Her er et par måder at holde dine omkostninger til kontingentarbejdere under kontrol på:
1. Definer arbejdets omfang på forhånd
Når du ansætter en kontingentmedarbejder, er det vigtigt at have en klar forståelse af det arbejde, der skal udføres. Dette vil hjælpe dig med at undgå scope creep, hvor arbejdets omfang udvides ud over den oprindelige aftale. Scope creep resulterer i højere omkostninger og kan ofte undgås ved at definere arbejdet på forhånd.
Hvis du vil undgå “scope creep”, skal du definere arbejdet så detaljeret som muligt på forhånd. Dette omfatter angivelse af leverancer, tidsfrister og andre forventninger. På den måde kan du sikre, at arbejdet holder sig inden for det oprindelige omfang og ikke ender med at koste mere end forventet.
2. Fastsæt et realistisk budget
Før du ansætter en kontingentmedarbejder, skal du fastsætte et realistisk budget for projektet. På den måde undgår du at undervurdere, hvad du skal bruge, og give indtryk af, at du er billig.
For at fastsætte et realistisk budget skal du undersøge de gældende priser for den type arbejde, du har brug for at få udført. Det vil give dig et godt udgangspunkt for at forhandle med kontingentarbejdere. Når du har en idé om, hvad du har råd til at betale, skal du sørge for at opbygge en buffer til uforudsete udgifter. Sørg for at medregne omkostningerne til arbejdstagerens tid samt eventuelle andre tilknyttede omkostninger som f.eks. materialer eller rejser.
Hvis du ikke er sikker på, hvad et realistisk budget er, kan du indhente tilbud fra flere leverandører. Det vil give dig en idé om den gældende pris for den type arbejde, du har brug for at få udført. Når du har en idé om prisen, kan du fastsætte et realistisk budget, som ikke vil sprænge banken.
3. Brug et bureau
Når du leder efter kontingentarbejdere, kan du overveje at bruge et bureau. Bureauer kan hjælpe dig med at finde kvalificerede medarbejdere til en lavere pris, end hvis du skulle ansætte dem direkte. Det skyldes, at bureauer ofte har allerede eksisterende relationer med arbejdstagerne og ofte kan få rabatter.
Desuden kan bureauerne håndtere det administrative arbejde i forbindelse med ansættelse af arbejdstagere. Dette omfatter gennemførelse af samtaler, baggrundskontrol og introduktion af nyansatte. Ved at bruge et bureau kan du opnå besparelser i ansættelsesprocessen.
4. Forhandle priser
Når du ansætter en kontingentarbejder, skal du sørge for at forhandle om prisen. Dette er især vigtigt, hvis du samarbejder med et bureau, da de måske har allerede eksisterende relationer med arbejdstagerne og ofte kan få rabatter.
For at få den bedst mulige pris skal du sørge for at sammenligne priserne fra flere leverandører. Det vil give dig forhandlingsstyrke, når du skal fastsætte prisen. Sørg desuden for at forstå, hvad der er inkluderet i prisen. Nogle arbejdere kan f.eks. kræve en højere pris, hvis de forventes at levere deres egne materialer.
Ved at forstå, hvad der er inkluderet i prisen, kan du sikre dig, at du ikke betaler for meget for arbejdet. Husk på det niveau af færdigheder og erfaring, der kræves for arbejdet, da dette vil påvirke prisen.
5. Styr forventningerne
Når du arbejder med en kontingentmedarbejder, er det vigtigt at håndtere forventningerne. Dette omfatter fastsættelse af klare tidsfrister og leverancer. Det er også vigtigt at kommunikere dine forventninger til arbejdet. Ved at gøre dette kan du undgå misforståelser, der kan føre til omfangsforringelse og højere omkostninger.
Derudover skal du sørge for at styre dit teams forventninger. Lad dem vide, at du arbejder med en kontingentmedarbejder, og at arbejdet måske ikke bliver udført med det samme, eller at det vil medføre ekstra omkostninger. På den måde undgår du frustrationer og urealistiske forventninger.
6. Få det på skrift
Når du arbejder med en kontingentmedarbejder, skal du sørge for at få alt på skrift. Dette omfatter arbejdets omfang, prisen og eventuelle andre forventninger. Ved at gøre dette kan du undgå skjulte omkostninger og misforståelser, der kan føre til omfangsforøgelse og højere omkostninger.
Ud over at få arbejdets omfang på skrift skal du sørge for at få en underskrevet kontrakt. Dette vil beskytte dig i tilfælde af, at arbejdet ikke bliver udført som forventet. Kontrakten bør beskrive forventningerne til arbejdet og konsekvenserne, hvis disse forventninger ikke opfyldes.
7. Gennemgå arbejdet
Når arbejdet er færdigt, skal du sørge for at gennemgå det. Dette vil hjælpe dig med at sikre, at arbejdet lever op til dine forventninger. Hvis arbejdet ikke lever op til kravene, skal du sørge for at kommunikere dette til vikaren. Ved at gøre dette kan du undgå at betale for arbejde, som du ikke er tilfreds med.
Ud over at gennemgå arbejdet skal du sørge for at få feedback fra dit team. Det vil hjælpe dig med at sikre, at arbejdet lever op til deres forventninger. Hvis arbejdet ikke lever op til kravene, skal du sørge for at kommunikere dette til vikaren. På den måde kan du undgå at betale for arbejde, som dit team ikke er tilfreds med.
8. Foretag betalinger til tiden
Når du arbejder med en kontingentarbejder, skal du sørge for at betale til tiden. Dette vil være med til at opbygge et godt forhold til arbejdstageren og sikre, at de er mere tilbøjelige til at arbejde med dig i fremtiden. Desuden vil rettidige betalinger hjælpe dig med at undgå forsinkelsesgebyrer og renteudgifter.
For at sikre, at du altid betaler til tiden, kan du overveje at oprette automatiske betalinger. På den måde kan du sikre, at betalingerne altid foretages til tiden, uden at du selv skal huske at gøre det.
9. Tilbyd fordele
Fordele lyder måske som noget, der er forbeholdt fastansatte, men de kan være med til at tiltrække og fastholde gode medarbejdere. Desuden kan tilbud om fordele hjælpe dig med at opbygge et godt forhold til vikarerne. Ved at gøre dette kan du sikre, at de er mere tilbøjelige til at arbejde med dig i fremtiden.
Fordele til midlertidige medarbejdere, som du måske kan overveje at tilbyde, omfatter sygeforsikring, pensionsopsparingsplaner og betalt fritid. Husk på, at omkostningerne ved fordele varierer afhængigt af typen af fordel og antallet af medarbejdere, du har.
10. Vær forberedt på udskiftning
Det er mere sandsynligt, at vikarer skifter job end traditionelle medarbejdere. På grund af dette er det vigtigt at være forberedt på udskiftning. Dette omfatter at have en plan på plads for dine ansættende ledere til at finde og uddanne nye medarbejdere.
Sørg desuden for at opbygge relationer med flere kontingentarbejdere. På den måde har du altid nogen at henvende dig til, når du har brug for at få udført arbejde. På den måde undgår du besværet og udgifterne ved at skulle finde en ny medarbejder, hver gang en af dem forlader dig.
Sidste overvejelser
Ved at følge disse tips kan du effektivt administrere din midlertidige arbejdsstyrke og holde omkostningerne under kontrol. På den måde kan du sikre, at din virksomhed har de medarbejdere, den har brug for, for at den kan få succes.
