Was ist BPO (Business Process Outsourcing)?

Beim Business Process Outsourcing, kurz BPO, beauftragt ein Unternehmen einen externen Dienstleister mit der Durchführung von Geschäftsvorgängen, die das Unternehmen für seinen Betrieb benötigt. Mit anderen Worten: Wenn ein Unternehmen einen Dritten beauftragt, sich um seine nicht zum Kerngeschäft gehörenden Tätigkeiten zu kümmern, handelt es sich um Business Outsourcing.

Outsourcing gibt es schon seit Jahrhunderten, aber erst zu Beginn des 21. Jahrhunderts kam das Business Process Outsourcing (BPO) richtig in Schwung. Im Jahr 2022 ist BPO ein Wirtschaftszweig mit einem Volumen von 330 Mrd. USD, und es wird erwartet, dass er jährlich um 6,7 % wächst.

Warum Unternehmen Prozesse auslagern

1. Konzentration auf Kerngeschäftsfunktionen

Laut Digital Learning ist der Hauptgrund für Unternehmen, Prozesse an ein BPO-Unternehmen auszulagern, die Möglichkeit, sich auf die Kernprozesse zu konzentrieren. Durch die Auslagerung von Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören, können Unternehmen Zeit und Ressourcen freisetzen, so dass sie sich auf ihre Stärken konzentrieren können. Dies kann für Unternehmen, die wachsen und ihre Tätigkeit ausweiten wollen, von großem Vorteil sein.

2. Geld sparen

59 % der Unternehmen lagern aus, um Kosten zu sparen. Durch die Beauftragung eines Dritten mit der Erledigung bestimmter Aufgaben können Unternehmen Gemeinkosten wie Gehälter, Büroräume und Ausrüstung einsparen. In einigen Fällen kann Outsourcing billiger sein als die Einstellung von eigenem Personal.

3. Fachwissen einholen

Etwa 26 % der kleinen Unternehmen lagern Aufgaben aus, um Hilfe von einem Experten zu erhalten. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern. Wenn ein Unternehmen einen Vertrag mit einem BPO abschließt, erhält es Zugang zu einem Team von Fachleuten, die über jahrelange Erfahrung in dem betreffenden Bereich verfügen. Dies kann für Unternehmen, die nicht die Zeit oder die Ressourcen haben, alles selbst zu erledigen, äußerst wertvoll sein.

4. Steigerung der Effizienz

24 % der kleinen Unternehmen lagern aus, um ihre Effizienz zu steigern. (Fortunly, 2021). Der Grund dafür ist, dass Outsourcing Unternehmen dabei helfen kann, ihre Abläufe zu rationalisieren und ineffektive Prozesse abzuschaffen. In einigen Fällen kann es Unternehmen sogar helfen, Aufgaben zu automatisieren, so dass sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können.

5. Globale Expansion

Outsourcing kann Unternehmen auch dabei helfen, ihre Tätigkeit auf neue Märkte auszudehnen. Durch die Beauftragung von BPO-Anbietern, die bereits auf dem gewünschten Markt vertreten sind, können Unternehmen einen Vorsprung bei ihren Expansionsplänen erzielen.

Die verschiedenen Arten von BPO

Je nachdem, wo der Anbieter ansässig ist, kann BPO wie folgt unterschieden werden:

1. Onshore-Outsourcing: Der Anbieter befindet sich im selben Land wie das Unternehmen, das das Outsourcing durchführt.

2. Nearshore-Outsourcing: Wenn der Anbieter in einem Nachbarland ansässig ist.

3. Offshore-Outsourcing: Wenn der Anbieter in einem anderen Land ansässig ist, häufig in einem Land mit niedrigeren Arbeitskosten.

4. Multi-Sourcing: Wenn ein Unternehmen an mehr als einen Anbieter auslagert, oft in verschiedenen Ländern.

5. Hybrides Outsourcing: Eine Kombination aus Onshore-, Nearshore- und Offshore-Outsourcing.

Die am häufigsten ausgelagerten Geschäftsprozesse

1. Humanressourcen

Einige Unternehmen lagern ihr Personalwesen aus, weil es sehr arbeitsaufwändig sein kann, dies intern zu erledigen. Durch die Beauftragung eines Drittanbieters können Unternehmen Hilfe bei Dingen wie Gehaltsabrechnung, Rekrutierung und Verwaltung von Sozialleistungen erhalten. Das spart dem Unternehmen Zeit und Geld und kann ihm helfen, in neue Märkte zu expandieren.

2. Kundenbetreuung

Die Auslagerung des Kundendienstes ist eine Möglichkeit für Unternehmen, Hilfe bei der Betreuung ihrer Kunden zu erhalten. Manchmal haben Unternehmen nicht genügend Mitarbeiter, um alle Fragen ihrer Kunden zu beantworten, so dass sie die Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmen.

3. Buchhaltung und Finanzen

Ein Bereich, den kleine Unternehmen häufig auslagern, ist die Buchhaltung. Wenn Sie kein Finanzexperte sind, kann es sehr zeitaufwändig und schwierig sein, sich mit allen Prozessen und Compliance-Standards vertraut zu machen, die Ihr Unternehmen einhalten muss. Ein erfahrener Buchhalter kann jedoch diesen Bereich für mehr als ein Unternehmen gleichzeitig übernehmen. Weitere Beispiele für Aufgaben im Bereich Rechnungswesen und Finanzen sind Zahlungsabwicklung, Buchführung, Rechnungsstellung und Steuererstellung.

4. Marketing

Aufgrund der sich ständig verändernden Marketinglandschaft entscheiden sich viele Unternehmen dafür, auch diesen Bereich auszulagern. Aufgaben wie die Verwaltung sozialer Medien, die Erstellung von Inhalten und die Lead-Generierung werden häufig an Marketingagenturen ausgelagert, die sich auf diese Bereiche spezialisiert haben und mit den aktuellen Trends vertraut sind.

5. Informationstechnologie

Aufgrund ihrer raschen Entwicklung ist die Informationstechnologie ein weiterer Bereich, den Unternehmen häufig auslagern. Unternehmen schließen oft Verträge mit Dritten ab, um ihnen bei Dingen wie der Entwicklung von Websites, der Implementierung von Software und der Datensicherung und -wiederherstellung zu helfen.

6. Fertigung

Die verarbeitende Industrie umfasst komplexe Prozesse, die oft spezielle Kenntnisse und Ausrüstung erfordern. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für die Auslagerung ihrer Fertigungsaufgaben. Auf diese Weise können Unternehmen Kosten sparen, die Effizienz steigern und die Qualität ihrer Produkte verbessern.

7. Juristische Dienstleistungen

Unternehmen jeder Größe benötigen häufig rechtliche Unterstützung. Kleine Unternehmen haben jedoch möglicherweise nicht die Mittel, um einen eigenen Anwalt einzustellen. Daher greifen sie auf das Outsourcing von Rechtsprozessen zurück, bei dem sie Verträge mit Anwaltskanzleien oder einzelnen Anwälten abschließen, um die benötigte Hilfe zu erhalten. Dies kann eine kosteneffiziente Methode sein, um bei Bedarf rechtliche Unterstützung zu erhalten.

8. Forschung und Entwicklung

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Auslagerung von Forschungsprozessen, da sie auf diese Weise effektiv Zugang zu neuen Forschungsideen und Technologien erhalten. Außerdem können Unternehmen auf diese Weise Kosten sparen, da sie nicht für die Infrastruktur aufkommen müssen, die für die interne Forschung erforderlich ist.

Bedenken gegen Outsourcing

1. Verlust von Arbeitsplätzen

Eine der größten Befürchtungen im Zusammenhang mit Outsourcing ist der Verlust von Arbeitsplätzen. Wenn ein Unternehmen einen Prozess auslagert, bedeutet das oft, dass es intern Arbeitsplätze abbaut. Dies kann für Unternehmen, die ihre Kosten senken wollen, ein großes Problem darstellen.

2. Verlust der Kontrolle

Ein weiteres Problem beim Outsourcing ist der Verlust der Kontrolle. Wenn ein Unternehmen einen Prozess auslagert, gibt es ein gewisses Maß an Kontrolle über diesen Prozess ab. Dies kann für Unternehmen, die eine strenge Kontrolle über ihren Betrieb behalten wollen, ein großes Problem darstellen.

3. Qualitätsprobleme

Ein weiteres Problem beim Outsourcing ist die Qualität. Wenn ein Unternehmen einen Prozess auslagert, opfert es oft die Qualität für die Kosten. Dies kann für Unternehmen, die großen Wert auf Qualität legen, ein großes Problem darstellen.

Zusammenfassung

Die Zukunft von BPO sieht rosig aus, und es wird erwartet, dass der globale Markt in den kommenden Jahren weiter wachsen wird. Dieses Wachstum wird von der Notwendigkeit für Unternehmen angetrieben, Kosten zu sparen und die Effizienz zu verbessern. Da immer mehr Unternehmen Outsourcing als Lösung in Betracht ziehen, ist mit einem weiteren Wachstum des Marktes zu rechnen.