muuten käyttäisivät perinteisiin työntekijöihin.

Toisin kuin vakituinen työntekijä, ulkopuolinen työntekijä ei aiheuta lisäkuluja, kuten veroja, sairaanhoitomaksuja, eläkemaksuja, työsuhde-etuuksia, bonuksia tai muita yritysetuja, jotka liittyvät vakituisen, työsuhteisen henkilöstön palkkaamiseen.

Vaikka siis saattaa tuntua siltä, että itsenäiset yrittäjät ja konsultit veloittavat paljon, yritykset säästävät yhteenlasketuissa kustannuksissa palkatessaan ulkopuolisia työntekijöitä.

Lisäksi ulkopuolisia työntekijöitä palkataan vain silloin, kun heitä tarvitaan, joten yrityksen tarvitsee maksaa tarvittavia taitoja omaavasta henkilöstä vain niin kauan, kuin kyseistä resurssia tarvitaan.

Erikoisosaamisen nopea saatavuus

Society of Human Resourcesin (SHRM) tutkimuksen mukaan uuden työntekijän löytäminen kestää keskimäärin 36 päivää.

Joihinkin tehtäviin, erityisesti korkeasti koulutettuihin ja asiantuntijatehtäviin, työntekijän löytäminen ja palkkaaminen voi kestää kolmesta kuuteen kuukautta. Uudet työntekijät tarvitsevat aikaa koulutukseen ja perehtymiseen, ennen kuin he voivat työskennellä täydellä teholla.

Monien työnantajien mielestä ulkoisten työntekijöiden palkkaaminen on erinomainen tapa täyttää nopeasti olemassa olevat osaamisvajeet, koska rekrytointiprosessi on paljon lyhyempi. Kokeneet itsenäiset konsultit ovat usein saatavilla lyhyellä varoitusajalla. Löydät heidät, neuvottelet projektista, ja he voivat aloittaa työt pian sen jälkeen. Henkilöstötiimin ei tarvitse varmistaa, että ulkopuoliset työntekijät käyvät läpi vakituisten työntekijöiden koulutus- ja sisäänottoprosessit.

Edistää innovointia ja kasvua

Ulkoiset työntekijät eivät työskentele kauaa yhden työnantajan palveluksessa, joten heillä on yleensä kokemusta erilaisista projekteista. He altistuvat usein erilaisille menetelmille tai prosesseille, jotka liittyvät heidän taitoihinsa, mikä voi olla valtava etu heitä palkkaaville yrityksille. Kokemuksensa ansiosta he voivat tarjota uusia näkökulmia ja tehdä parannuksia.

Ulkoiset työntekijät antavat yrityksille myös mahdollisuuden kokeilla uusia lähestymistapoja ja seikkailunhaluisia ideoita. Yritykset voivat palkata tilapäisesti tarvitsemaansa työvoimaa uuden hankkeen toteuttamiseen ilman pitkäaikaista sitoutumista.

Tarjoaa joustavuutta kriittisinä aikoina

Ulkoista työvoimaa on helpompi löytää, ja sitä palkataan vain tarpeen mukaan. Työnantajien ei tarvitse huolehtia siitä, että he ovat sidottuja työntekijään kiireellistä mutta lyhytaikaista tarvetta pidemmälle.

Yritykset voivat palkata ulkoista työvoimaa äkillisen kysynnän kasvun tarpeeseen, tai palkata vain muutamia työntekijöitä, kun työn kysyntä on vähäistä.

Teknisiä asiantuntijoita tai korkeasti koulutettuja konsultteja kutsutaan usein myös lyhytaikaiseen toimeksiantoon tai tiettyyn projektiin. Toisin kuin vakituiset työntekijät, heidät voidaan löytää nopeasti, ja he voivat aloittaa työnsä tehtävissä välittömästi ilman perehdytystä ja koulutusta. Määräaikaiset, ammattitaitoiset konsultit ovat myös erittäin kustannustehokkaita, sillä vaikka he voivat olla kalliita, heidän taitonsa ja kokemuksensa tekevät heistä investoinnin arvoisia.

Nopea pääsy laajaan osaajareserviin

Kun sopivista konsulteista on paikallisesti pulaa, etätyöntekijät tarjoavat yrityksille suuremman joukon, josta valita. Vastaavasti yritykset, jotka ovat avoimia etätyöntekijöille, voivat palkata huippuammattilaisia kaikkialta maailmasta.

Myös etätyöntekijän löytäminen on paljon helpompaa – kun yritykset voivat palkata resurssin mistä päin maailmaa tahansa, sitä nopeammin ne löytävät asiantuntijansa.

Ulkopuolisten työntekijöiden palkkaamiseen ja työskentelyyn liittyvät haasteet

Ulkopuolisten työntekijöiden hyödyt ovat edellä mainitun moninaiset, mutta palkkaamiseen ja työskentelyyn liittyy myös haasteita. Yleisiä haasteita ovat muun muassa seuraavat:

Saatavuus

Voi olla helppoa löytää itsenäinen konsultti, jolla on etsimääsi erikoisosaamista, mutta hän ei välttämättä ole aina käytettävissä silloin, kun tarvitset häntä. Hänellä voi olla voimassa oleva sopimus toisen yrityksen kanssa tai projektisi kesto voi olla päällekkäinen toisen projektin kanssa.

Luottamuksellisuus

Ulkopuoliset työntekijät käsittelevät todennäköisesti yrityksesi tietoja, ja pääsevät käsiksi myös luottamukselliseen aineistoon. On aina olemassa riski, että jotkin tiedot vuotavat yritykselle, jonka kanssa he työskentelevät seuraavaksi. Yksi tapa välttää tämä on varmistaa, että konsultilla on luotettava maine.

Valvonta

Ulkoisen työvoiman johtaminen on aivan erilaista kuin vakituisten työntekijöiden johtaminen. Tehtävien suorittamisen valvonta on jossain määrin heikompaa. Ulkoisille työntekijöille voidaan antaa tehtäviä ja asettaa määräaikoja, mutta heitä ei voida määrätä, miten he tekevät työnsä. 

Mitä on otettava huomioon ulkopuolista työvoimaa palkattaessa?

Ottaen huomioon ulkoisten työntekijöiden palkkaamiseen ja heidän kanssaan työskentelyyn liittyvät haasteet, tässä muutamia vinkkejä häiriöttömän sopimuksen tekemiseen.

Harkitse etätyötä

Jos tehtävä ei edellytä fyysistä läsnäoloa ja se voidaan tehdä verkossa, harkitse etätyöntekijän palkkaamista. Käytettävissä olevien konsulttien määrä laajenee huomattavasti, ja sinulla on paremmat mahdollisuudet löytää käytettävissä oleva ammattilainen, jolla on juuri tarvitsemaasi erityisosaamista.

Ota käyttöön seulontaprosessi

Työntekijöiden seulonta on tärkeä vaihe riippumatta siitä, ovatko he ulkopuolisia vai eivät. Suorita täydellinen taustatarkistus ja kysy suosituksia hänen aiemmilta työnantajiltaan. Jos turvallisuus ja luottamuksellisuus ovat erityisen tärkeitä tehtävässäsi, sisällytä mukaan luotettavuuteen liittyviä kysymyksiä.

Tiedä, milloin palkata

Vaikka ulkoisten työntekijöiden palkkaamisessa on paljon hyviä puolia, on tärkeää tietää, milloin heidän palkkaamisensa on kustannustehokkain ratkaisu.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, milloin ulkopuolinen työntekijä on yrityksellesi hyvä valinta:

• Kun tarvitset asiantuntijoita ja erikoistaitoja, kuten tiedon- tai projektinhallintaa tai ohjelmisto-ohjelmointia.
• Kun tarvitset tilapäistä apua erityisen kiireisinä aikoina.
• Tehtäviin, jotka vievät vain muutaman tunnin viikossa ja jolloin ei ole perusteltua palkata vakituista työntekijää.
• Kun työntekijä ei tarvitse tiivistä