Wie man die richtigen Projektmanagement-KPIs für ein erfolgreiches Projekt ermittelt

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens oder jeder Organisation, und es erfordert ein hohes Maß an Planung, Organisation und Ausführung, um erfolgreich zu sein. Key Performance Indicators (KPIs) im Projektmanagement spielen eine entscheidende Rolle bei der Messung des Fortschritts, der Verfolgung der Projektleistung und dem erfolgreichen Abschluss des Projekts. Projektmanager müssen die richtigen KPIs auswählen, um das Projektteam, das Budget und den Zeitplan effektiv zu verwalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die richtigen Projektmanagement-KPIs ermitteln, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Definieren Sie Projektziele und -vorgaben

Die Definition von Projektzielen ist für die Ermittlung der richtigen Projektmanagement-KPIs unerlässlich. Es ist wichtig, die spezifischen Ziele für das Projekt festzulegen und zu verstehen, mit welchen Kennzahlen der Fortschritt in Richtung dieser Ziele gemessen werden kann. Wenn das Projektziel beispielsweise darin besteht, die Projektdurchlaufzeit zu verkürzen, sollten sich die KPIs auf die Durchlaufzeit beziehen, z. B. auf den durchschnittlichen Zeitaufwand pro Aufgabe oder die Projektabschlusszeit. Die Festlegung von Projektzielen hilft auch bei der Ermittlung der kritischen Erfolgsfaktoren, die gemessen werden müssen, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Identifizierung der Hauptbeteiligten

Die Identifizierung der wichtigsten Projektbeteiligten ist ebenfalls entscheidend für die Ermittlung der richtigen Projektmanagement-KPIs. Zu den wichtigsten Stakeholdern können das Projektteam, Kunden, Investoren oder andere wichtige Interessengruppen gehören. Indem sie die Bedürfnisse und Erwartungen der einzelnen Stakeholder kennen, können die Projektmanager die richtigen KPIs zur Messung des Projekterfolgs auswählen. Wenn beispielsweise die Kundenzufriedenheit ein kritischer Erfolgsfaktor ist, sollten KPIs, die sich auf die Kundenzufriedenheit beziehen, wie der Net Promoter Score oder Kundenrezensionen, einbezogen werden.

Datenverfügbarkeit und -zugänglichkeit bestimmen

Datenverfügbarkeit und -zugänglichkeit sind für die Auswahl der richtigen Projektmanagement-KPIs entscheidend. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die für die KPIs benötigten Daten leicht verfügbar und leicht zugänglich sind. Wenn sich der KPI beispielsweise auf die Anzahl der erledigten Aufgaben bezieht, muss der Projektmanager sicherstellen, dass das verwendete Projektmanagement-Tool die Anzahl der erledigten Aufgaben verfolgen und darüber berichten kann. Die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit der Daten wirkt sich auf die Wirksamkeit der KPIs bei der Messung der Projektleistung aus.

Berücksichtigung von Branchen-Benchmarks und Best Practices

Branchen-Benchmarks und Best Practices sind ebenfalls wichtig, um die richtigen Projektmanagement-KPIs zu ermitteln. Projektmanager sollten sich über Branchen-Benchmarks und Best Practices informieren, um herauszufinden, welche Kennzahlen üblicherweise zur Messung des Projekterfolgs verwendet werden. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass die ausgewählten KPIs mit den Branchenstandards und bewährten Verfahren übereinstimmen. Handelt es sich bei dem betreffenden Projekt beispielsweise um ein Softwareentwicklungsprojekt, können Branchen-Benchmarks für die Anzahl der Fehler pro tausend Codezeilen oder die prozentuale Codeabdeckung herangezogen werden.

 

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KPIs auswählen

Nach der Definition der Projektziele, der Ermittlung der wichtigsten Interessengruppen, der Bestimmung der Datenverfügbarkeit und -zugänglichkeit sowie der Berücksichtigung von Branchen-Benchmarks und Best Practices können Projektmanager nun die KPIs auswählen, die zur Messung der Projektleistung verwendet werden sollen. Die Projekt-KPIs sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Die Projektmanager sollten KPIs auswählen, die mit den Projektzielen übereinstimmen und über die effektiv nachverfolgt und berichtet werden kann. Einige häufig verwendete Projektmanagement-KPIs sind:

• Kostenleistungsindex (CPI): Dieser misst die Effizienz des gesamten Teams bei der Nutzung der Ressourcen zur Erfüllung der Projektaufgaben. Ein CPI größer als 1 bedeutet, dass das Projekt unter dem Budget liegt, während ein CPI kleiner als 1 bedeutet, dass das Projekt über dem Budget liegt.
• Zeitplan-Leistungsindex (SPI): Ein weiterer KPI des Projektmanagements ist der SPI. Er misst die Effizienz des Projektteams bei der Erledigung von Aufgaben gemäß dem Projektzeitplan. Ein SPI größer als 1 bedeutet, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist, während ein SPI kleiner als 1 bedeutet, dass das Projekt hinter dem Zeitplan liegt.
• Zeitplanabweichung (SV): Sie misst die Differenz zwischen den geplanten Arbeitsstunden und den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine positive SV zeigt an, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist, während eine negative SV bedeutet, dass das Projekt hinter dem Zeitplan liegt.
• Abweichung (BV): Sie misst die Differenz zwischen dem geplanten Budget und dem tatsächlich ausgegebenen Budget zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine positive BV bedeutet, dass das Projekt unter dem Budget liegt, während eine negative BV bedeutet, dass das Projekt über dem Budget liegt.
• Geplanter Wert (PV): Dies ist das geplante Budget für die Fertigstellung einer Projektaufgabe oder einer Reihe von Aufgaben. Der PV wird verwendet, um den Fortschritt eines Projekts im Vergleich zum geplanten Zeitplan zu messen.
• Tatsächliche Kosten (AC): Dies sind die tatsächlichen Kosten, die für die Durchführung einer Projektaufgabe oder einer Reihe von Aufgaben anfallen. AC wird verwendet, um die tatsächlichen Kosten eines Projekts im Vergleich zum geplanten Budget zu messen.
• Ressourcenkapazität: Hier wird die Verfügbarkeit von Ressourcen (z. B. Teammitglieder, Ausrüstung) gemessen, die für die Durchführung von Projektaufgaben benötigt werden. Kundenzufriedenheit: Hier wird gemessen, wie zufrieden der Kunde mit dem Ergebnis des Projekts ist. Sie wird häufig durch Umfragen oder andere Feedback-Mechanismen gemessen.

Es ist wichtig, dass die Projektmanager die KPIs, die zur Messung der Projektleistung verwendet werden sollen, sorgfältig auswählen, da zu viele oder irrelevante KPIs zu Verwirrung führen und den Fokus auf wichtige Aspekte des Projekts verwässern können. Sobald die KPIs ausgewählt sind, sollten die Projektmanager ein Verfahren für die regelmäßige Datenerfassung und -berichterstattung einrichten und die Beteiligten über den Fortschritt und den aktuellen Stand informieren.

Überwachen und anpassen

Die Überwachung der Projektleistung ist ein fortlaufender Prozess, bei dem die KPIs regelmäßig gemessen und analysiert und mit den Projektzielen verglichen werden. Dies hilft den Projektmanagern, potenzielle Probleme zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um das Projekt auf Kurs zu halten. Die Projektmanager sollten auch die KPIs regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant und auf die Projektziele abgestimmt sind.

Darüber hinaus sollten die Projektmanager darauf vorbereitet sein, die KPIs und den Projektmanagementansatz bei Bedarf anzupassen, wenn sich der Projektumfang, das Budget, der Zeitplan oder andere Faktoren ändern. Wenn ein Projekt beispielsweise länger dauert als erwartet, müssen die Projektmanager möglicherweise den Projektzeitplan überarbeiten oder die KPIs anpassen, um den überarbeiteten Zeitplan zu berücksichtigen. Wenn sich das Projektbudget ändert, müssen die Projektmanager die KPIs an das neue Budget anpassen.

Schlussfolgerung

Die Ermittlung der richtigen Projektmanagement-KPIs ist entscheidend für die Messung und Verfolgung der Projektleistung und die Gewährleistung eines erfolgreichen Projektabschlusses. Projektmanager sollten bei der Auswahl der KPIs sorgfältig die Projektziele, die Bedürfnisse der Beteiligten, die Verfügbarkeit von Daten sowie Branchen-Benchmarks und bewährte Verfahren berücksichtigen. Sobald die KPIs ausgewählt sind, sollten die Projektmanager ein Verfahren für die Datenerfassung und -berichterstattung einrichten und die Projektleistung regelmäßig überwachen sowie die KPIs und den Projektmanagementansatz bei Bedarf anpassen.