Hvordan skrive et arbeidsomfang

Når du setter i gang et prosjekt og henter inn eksterne IT-eksperter, er den første store oppgaven å skrive et arbeidsomfangsdokument (SOW).

Dette dokumentet er en dreiebok for hele prosjektet. Det setter forventninger, definerer prosjektets grenser og etablerer en klar forståelse mellom organisasjonen din og konsulentene.

La oss se nærmere på hvordan du utarbeider en tydelig og grundig arbeidsbeskrivelse som er klar til å lede prosjektet til suksess.

Trinn 1: Begynn med en prosjektoversikt

Når du utarbeider arbeidsomfanget, er det første du må gjøre å lage en prosjektoversikt. Denne delen bør tydelig angi prosjektets navn, hvem som er involvert, og skissere hovedmålene du ønsker å oppnå..

Det er viktig å være kortfattet, men grundig, slik at alle, fra prosjektledere til IT-konsulenter, forstår prosjektets hovedmål.

Denne oversikten fungerer som grunnlaget for SOW-dokumentet og setter tonen for den detaljerte planleggingen og gjennomføringen som følger.

Trinn 2: Fastsett spesifikke prosjektmål

Prosjektmålene bør være tydelige og detaljerte. Du vil ha prosjektmål som du kan krysse av på en liste, som gir mening for virksomheten din, og som har en tidsfrist..

På denne måten kan eksterne IT-konsulenter se hva de skal oppnå, måle fremdriften og holde fokus på å levere resultater som betyr noe for deg.

Trinn 3: Beskriv prosjektleveransene i detalj

Når du kommer til delen om prosjektleveranser, må du være tydelig som bare det. Si nøyaktig hva du forventer at IT-konsulentene skal gjøre. Slik kan du dele det opp:

• Programvareutvikling: Hvis prosjektet omfatter utvikling av en ny programvarefunksjon, må du beskrive hva funksjonen skal gjøre og hvordan den skal fungere. Oppgi hvilke programmeringsspråk og teknologier som skal brukes.
• Testing: Forklar hva slags testing som er nødvendig. Det kan for eksempel være nødvendig med enhetstesting, systemtesting og brukerakseptansetesting.
• Dokumentasjon: Spesifiser at du trenger omfattende dokumentasjon for funksjonen, inkludert hvordan du installerer den, hvordan du bruker den, og hvordan du feilsøker vanlige problemer.
• Frister: Sett klare tidsfrister for hver leveranse. Hvis den nye funksjonen må være klar til testing innen en bestemt dato, bør du gjøre dette klart.

Dette detaljnivået gjør at alle er på samme side og bidrar til å unngå misforståelser om hva som er inkludert i prosjektets omfang.

Det bidrar også til å forhindre “scope creep”, som er når prosjektet begynner å bli større enn opprinnelig planlagt, noe som ofte fører til forsinkelser og ekstra kostnader.

Trinn 4: Skissere prosjektplanen

En prosjektplan er en måte å holde oversikt over hva som skal skje og når.

Slik lager du en effektiv tidsplan:

• List opp prosjektets milepæler: Identifiser de viktigste fasene i prosjektet. For et IT-prosjekt kan dette omfatte fullføring av designfasen, slutten av kodingsperioden, testrunder og den endelige implementeringen.
• Sett klare tidsfrister: Sett en spesifikk dato for hver milepæl. Dette hjelper alle, fra prosjektledere til IT-konsulenter, med å holde fokus og jobbe mot en felles deadline.
• Definér avhengigheter: Sørg for å notere hvilke oppgaver som avhenger av andre før de kan settes i gang. Dette hjelper deg med å planlegge rekkefølgen på aktivitetene og sikrer at prosjektet flyter uten forsinkelser.

Trinn 5: Spesifiser prosjektstyringsmetoder

Det er viktig å spesifisere prosjektstyrings metodikker i arbeidsomfanget fordi det sikrer at alle bruker den samme dreieboken.

Det bidrar til å holde prosjektet på sporet, sørger for at kommunikasjonen er tydelig og at prosjektet styres på en måte som passer til arbeidet som gjøres.

I tillegg betyr det at de riktige programvareverktøyene er på plass for å støtte disse metodene. På denne måten er det større sannsynlighet for at prosjektet blir ferdig i tide, innenfor budsjettrammen og med forventet kvalitet.

I denne delen av dokumentet bør du ha følgende:

• Metodikk: Angi tydelig om du følger Agile, Scrum, Waterfall eller et annet rammeverk for prosjektledelse. Dette gjør det mulig for konsulentene å vite hvilke prosesser og prinsipper som vil styre prosjektgjennomføringen.
• Programvare for prosjektstyring: Oppgi hvilke verktøy som skal brukes til prosjektsporing og samarbeid. Hvis du bruker JIRA til problem- og prosjektsporing, Trello til å organisere oppgaver på en Kanban-tavle eller Asana til arbeidsflytstyring, bør du spesifisere dette. Det hjelper alle med å forstå hvor og hvordan de skal kommunisere om prosjektet.
• Integrering: Forklar hvordan disse metodene og verktøyene skal integreres i de eksisterende systemene. Dette sikrer at konsulentene kan tilpasse arbeidet sitt til virksomheten din helt fra starten av.
• Opplæring: Hvis det er behov for opplæring i disse metodene eller verktøyene, bør du nevne det. Dette kan være avgjørende for konsulenter som kanskje ikke er kjent med ditt spesifikke oppsett.

Trinn 6: Ta med betalingsbetingelser og tidsplan

Når du setter opp arbeidsomfanget, må du angi når IT-konsulentene skal få betalt, hvor mye og hva som må skje for at de skal få betalt.

Ved å fastsette betalingsbetingelser sikrer du at alle vet hva de kan forvente økonomisk, noe som bidrar til å unngå problemer og holder prosjektet på sporet..

Du må dekke følgende:

• Milepæler for betaling: Oppgi de spesifikke punktene i prosjektet hvor betalingene skal skje. For eksempel etter at den innledende systemanalysen er fullført, eller når en bestemt fase av prosjektet er fullført.
• Prosjektkostnad: Oppgi tydelig den totale kostnaden for prosjektet. Hvis prosjektet faktureres på timebasis eller har variable kostnader, forklar hvordan disse vil bli beregnet og rapportert.
• Finansielle ordninger: Hvis det er andre kostnader eller finansielle detaljer, for eksempel gebyrer for sen betaling, forskuddsbetaling eller utgifter, bør disse inkluderes her.

Trinn 7: Ta for deg prosjektspesifikasjoner og interessentenes roller

I denne delen bør du beskrive det spesifikke ansvaret til de involverte aktørene, prosjektteamet, prosjektlederen og IT-konsulentene.

Det er viktig å skissere rollene til alle involverte parter for å sikre at alle er enige.

En oversikt over roller og ansvarsområder holder prosjektet organisert.

Det bidrar til å sikre at oppgaver ikke dupliseres, og at alle vet hvem de skal henvende seg til med spørsmål eller oppdateringer, noe som kan spare tid og forhindre sammenblandinger.

Trinn 8: Avslutt med krav til underskrift

Leverandøravtalen bør avsluttes med et avsnitt der representanten for virksomheten skal signere, slik at den blir en juridisk bindende kontrakt.

Dette formaliserer avtalen og forpliktelsen til å følge prosjektdetaljene slik de er beskrevet.

Sluttord

Som en oppsummering kan vi si at hvis du sørger for at arbeidsomfanget inneholder klare prosjektmål, en detaljert liste over hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres, har du alle forutsetninger for å lykkes med prosjektet. Hold fokus, unngå å legge til for mye som ikke er nødvendig, så får du en solid plan som alle involverte kan følge. På denne måten er det større sjanse for at prosjektet blir ferdig i tide og innfrir forventningene dine, og IT-konsulentene dine vet nøyaktig hva de skal gjøre.