Come identificare i giusti KPI di project management per un progetto di successo

In questo articolo, discuteremo di come identificare i giusti KPI di project management per garantire il successo del progetto.

Definire gli obiettivi del progetto

La definizione delle finalità e degli obiettivi del progetto è essenziale per identificare i giusti KPI di gestione del progetto. È importante identificare le finalità e gli obiettivi specifici del progetto e capire quali sono le metriche che consentono di misurare i progressi verso tali obiettivi. Ad esempio, se l’obiettivo del progetto è ridurre il tempo di ciclo del progetto, i KPI devono essere correlati al tempo di ciclo, come il tempo medio impiegato per ogni attività o il tempo di completamento del progetto. La definizione di obiettivi e traguardi del progetto aiuta anche a identificare i fattori critici di successo che devono essere misurati per garantire il successo del progetto.

Identificare i principali stakeholder

Anche l’identificazione degli stakeholder chiave del progetto è fondamentale per individuare i giusti KPI di gestione del progetto. I principali stakeholder possono essere il team di progetto, i clienti, gli investitori o altri importanti interlocutori. Comprendendo le esigenze e le aspettative di ogni stakeholder, i project manager possono selezionare i KPI giusti per misurare il successo del progetto. Ad esempio, se la soddisfazione del cliente è un fattore critico di successo, è opportuno includere KPI relativi alla soddisfazione del cliente, come il net promoter score o le recensioni dei clienti.

Determinare la disponibilità e l’accessibilità dei dati

La disponibilità e l’accessibilità dei dati sono essenziali per selezionare i giusti KPI di gestione del progetto. I project manager devono assicurarsi che i dati necessari per i KPI siano facilmente disponibili e accessibili. Ad esempio, se il KPI è legato al numero di attività completate, il project manager deve assicurarsi che lo strumento di gestione del progetto utilizzato sia in grado di tracciare e riportare il numero di attività completate. La disponibilità e l’accessibilità dei dati influisce sull’efficacia dei KPI nella misurazione delle prestazioni del progetto.

Considerare i benchmark e le best practice del settore

Anche i benchmark e le best practice del settore sono essenziali per identificare i giusti KPI di gestione del progetto. I project manager dovrebbero ricercare i benchmark e le best practice del settore per capire quali sono le metriche comunemente utilizzate per misurare il successo del progetto. Questo aiuterà a garantire che i KPI selezionati siano allineati con gli standard e le best practice del settore. Ad esempio, se il progetto in questione riguarda lo sviluppo di software, si possono utilizzare i benchmark di settore relativi al numero di difetti per mille linee di codice o alla percentuale di copertura del codice.

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Selezionare i KPI

Dopo aver definito le finalità e gli obiettivi del progetto, aver identificato i principali stakeholder, aver determinato la disponibilità e l’accessibilità dei dati e aver considerato i benchmark e le best practice del settore, i project manager possono ora selezionare i KPI da utilizzare per misurare le prestazioni del progetto. I KPI di progetto devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo. I project manager devono scegliere KPI che siano in linea con gli obiettivi del progetto e che possano essere monitorati e rendicontati in modo efficace. Alcuni KPI di gestione del progetto comunemente utilizzati sono:

• Indice di prestazione dei costi (CPI): Misura l’efficienza dell’intero team nell’utilizzo delle risorse per completare le attività del progetto. Un CPI superiore a 1 indica che il progetto è sotto budget, mentre un CPI inferiore a 1 indica che il progetto è fuori budget.
• Indice di performance della schedulazione (SPI): Un altro KPI di gestione del progetto è l’SPI. Misura l’efficienza del team di progetto nel completare le attività secondo il calendario del progetto. Un SPI superiore a 1 indica che il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia, mentre un SPI inferiore a 1 indica che il progetto è in ritardo.
• Varianza di programma (SV): Misura la differenza tra le ore di lavoro pianificate e le ore di lavoro effettivamente completate in un momento specifico. Una SV positiva indica che il progetto è in anticipo sulla tabella di marcia, mentre una SV negativa indica che il progetto è in ritardo.
• Varianza (BV): Misura la differenza tra il budget pianificato e quello effettivamente speso in un momento specifico. Un BV positivo indica che il progetto è sotto budget, mentre un BV negativo indica che il progetto è fuori budget.
• Valore pianificato (PV): È il budget pianificato per il completamento di un’attività o di una serie di attività del progetto. Il PV viene utilizzato per misurare l’avanzamento di un progetto rispetto al programma pianificato.
• Costo effettivo (AC): È il costo effettivo sostenuto per completare un’attività o un insieme di attività del progetto. AC è utilizzato per misurare il costo effettivo di un progetto rispetto al budget pianificato.
• Capacità delle risorse: Misura la disponibilità delle risorse (ad esempio, membri del team, attrezzature) necessarie per completare le attività del progetto. Soddisfazione del cliente: Misura il grado di soddisfazione del cliente rispetto ai risultati del progetto. Spesso viene misurata attraverso sondaggi o altri meccanismi di feedback.

È importante che i project manager selezionino con cura i KPI da utilizzare per misurare le prestazioni del progetto, poiché un numero eccessivo di KPI o un numero irrilevante di KPI possono generare confusione e diluire l’attenzione sugli aspetti importanti del progetto. Una volta selezionati i KPI, i project manager devono stabilire un processo per la raccolta e il reporting dei dati su base regolare e comunicare i progressi e gli aggiornamenti sullo stato agli stakeholder.

Monitoraggio e adattamento

Il monitoraggio delle prestazioni del progetto è un processo continuo che prevede la misurazione e l’analisi regolare dei KPI e il loro confronto con gli obiettivi del progetto. Questo aiuta i project manager a identificare i potenziali problemi e a intraprendere azioni correttive per mantenere il progetto in carreggiata. I project manager devono anche rivedere regolarmente i KPI per garantire che rimangano pertinenti e allineati con gli obiettivi del progetto.

Inoltre, i project manager devono essere pronti ad adattare i KPI e l’approccio alla gestione del progetto, se necessario, in base alle modifiche dell’ambito del progetto, del budget, delle tempistiche o di altri fattori. Per esempio, se un progetto sta richiedendo più tempo del previsto, i project manager potrebbero dover rivedere la tempistica del progetto o adattare i KPI per riflettere la nuova tempistica. Allo stesso modo, se il budget del progetto cambia, i project manager potrebbero dover adeguare i KPI per riflettere il nuovo budget.

Conclusione

L’identificazione dei giusti KPI per la gestione del progetto è fondamentale per misurare e tracciare le prestazioni del progetto e per garantire il suo completamento con successo. Nella scelta dei KPI, i project manager devono considerare attentamente gli obiettivi del progetto, le esigenze degli stakeholder, la disponibilità dei dati, i benchmark e le best practice del settore. Una volta selezionati i KPI, i project manager devono stabilire un processo per la raccolta e il reporting dei dati e monitorare regolarmente le prestazioni del progetto, adattando i KPI e l’approccio alla gestione del progetto secondo le necessità.