Työntekijät kyllästyneet jatkuviin muutoksiin? Näin voit torjua muutosväsymystä.

Muutos on jatkuvaa, eikä tämä päde missään niin hyvin kuin liike-elämässä. Se pätee erityisesti nopeiden digitaalisten muutosten aikana. Yritysten, jotka pyrkivät säilyttämään kilpailukykynsä, on sopeuduttava jatkuvasti.

Jatkuva muutos voi kuitenkin joskus ahdistaa työntekijät. Tämä ylivoimainen tunne johtaa usein niin sanottuun muutosväsymykseen.

Harvard Business School määrittelee muutosväsymyksen “yleiseksi apatian tai passiivisen resignaation tunteeksi organisaation muutoksia kohtaan”. Se on yhtä paha kuin miltä se kuulostaa. Muutosväsymys voi johtaa siihen, että tiimi ei työskentele hyvin yhdessä, reagoi kielteisesti uusiin muutoksiin ja vastustaa uusia toimintatapoja..

Muutosväsymyksen alkamisen ymmärtäminen

Muutosväsymys alkaa usein puhjeta, kun työntekijät kokevat, että he ovat jatkuvasti muuttuvan kurssin tilassa ilman selvää loppua näkyvissä.

Kun monta muutosta tapahtuu samanaikaisesti tai heti peräkkäin, se voi tuntua erityisen ylivoimaiselta ja intensiiviseltä.Kun monta muutosta tapahtuu samanaikaisesti tai heti peräkkäin, se voi tuntua erityisen ylivoimaiselta ja intensiiviseltä.

Muutosväsymyksessä ei ole kyse vain muutosten määrästä vaan myös siitä, miten näitä muutoksia hallitaan. Jos aloitteita aloitetaan usein ja lopetetaan sitten ilman selkeitä perusteluja tai viestintää, se voi luoda epäluottamusta johtoa kohtaan ja turvattomuuden tunteita. Tämä voi pahentaa muutosväsymystä entisestään.

Kun asiat muuttuvat työssä, työntekijöiden voi olla vaikea sopeutua. Tämä voi vähentää heidän tuottavuuttaan ja sitoutumistaan työhönsä.

Muutosväsymystä aiheuttavat olosuhteet

• Moninkertaisten muutosten jatkuva virta: Jos organisaatio toteuttaa jatkuvasti muutoksia, työntekijöiden voi olla vaikea pysyä mukana. Tässä muutamia esimerkkejä:
  • Teknologiayritys ottaa käyttöön uusia prosesseja ja ohjelmistojärjestelmiä joka vuosineljännes antamatta työntekijöille riittävästi aikaa sopeutua, mikä johtaa hämmennykseen ja väsymykseen.
  • Hoito-organisaatio ottaa samanaikaisesti käyttöön uusia säännösten noudattamista koskevia määräyksiä ja organisatorisia uudelleenjärjestelyjä, mikä saa henkilöstön tuntemaan olonsa ylivoimaiseksi.
• Yllättävät ja suunnittelemattomat muutokset: Joskus muutokset tulevat yllättäen, ilman minkäänlaista suunnittelua tai varoitusta. Tämä voi todella hämmentää työntekijöitä ja aiheuttaa stressiä ja hämmennystä.

• Puutteellisesti johdetut muutosaloitteet: Kun työssä tapahtuu muutoksia, eikä ihmisille kerrota selkeästi, mistä on kyse, se voi väsyttää ja turhauttaa työntekijät kaikkiin muutoksiin.

  Ja kun he ovat väsyneitä muutoksiin, he työskentelevät tehottomammin tai vastustavat niitä Tulos? 70% organisaatiomuutoksista epäonnistuu.

• Strategisen vision puute: Työntekijät saattavat menettää motivaationsa, jos he eivät ymmärrä, miksi muutoksia tehdään ja miten ne liittyvät yrityksen yleisiin tavoitteisiin.

  Tiimin prioriteettien muuttaminen selittämättä, miksi ne ovat tärkeitä, johtaa tiimin yhteenkuuluvuuden heikkouteen.

• Taloudelliset ja ulkoiset tekijät: Toisinaan muutos pakotetaan yritykseen ulkoisten olosuhteiden vuoksi. Vuoden 2008 taloudellisen taantuman aikana monet yritykset joutuivat toteuttamaan nopeita organisaatiomuutoksia.

  Näiden muutosten vauhti ja luonne johtivat siihen, että stressiin liittyvien terveysongelmien raportoitiin lisääntyneen työntekijöiden keskuudessa.

Muutosväsymyksen vaikutukset

Muutosväsymys voi todella rasittaa yrityksen eri osa-alueita, kuten sitä, miten hyvin ihmiset työskentelevät ja miten tyytyväisiä he tuntevat olevansa työssään.

• Tuottavuuden lasku: Jos asiat muuttuvat koko ajan ilman riittävää apua tai koulutusta, ihmiset menevät sekaisin ja tekevät virheitä. He eivät saa yhtä paljon aikaan, koska yrittävät selvittää uusia tapoja tehdä asioita.
• Tiimit eivät ehkä toimi hyvin yhdessä: Jos ihmiset eivät tiedä, mistä on kyse, he eivät ehkä luota toisiinsa yhtä paljon. Yhdessä työskentelystä tulee vaikeampaa.
• Ihmiset saattavat reagoida huonosti: Jos kaikki muuttuu koko ajan, ihmiset saattavat luopua yrittämisestä tai jopa alkaa vastustaa uusia ideoita.
• Terveys ja onnellisuus voivat kärsiä: Jos asiat muuttuvat jatkuvasti, se voi todella stressata ihmisiä. On jopa tutkimuksia, jotka osoittavat, että ihmiset, jotka tuntevat näin paljon, saattavat sairastua useammin tai tuntea itsensä loppuun palaneiksi.

Todennäköisiä strategioita muutosväsymyksen torjumiseksi

Muutosväsymyksen ehkäiseminen alkaa parhaiden muutosjohtamismallien ja -puitteiden omaksumisella. Seuraavassa on muutamia strategioita ja malleja, joita kannattaa harkita.

Pitäkää yllä luottamusta ja tiimin yhteenkuuluvuutta

Kun tiimin jäsenet luottavat toisiinsa ja työskentelevät hyvin yhdessä, he ovat avoimempia uusille ideoille ja muutoksille.

Tässä kerrotaan, miten voit saada sen tapahtumaan:

• Luottamuksen rakentaminen: Kaikkien on tiedettävä, että esimiehet huolehtivat heistä. Pomojen on siis kerrottava ihmisille, mitä on tekeillä ja miksi, ja oltava rehellisiä sen suhteen, mitä se merkitsee kaikille.
• Tiimin vahvistaminen: Jos kaikki tiimissä tulevat toimeen keskenään ja auttavat toisiaan, muutokset ovat vähemmän pelottavia. Tekemällä asioita, kuten tiimipelejä, työstämällä asioita yhdessä ja olemalla vain mukavia toisilleen, voit saada tiimin tuntemaan itsensä läheiseksi ja vahvaksi.
• Johda tukemalla: Jos olet uusi pomo, näytä ihmisille heti, että välität. Kerro heille, mitä ajattelet, tee, mitä lupaat, ja varmista, että jokainen tuntee olevansa tärkeä ja kuulluksi.

Käytä nudge-teoriaa

Nudge-teoria on käyttäytymistieteellinen käsite, joka voi olla todella hyödyllinen muutoksen hallinnassa. Se auttaa ehkäisemään muutosväsymystä, joka voi syntyä, kun muutokset ovat liian suuria tai tapahtuvat liian nopeasti.

Tässä on yksinkertaisempi selitys siitä, miten se toimii:

• Tehdään pieniä virityksiä: Nuppi-teorian pääidea on tehdä pieniä virityksiä, jotka ohjaavat ihmisiä käyttäytymään tietyllä tavalla. Sen sijaan, että tekisit suuria muutoksia kerralla (mikä voi olla ylivoimaista), voit siis tehdä pieniä muutoksia vähitellen.
• Anna ihmisten sopeutua hitaasti: Kun muutokset tehdään vähitellen, työntekijöille annetaan aikaa tottua kuhunkin muutokseen. Näin he voivat oppia uusia taitoja tai tottua uusiin toimintatapoihin askel kerrallaan. Se on paljon vähemmän järkyttävää kuin sopeutuminen suuriin muutoksiin kerralla.
• Jatka pienten muutosten tekemistä: Nudge-teoria toimii erityisen hyvin jatkuvasti muuttuvassa ympäristössä. Tekemällä pieniä, säännöllisiä muutoksia, voit pitää asiat liikkeessä eteenpäin ilman, että tiimisi on ylivoimainen.

Yksinkertaisesti sanottuna nudge-teoriassa on kyse siitä, että muutokset on helpompi niellä pilkkomalla ne pienempiin, helpommin hallittaviin osiin.

Kutsu tärkeimmät sidosryhmät mukaan

Jotta muutoksenhallintastrategia onnistuisi, keskeisten sidosryhmien mukaan ottaminen on ehdottoman tärkeää. Heidän sitoutumisensa ja tukensa voi vaikuttaa merkittävästi muutosaloitteiden tulokseen. Seuraavassa kerrotaan, miten saat sidosryhmät tehokkaasti sitoutettua:

1. Pitäkää säännöllisesti yhteyttä: Pidä sidosryhmät ajan tasalla muutosprosessin jokaisessa vaiheessa. Tähän kuuluu se, että kerrot heille, miksi muutosta tarvitaan, selität, miten se toteutetaan käytännössä, ja hahmotat, mitä tuloksia odotat. Sidosryhmät pysyvät sitoutuneina ja sitoutettuina muutosprosessiin, kun tiedotat niistä säännöllisesti.
2. Ota heidät mukaan prosessiin: On tärkeää, että sidosryhmät ovat mukana muutoksen suunnittelu- ja toteutusvaiheessa. Kun he ovat aktiivisesti mukana, se voi lisätä heidän omistajuuden tunnettaan ja sitoutumistaan muutosaloitteeseen.
3. Kuuntele heidän huolenaiheitaan: Pidä huoli siitä, että kuulet sidosryhmien mahdolliset huolenaiheet, ja ryhdy toimiin niiden käsittelemiseksi. Näin toimimalla voidaan vähentää vastarintaa ja lisätä heidän tukeaan muutokselle. On tärkeää muistaa, että muutoksen tehokas hallinta ei ole vain uusien prosessien tai strategioiden käyttöönottoa, vaan myös ihmisten huolien ja huolenaiheiden käsittelyä.

Hyödynnä hyväksi havaittuja muutoksenhallintamalleja

Tehokas muutosjohtaminen voi olla tehokas väline muutosväsymyksen torjunnassa.

Se auttaa työntekijöitä navigoimaan muutoksessa, sisäistämään uudet prosessit ja omaksumaan siirtymiä sen sijaan, että vastustaisivat niitä.

Prosessin ohjaamiseen on saatavilla erilaisia muutoksenhallintamalleja, joista jokainen tarjoaa ainutlaatuisia etuja.

Tässä keskitymme kahteen yleisimpään malliin: Lewinin muutosjohtamisen viitekehys ja ADKAR-muutosjohtamisen viitekehys.

Lewinin muutoksenhallintamalli

Tämä Kurt Lewinin kehittämä malli on yksi yksinkertaisimmista mutta tehokkaimmista saatavilla olevista muutoksenhallintamalleista. Siinä muutosprosessi jaetaan kolmeen vaiheeseen: sulatuksen purkaminen, siirtyminen ja uudelleen sulattaminen.

• Unfreezing: Tässä vaiheessa puretaan vallitseva status quo ennen uusien toimintatapojen rakentamista. Reaalimaailman esimerkki voisi olla yritys, joka tajuaa, että sen nykyinen käyttöjärjestelmä on vanhentunut eikä enää tue tehokkaasti liiketoiminnan tarpeita.
• Moving: Tässä vaiheessa tehdään tarvittavat muutokset prosesseissa, ihmisten käyttäytymisessä ja yrityskulttuurissa. Sama yritys saattaa esimerkiksi ottaa käyttöön uuden ohjelmistojärjestelmän ja järjestää koulutustilaisuuksia, jotta työntekijät ymmärtäisivät, miten sitä käytetään.
• Jäädyttäminen: Tässä vaiheessa pyritään vakauttamaan organisaatio muutosten jälkeen. Edellä mainittu yritys saattaa tarjota jatkuvaa tukea työntekijöille, käsitellä uudesta järjestelmästä johtuvia ongelmia ja kannustaa työntekijöitä sisällyttämään uudet prosessit päivittäisiin työrutiineihinsa.

Lewinin mallin noudattamisen avulla voit hallita muutosta tavalla, joka on helpommin sulatettavissa työntekijöille. Tämä lähestymistapa auttaa vähentämään vastarintaa ja rajoittamaan muutosväsymyksen vaikutusta.

ADKAR-muutoksenhallintamalli

Proscin kehittämä ADKAR-malli tarjoaa toisen hyödyllisen lähestymistavan muutoksen hallintaan ja muutosväsymyksen lieventämiseen.

Siinä muutosprosessi jaetaan viiteen selkeään vaiheeseen: Tietoisuus, halu, tieto, kyky ja vahvistaminen.

• Tietoisuus: Ensimmäinen askel muutoksen hallinnassa on tietoisuuden luominen siitä, miksi muutos on tarpeellinen. Esimerkiksi yritys, joka suunnittelee uuden projektinhallintatyökalun käyttöönottoa, voi selittää työntekijöilleen, miksi nykyinen järjestelmä ei ole tehokas ja miten uusi työkalu hyödyttää heitä.
• Toive: Halun luominen tukea muutosta ja osallistua siihen on ratkaisevan tärkeää. Yritys voi osoittaa uuden työkalun hyödyt, kuten ajansäästön tai parantuneen viestinnän, lisätäkseen työntekijöiden sitoutumista.
• Tuntemus: Työntekijöiden on ymmärrettävä, miten muutos tapahtuu, mikä voi edellyttää koulutustilaisuuksia, työpajoja tai henkilökohtaista mentorointia.
• Kyky: Tietojen hankkimisen jälkeen työntekijöillä on oltava kyky toteuttaa muutos. Yritys saattaa tarjota työntekijöille jakson, jonka aikana he voivat harjoitella uuden työkalun käyttöä projektiryhmän tuella.
• Vahvistaminen: Viimeinen vaihe on muutoksen vahvistaminen, jotta se pysyy. Tämä voi tarkoittaa lisäkoulutuksen tarjoamista, työntekijöiden ponnistelujen tunnustamista tai uuden työkalun menestyksen juhlistamista.

Adkar-malli auttaa tekemään muutoksesta helpompaa tiimillesi. Se auttaa selittämään muutokset ja antaa tiimillesi tarvitsemansa tuen. Tämä voi tehdä muutoksista onnistuneempia ja vähemmän stressaavia kaikille.

Lisäksi se voi auttaa estämään ihmisiä vastustamasta muutoksia. Näin muutosväsymys on epätodennäköisempää.

Kestävän muutoksen varmistaminen

Jatkuva muutos ilman sopeutumisaikaa voi johtaa muutosväsymykseen. Kestävän muutoksen varmistamiseksi on olennaista hallita muutostahtia.

Anna työntekijöille aikaa sopeutua ja totutella uusiin prosesseihin ennen seuraavan muutoksen käyttöönottoa.

Lisäksi on tarjottava koulutusta ja tukea, jotta työntekijät pystyvät paremmin selviytymään muutoksista.

Päällikön tai johtajan tulisi myös antaa tunnustusta työntekijöiden ponnisteluista muutokseen sopeutumisessa ja vahvistaa myönteistä käyttäytymistä ja ajattelutapaa.

. Lopuksi, älä unohda juhlia onnistumista. Virstanpylväiden tunnustaminen ei ainoastaan kohota moraalia, vaan auttaa myös vakiinnuttamaan muutoksen, jolloin se muuttuu ohimenevästä tapahtumasta osaksi organisaation identiteettiä.

Johtopäätös

Muutoksen hallinta on haaste mille tahansa organisaatiolle, erityisesti nopeiden ja jatkuvien muutosten aikakaudella.

Tunnistamalla muutosväsymyksen ja puuttumalla siihen, soveltamalla hyväksi havaittuja muutoksenhallintamalleja sekä edistämällä luottamusta ja tiimien yhteenkuuluvuutta yritykset voivat kuitenkin vähentää muutosaloitteiden kielteisiä vaikutuksia työntekijöihinsä.

Tämä on jatkuva ponnistus, joka voi johtaa suurempaan menestykseen muutoksen toteuttamisessa ja parantaa organisaation ja työntekijöiden kykyä paitsi selviytyä muutoksesta myös kukoistaa siinä.