Miten tunnistaa oikeat projektinhallinnan suorituskykyindikaattorit onnistunutta projektia varten?

Projektinhallinta on olennainen osa mitä tahansa yritystä tai organisaatiota, ja se vaatii paljon suunnittelua, organisointia ja toteutusta onnistuakseen. Projektinhallinnan keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI) ovat ratkaisevassa asemassa edistymisen mittaamisessa, projektin suorituskyvyn seurannassa ja projektin onnistuneessa loppuunsaattamisessa. Projektipäälliköiden on valittava oikeat KPI:t, jotta he voivat hallita tehokkaasti projektiryhmää, budjettia ja aikataulua.

Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, miten tunnistaa oikeat projektinhallinnan KPI:t projektin onnistumisen varmistamiseksi.

Määrittele projektin päämäärät ja tavoitteet

Projektin päämäärien ja tavoitteiden määrittely on olennaisen tärkeää oikeiden projektinhallinnan KPI:iden tunnistamisessa. On tärkeää tunnistaa projektin erityiset päämäärät ja tavoitteet ja ymmärtää, mitkä mittarit auttavat mittaamaan edistymistä kohti näitä tavoitteita. Jos projektin tavoitteena on esimerkiksi lyhentää projektin läpimenoaikaa, suorituskykyindikaattoreiden olisi liityttävä läpimenoaikaan, kuten tehtäväkohtaiseen keskimääräiseen aikaan tai projektin valmistumiseen kuluvaan aikaan. Projektin päämäärien ja tavoitteiden määrittely auttaa myös tunnistamaan kriittiset menestystekijät, joita on mitattava projektin onnistumisen varmistamiseksi.

Tunnista keskeiset sidosryhmät

Projektin keskeisten sidosryhmien tunnistaminen on myös ratkaisevan tärkeää oikeiden projektinhallinnan keskeisten tunnuslukujen määrittämisessä. Keskeisiä sidosryhmiä voivat olla projektiryhmä, asiakkaat, sijoittajat tai muut tärkeät sidosryhmät. Ymmärtämällä kunkin sidosryhmän tarpeet ja odotukset projektipäälliköt voivat valita oikeat KPI:t projektin onnistumisen mittaamiseksi. Jos esimerkiksi asiakastyytyväisyys on kriittinen menestystekijä, mukaan olisi otettava asiakastyytyväisyyteen liittyviä KPI:itä, kuten nettopromoottoripisteet tai asiakasarviot.

Tietojen saatavuuden ja saavutettavuuden määrittäminen

Tietojen saatavuus ja saavutettavuus ovat olennaisen tärkeitä valittaessa oikeita projektinhallinnan keskeisiä tunnuslukuja. Projektipäälliköiden on varmistettava, että suorituskykyindikaattoreita varten tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ja helposti saatavilla. Esimerkiksi jos KPI liittyy suoritettujen tehtävien määrään, projektipäällikön on varmistettava, että käytettävässä projektinhallintatyökalussa voidaan seurata ja raportoida suoritettujen tehtävien määrää. Tietojen saatavuus ja saavutettavuus vaikuttavat siihen, miten tehokkaasti suorituskykyindikaattorit mittaavat hankkeen suorituskykyä.

Otetaan huomioon alan vertailuarvot ja parhaat käytännöt

Toimialan vertailuarvot ja parhaat käytännöt ovat myös olennaisen tärkeitä oikeiden projektinhallinnan KPI:iden tunnistamisessa. Projektipäälliköiden olisi tutkittava alan vertailuarvoja ja parhaita käytäntöjä saadakseen tietoa siitä, mitä mittareita käytetään yleisesti projektin onnistumisen mittaamiseen. Näin voidaan varmistaa, että valitut KPI:t ovat linjassa alan standardien ja parhaiden käytäntöjen kanssa. Jos hanke liittyy esimerkiksi ohjelmistokehitykseen, voidaan käyttää alan vertailuarvoja, jotka liittyvät virheiden määrään tuhatta koodiriviä kohti tai koodin kattavuusprosenttiin.

 

IT-projektipäälliköistä väliaikaisiin projektipäälliköihin ja muihin, voimme auttaa sinua löytämään täydellisen sopivan henkilön mihin tahansa tekniseen projektiin. Ota meihin yhteyttä jo tänään, niin pääset alkuun.

 

Valitse KPI:t

Kun projektin päämäärät ja tavoitteet on määritelty, keskeiset sidosryhmät tunnistettu, tietojen saatavuus ja käytettävyys määritetty sekä alan vertailuarvot ja parhaat käytännöt otettu huomioon, projektipäälliköt voivat nyt valita keskeiset suorituskykyindikaattorit, joita käytetään projektin suorituskyvyn mittaamiseen. Hankkeen keskeisten suorituskykyindikaattoreiden olisi oltava täsmällisiä, mitattavissa, saavutettavissa, merkityksellisiä ja ajallisesti rajattuja. Projektipäälliköiden olisi valittava keskeiset suorituskykyindikaattorit, jotka ovat linjassa projektin päämäärien ja tavoitteiden kanssa ja joita voidaan seurata ja joista voidaan raportoida tehokkaasti. Joitakin yleisesti käytettyjä projektinhallinnan keskeisiä suorituskykyindikaattoreita ovat muun muassa seuraavat:

• Kustannusindeksi (CPI): Tämä mittaa koko tiimin tehokkuutta resurssien hyödyntämisessä projektin tehtävien suorittamisessa. Jos CPI on suurempi kuin 1, hanke on alle budjetin, kun taas jos CPI on pienempi kuin 1, hanke on yli budjetin.
• Aikataulun suorituskykyindeksi (SPI): Toinen projektinhallinnan keskeinen suorituskykyindikaattori on SPI. Se mittaa projektiryhmän tehokkuutta tehtävien suorittamisessa projektin aikataulun mukaisesti. Jos SPI on suurempi kuin 1, se tarkoittaa, että projekti on aikataulussa edellä, kun taas jos SPI on pienempi kuin 1, se tarkoittaa, että projekti on aikataulusta jäljessä.
• Aikataulupoikkeama (SV): Tämä mittaa suunniteltujen työtuntien ja tiettynä ajankohtana toteutuneiden työtuntien välistä eroa. Positiivinen SV tarkoittaa, että hanke on edellä aikataulusta, kun taas negatiivinen SV tarkoittaa, että hanke on jäljessä aikataulusta.
• Poikkeama (BV): Tämä mittaa suunnitellun budjetin ja tiettynä ajankohtana tosiasiallisesti käytetyn budjetin välistä eroa. Positiivinen BV osoittaa, että hanke on alle budjetin, kun taas negatiivinen BV osoittaa, että hanke on yli budjetin.
• Suunniteltu arvo (PV): Tämä on suunniteltu budjetti projektin tehtävän tai tehtäväkokonaisuuden suorittamiseksi. PV:tä käytetään mittaamaan projektin edistymistä suhteessa suunniteltuun aikatauluun.
• Todelliset kustannukset (AC): Tämä on hankkeen tehtävän tai tehtäväkokonaisuuden suorittamisesta aiheutuneet todelliset kustannukset. AC:tä käytetään mittaamaan projektin todellisia kustannuksia suhteessa suunniteltuun budjettiin.
• Resurssikapasiteetti: Tällä mitataan projektin tehtävien suorittamiseen tarvittavien resurssien (esim. ryhmän jäsenet, laitteet) saatavuutta. Asiakastyytyväisyys: Tällä mitataan, kuinka tyytyväinen asiakas on projektin lopputulokseen. Sitä mitataan usein kyselytutkimusten tai muiden palautemekanismien avulla.

Projektipäälliköiden on tärkeää valita huolellisesti ne keskeiset suorituskykyindikaattorit, joita käytetään projektin suorituskyvyn mittaamiseen, sillä liian monet tai epäolennaiset keskeiset suorituskykyindikaattorit voivat aiheuttaa sekaannusta ja heikentää keskittymistä projektin tärkeisiin näkökohtiin. Kun keskeiset indikaattorit on valittu, projektipäälliköiden olisi luotava prosessi tietojen keräämiseksi ja raportoimiseksi säännöllisesti sekä tiedotettava edistymisestä ja tilapäivityksistä sidosryhmille.

Seuranta ja mukauttaminen

Projektin suorituskyvyn seuranta on jatkuva prosessi, johon kuuluu keskeisten suorituskykyindikaattoreiden säännöllinen mittaaminen ja analysointi sekä niiden vertaaminen projektin päämääriin ja tavoitteisiin. Tämä auttaa projektipäälliköitä tunnistamaan mahdolliset ongelmat ja ryhtymään korjaaviin toimiin, jotta projekti pysyy aikataulussa. Projektipäälliköiden olisi myös säännöllisesti tarkistettava keskeisiä suorituskykyindikaattoreita varmistaakseen, että ne pysyvät merkityksellisinä ja linjassa projektin päämäärien ja tavoitteiden kanssa.

Lisäksi projektipäälliköiden olisi oltava valmiita mukauttamaan suorituskykyindikaattoreita ja projektinhallintamenetelmää tarpeen mukaan projektin laajuuden, budjetin, aikataulun tai muiden tekijöiden muutosten perusteella. Jos hanke esimerkiksi kestää odotettua kauemmin, projektipäälliköiden on ehkä tarkistettava hankkeen aikataulua tai mukautettava keskeisiä suorituskykyindikaattoreita vastaamaan tarkistettua aikataulua. Vastaavasti jos projektin budjetti muuttuu, projektipäälliköiden on ehkä mukautettava suorituskykyindikaattorit vastaamaan uutta budjettia.

Johtopäätös

Oikeiden projektinhallinnan keskeisten suorituskykyindikaattoreiden määrittäminen on ratkaisevan tärkeää, jotta voidaan mitata ja seurata projektin suorituskykyä ja varmistaa projektien onnistunut loppuun saattaminen. Projektipäälliköiden tulisi ottaa huolellisesti huomioon projektin päämäärät ja tavoitteet, sidosryhmien tarpeet, tietojen saatavuus sekä alan vertailuarvot ja parhaat käytännöt, kun he valitsevat tunnuslukuja. Kun keskeiset suorituskykyindikaattorit on valittu, projektipäälliköiden olisi luotava prosessi tietojen keräämistä ja raportointia varten, seurattava säännöllisesti hankkeen suorituskykyä ja mukautettava keskeisiä suorituskykyindikaattoreita ja projektinhallinnan lähestymistapaa tarpeen mukaan.