Hur man skriver en arbetsbeskrivning

När du startar ett projekt och tar in externa IT-experter är den första stora uppgiften att skriva ett dokument om arbetets omfattning (SOW).

Detta dokument är spelboken för hela projektet. Det anger förväntningar, definierar projektets gränser och skapar en tydlig förståelse mellan din organisation och konsulterna.

Låt oss gå igenom hur du skapar en arbetsbeskrivning som är tydlig, grundlig och redo att vägleda ditt projekt till framgång.

Steg 1: Börja med en projektöversikt

När du utarbetar din arbetsbeskrivning är det första du ska göra att lägga ut projektöversikt. I den här delen ska du tydligt ange projektets namn, vilka som är inblandade och de viktigaste målen som du strävar efter att uppnå.

Det är viktigt att vara kortfattad men ändå noggrann, så att alla, från projektledare till IT-konsulter, förstår projektets huvudmål.

Den här översikten fungerar som grunden för ditt SOW-dokument och anger tonen för den detaljerade planering och det utförande som kommer att följa.

Steg 2: Fastställ specifika projektmål

Projektmål bör vara tydliga och detaljerade. Du vill ha projektmål som du kan bocka av på en lista, som är meningsfulla för ditt företag och som har en tidsfrist.

På så sätt kan externa IT-konsulter se vad de behöver uppnå, mäta sina framsteg och hålla fokus på att leverera resultat som är viktiga för dig.

Steg 3: Beskriv projektets leverabler

När du kommer till delen om projektleveranser måste du vara tydlig som en klocka. Ange exakt vad du förväntar dig att IT-konsulterna ska göra. Så här kan du bryta ner det:

• Programvaruutveckling: Om projektet går ut på att skapa en ny programvarufunktion ska du beskriva vad funktionen ska göra och hur den ska fungera. Nämn de programmeringsspråk och tekniker som behöver användas.
• Testning: Förklara vilken typ av testning som krävs. Du kan till exempel behöva enhetstestning, systemtestning och användaracceptanstestning.
• Dokumentation: Ange att du behöver omfattande dokumentation för funktionen, inklusive hur du installerar den, hur du använder den och felsöker vanliga problem.
• Datum: Ange tydliga datum för varje leverans. Om den nya funktionen måste vara klar för testning vid ett visst datum ska du klargöra detta.

Denna detaljnivå håller alla på samma sida och hjälper till att undvika missförstånd om vad som ingår i projektets omfattning.

Det hjälper också till att förhindra scope creep, vilket är när projektet börjar bli större än vad som ursprungligen planerades, vilket ofta leder till förseningar och extra kostnader.

Steg 4: Skissera projektets tidsplan

Att skapa en projektplan är ett sätt att hålla reda på vad som behöver hända och när.

Så här skapar du en tidslinje på ett effektivt sätt:

• Lista projektets milstolpar: Identifiera de viktigaste faserna i ditt projekt. För ett IT-projekt kan detta inkludera slutförandet av designfasen, slutet av kodningsperioden, testrundor och den slutliga implementeringen.
• Sätt tydliga deadlines: Ange ett specifikt datum för varje milstolpe. Detta hjälper alla, från projektledare till IT-konsulter, att hålla fokus och arbeta mot en gemensam deadline.
• Definiera beroenden: Se till att notera vilka uppgifter som är beroende av andra innan de kan påbörjas. Detta underlättar planeringen av aktivitetssekvensen och säkerställer att projektet flyter på smidigt utan förseningar.

Steg 5: Specificera metoder för projektledning

Det är viktigt att specificera projektledningsmetoder metoder i arbetsområdet eftersom det säkerställer att alla använder samma spelbok.

Det hjälper till att hålla projektet på rätt spår, ser till att kommunikationen är tydlig och att projektet hanteras på ett sätt som passar det arbete som utförs.

Dessutom innebär det att rätt mjukvaruverktyg finns på plats för att stödja dessa metoder. På så sätt är det mer sannolikt att projektet slutförs i tid, inom budget och med den kvalitet som förväntas.

I det här avsnittet av dokumentet bör du ha följande:

• Metodik: Ange tydligt om du följer Agile, Scrum, Waterfall eller något annat ramverk för projektledning. På så sätt får konsulterna veta vilka processer och principer som kommer att vägleda projektets genomförande.
• Programvara för projektledning: Lista de verktyg som kommer att användas för projektspårning och samarbete. Om du använder JIRA för problem- och projektspårning, Trello för att organisera uppgifter på en Kanban-tavla eller Asana för arbetsflödeshantering ska du ange detta. Det hjälper alla att förstå var och hur de ska kommunicera om projektet.
• Integration: Förklara hur dessa metoder och verktyg kommer att integreras i dina nuvarande system. Detta säkerställer att konsulterna kan anpassa sitt arbete till er verksamhet redan från början.
• Utbildning: Om det finns ett behov av utbildning i dessa metoder eller verktyg ska du nämna det. Detta kan vara avgörande för konsulter som kanske inte är bekanta med er specifika organisation.

Steg 6: Inkludera betalningsvillkor och tidsplan

När du fastställer arbetets omfattning måste du ange när IT-konsulterna ska få betalt, hur mycket och vad som måste hända för att de ska få sin betalning.

Med betalningsvillkor vet alla vad de kan förvänta sig finansiellt, vilket bidrar till att undvika problem och håller projektet på rätt spår.

Du kommer att behöva täcka:

• Milstolpar för betalning: Lista de specifika punkter i projektet då betalningar kommer att göras. Till exempel efter att den inledande systemanalysen har slutförts eller när en viss fas i projektet har slutförts.
• Projektkostnad: Ange tydligt den totala kostnaden för projektet. Om projektet faktureras per timme eller har rörliga kostnader, förklara hur dessa kommer att beräknas och rapporteras.
• Finansiella arrangemang: Om det finns några andra kostnader eller finansiella detaljer som förseningsavgifter, förskottsbetalningar eller utgifter, bör dessa inkluderas här.

Steg 7: Ta upp projektspecifika detaljer och intressenternas roller

I det här avsnittet ska du beskriva de specifika ansvarsområdena för de inblandade intressenterna, projektteamet, projektledaren och IT-konsulterna.

Det är viktigt att beskriva rollerna för alla inblandade parter för att säkerställa att alla är på samma sida.

Genom att beskriva roller och ansvarsområden hålls projektet organiserat. .

Det hjälper till att se till att uppgifter inte dupliceras och att alla vet vem de ska vända sig till med frågor eller uppdateringar, vilket kan spara tid och förhindra missförstånd.

Steg 8: Avsluta med krav på underskrift

SOW:n bör avslutas med ett avsnitt för företagsrepresentantens underskrift, vilket gör den till ett juridiskt bindande avtal.

Detta formaliserar överenskommelsen och åtagandet att genomföra projektet enligt beskrivningen.

Slutsats

Om du ser till att din arbetsbeskrivning innehåller tydliga projektmål, en detaljerad lista över vad som behöver göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart så har du alla förutsättningar för att projektet ska bli framgångsrikt. Håll fokus och undvik att lägga till för mycket som inte behövs, så får du en solid plan som alla inblandade kan följa. På så sätt är det mer sannolikt att ditt projekt blir klart i tid och uppfyller alla dina förväntningar, eftersom dina IT-konsulter vet exakt vad de ska göra.