Sådan skriver du et arbejdsomfang

Når du starter et projekt og inddrager eksterne IT-eksperter, er den første store opgave at skrive et arbejdsomfangsdokument (SOW).

Dette dokument er drejebogen for hele projektet. Det sætter forventninger, definerer projektets grænser og etablerer en klar forståelse mellem din organisation og konsulenterne.

Lad os se nærmere på, hvordan du opbygger et arbejdsomfang, der er klart, grundigt og klar til at guide dit projekt til succes.

Trin 1: Begynd med et projektoverblik

Når du udarbejder dit arbejdsomfang, er det første, du skal gøre, at lægge projektoversigten. Denne del skal tydeligt angive projektets navn, beskrive, hvem der er involveret, og skitsere de vigtigste mål, du sigter mod at opnå.

Det er vigtigt at være kortfattet, men grundig, og sikre, at alle, fra projektledere til it-konsulenter, forstår projektets vigtigste mål.

Dette overblik fungerer som fundamentet i dit SOW-dokument og sætter tonen for den detaljerede planlægning og udførelse, der følger.

Trin 2: Sæt specifikke projektmål

Projektmålbør være klare og detaljerede. Du vil have projektmål, som du kan krydse af på en liste, som giver mening for din virksomhed, og som har en deadline.

På den måde kan eksterne IT-konsulenter se, hvad de skal opnå, måle deres fremskridt og holde fokus på at levere resultater, der betyder noget for dig.

Trin 3: Beskriv projektets leverancer

Når du kommer til den del, der handler om projektets leverancer, skal du være klar som en klokke. Fortæl præcis, hvad du forventer, at it-konsulenterne skal gøre. Her er, hvordan du kan dele det op:

• Softwareudvikling: Hvis projektet indebærer at skabe en ny softwarefunktion, skal du beskrive, hvad funktionen skal gøre, og hvordan den skal fungere. Nævn de programmeringssprog og teknologier, der skal bruges.
• Testning: Forklar, hvilken slags testning der er behov for. Du kan f.eks. få brug for unit-test, systemtest og brugeraccepttest.
• Dokumentation: Angiv, at du har brug for omfattende dokumentation for funktionen, herunder hvordan man installerer den, hvordan man bruger den og fejlfinding af almindelige problemer.
• Deadlines: Sæt klare deadlines for hver leverance. Hvis den nye funktion skal være klar til test inden en bestemt dato, så gør det klart.

Denne detaljeringsgrad holder alle på samme side og hjælper med at undgå misforståelser om, hvad der er inkluderet i projektets omfang.

Det hjælper også med at forhindre scope creep, som er, når projektet begynder at blive større end oprindeligt planlagt, hvilket ofte fører til forsinkelser og ekstra omkostninger.

Trin 4: Skitsering af projektplanen

At lave en projektplan er en måde at holde styr på, hvad der skal ske og hvornår.

Her kan du se, hvordan du laver en effektiv tidsplan:

• List projektets milepæle: Identificer de vigtigste faser i dit projekt. For et IT-projekt kan dette omfatte afslutningen af designfasen, slutningen af kodningsperioden, testrunder og den endelige implementering.
• Sæt klare deadlines: Tildel hver milepæl en specifik dato. Det hjælper alle fra projektledere til it-konsulenter med at holde fokus og arbejde hen imod en fælles deadline.
• Definer afhængigheder: Sørg for at notere, hvilke opgaver der afhænger af andre, før de kan starte. Det hjælper med at planlægge rækkefølgen af aktiviteter og sikrer, at projektet forløber gnidningsfrit uden forsinkelser.

Trin 5: Specificer projektstyringsmetoder

Det er vigtigt at specificere projektledelses metoder i arbejdsomfanget, fordi det sikrer, at alle bruger den samme drejebog.

Det hjælper med at holde projektet på sporet, sikrer, at kommunikationen er klar, og at projektet styres på en måde, der passer til det arbejde, der udføres.

Desuden betyder det, at de rigtige softwareværktøjer er på plads til at understøtte disse metoder. På den måde er der større sandsynlighed for, at projektet afsluttes til tiden, inden for budgettet og i den forventede kvalitet.

I dette afsnit af dokumentet skal du have følgende:

• Metodologi: Angiv tydeligt, om du følger Agile, Scrum, Waterfall eller en anden projektstyringsramme. Det lader konsulenterne vide, hvilke processer og principper der vil styre projektets udførelse.
• Projektstyringssoftware: Angiv de værktøjer, der skal bruges til projektsporing og samarbejde. Hvis du bruger JIRA til problem- og projektsporing, Trello til at organisere opgaver på en Kanban-tavle eller Asana til workflow-styring, skal du angive dette. Det hjælper alle med at forstå, hvor og hvordan de skal kommunikere om projektet.
• Integration: Forklar, hvordan disse metoder og værktøjer vil blive integreret i dine nuværende systemer. Det sikrer, at konsulenterne kan tilpasse deres arbejde til jeres drift fra starten.
• Træning: Hvis der er behov for træning i disse metoder eller værktøjer, så nævn det. Det kan være afgørende for konsulenter, der måske ikke er fortrolige med jeres specifikke setup.

Trin 6: Inkluder betalingsbetingelser og -plan

Når du opstiller dit arbejdsområde, skal du beskrive, hvornår IT-konsulenterne bliver betalt, hvor meget, og hvad der skal ske, for at de kan modtage deres betaling.

At fastsætte betalingsbetingelser sikrer, at alle ved, hvad de kan forvente økonomisk, hvilket hjælper med at undgå problemer og holder projektet på sporet.

Du bliver nødt til at dække:

• Milepæle for betaling: Angiv de specifikke punkter i projektet, hvor betalingerne vil blive foretaget. For eksempel efter afslutningen af den indledende systemanalyse, eller når en bestemt fase af projektet er afsluttet.
• Projektomkostninger: Angiv klart de samlede omkostninger for projektet. Hvis projektet faktureres på timebasis eller har variable omkostninger, skal du forklare, hvordan disse beregnes og rapporteres.
• Finansielle ordninger: Hvis der er andre omkostninger eller finansielle detaljer, som f.eks. gebyrer for sen betaling, forskud eller udgifter, skal de inkluderes her.

Trin 7: Adressér projektets detaljer og interessenternes roller

Dette afsnit skal beskrive de specifikke ansvarsområder for de involverede interessenter, projektteamet, projektlederen og IT-konsulenterne.

Det er vigtigt at skitsere rollerne for alle involverede parter for at sikre, at alle er på samme side.

At skitsere roller og ansvarsområder holder projektet organiseret.

Det hjælper med at sikre, at opgaver ikke duplikeres, og at alle ved, hvem de skal gå til med spørgsmål eller opdateringer, hvilket kan spare tid og forhindre forvekslinger.

Trin 8: Afslut med krav til underskrift

SOW’en bør afsluttes med et afsnit til underskrift fra virksomhedens repræsentant, så det bliver en juridisk bindende kontrakt.

Dette formaliserer aftalen og forpligtelsen til projektdetaljerne som skitseret.

Konklusion

Sammenfattende kan man sige, at hvis du sørger for, at dit arbejdsområde omfatter klare projektmål, en detaljeret liste over, hvad der skal gøres, hvem der skal gøre det, og hvornår det skal gøres, så er der lagt op til et vellykket projekt. Hold fokus, undgå at tilføje for meget, der ikke er nødvendigt, og du vil have en solid plan, som alle involverede kan følge. På den måde er der større sandsynlighed for, at dit projekt bliver færdigt til tiden og lever op til alle dine forventninger, og at dine it-konsulenter ved præcis, hvad de skal gøre.