Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen eines Projektbriefs (+ Kostenlose Vorlage)

Wenn Sie einen IT-Berater beauftragen möchten, ist eines der wichtigsten Dokumente, die Sie benötigen, ein umfassendes Projektbriefing. Ein Projektbriefing ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument, das die Ziele und den Umfang des Projekts umreißt und dafür sorgt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

Ein gut ausgearbeitetes Projektbriefing ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung an die Hand, mit der Sie ein Projektbriefing erstellen können, das den IT-Beratern, an die Sie Ihre Projekte auslagern, Ihre Visionen effektiv vermittelt.

Wir haben auch eine kostenlose Vorlage für ein Projektbriefing beigefügt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Mit diesem Leitfaden können Sie problemlos ein klares und präzises Projektbriefing erstellen, das die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt bildet.

Was ist ein Projektbriefing?

Zu den Vorteilen der Erstellung eines Projektbriefs gehören ein klares Verständnis der Ziele und des Umfangs des Projekts, die Erstellung eines Fahrplans für die Entwicklung des Projekts und die Schaffung einer Grundlage für das Projektmanagement.

Je nach Struktur des Unternehmens und den Projektanforderungen können die Projektunterlagen von verschiedenen Personen verfasst werden. In einigen Fällen können Projektmanager oder Teamleiter ein Projektbriefing verfassen. In anderen Fällen kann ein Unternehmensanalytiker, ein technischer Leiter oder ein Fachexperte für die Erstellung des Projektbriefs verantwortlich sein.

Wichtig ist, dass derjenige, der das Projektbriefing verfasst, ein klares Verständnis der Ziele und des Umfangs des Projekts hat und in der Lage ist, diese dem IT-Berater oder dem Team effektiv zu vermitteln.

5 Schritte zum Verfassen Ihres Projektbriefings

1. Identifizieren Sie das Problem oder die Gelegenheit

Der erste Schritt beim Verfassen eines Projektbriefs besteht darin, das Problem oder die Gelegenheit zu identifizieren, die es zu lösen gilt. Dieser Abschnitt der Projektbeschreibung sollte eine klare und prägnante Beschreibung des Problems oder der Chance enthalten und erklären, wie das Projekt dieses Problem lösen wird. Dies sollte in groben Zügen geschehen, um einen umfassenden Überblick über den Zweck und die Ziele des Projekts zu geben.

2. Definieren Sie den Projektumfang

Der nächste Schritt besteht darin, die Ziele des Projekts zu definieren. Dieser Abschnitt des Projektbriefs sollte eine klare Definition des Projektumfangs enthalten, einschließlich der Ziele und des gewünschten Ergebnisses. Außerdem sollten hier die Projektleistungen und der Zeitplan für alle Aufgaben und Aktivitäten aufgeführt werden, die zur Erreichung der Projektziele erforderlich sind.

3. Identifizieren Sie Projektbeteiligte und Teammitglieder

Der dritte Schritt besteht darin, die wichtigsten Stakeholder und Teammitglieder zu bestimmen. In diesem Abschnitt des Projektbriefs sollten alle wichtigen am Projekt beteiligten Akteure einschließlich ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten genannt werden. Außerdem sollte das Projektteam mit seinen Mitgliedern und deren Aufgaben und Zuständigkeiten aufgeführt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Projektbeteiligte seine Rolle und seine Aufgaben kennt.

4. Definieren Sie das Budget und die Ressourcen

Der vierte Schritt besteht darin, das Budget und die Ressourcen festzulegen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Dieser Abschnitt des Projektbriefs sollte eine Schätzung des Projektbudgets und eine Erläuterung der für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen wie Technologie, Personal und Material enthalten.

5. Definieren Sie den Projektplan und den Zeitplan

Der letzte Schritt besteht darin, den Projektplan und den Zeitplan festzulegen. Dieser Abschnitt des Projektbriefs sollte eine detaillierte Beschreibung des Projektplans enthalten, einschließlich aller Schritte und Aktivitäten, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Er sollte auch einen Zeitplan für die Entwicklung des Projekts mit den wichtigsten Daten und Meilensteinen enthalten. Ein Gantt-Diagramm kann verwendet werden, um den Zeitplan des Projekts visuell darzustellen.

Bewährte Verfahren für das Verfassen eines Projektbriefs

Um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten, ist es wichtig, ein klares und präzises Projektbriefing zu erstellen. Einige bewährte Verfahren, die Sie beim Verfassen eines Projektbriefs berücksichtigen sollten, sind:

• Verwendung einer Projektvorlage, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Details enthalten sind.
• Definieren Sie die Ziele des Projekts sowie den Umfang und den Zeitplan klar und deutlich.
• Bereitstellung von Hintergrundinformationen zum Auftrag und zu den Geschäftszielen des Unternehmens.
• Eine Zusammenfassung oder Projektzusammenfassung, die einen umfassenden Überblick über das Projekt bietet.
• Identifizierung der wichtigsten Stakeholder und Teammitglieder und Festlegung ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten.
• Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.
• Verwenden Sie Aufzählungspunkte und Überschriften, damit der Projektbericht leicht zu lesen und zu navigieren ist.
• Aufnahme aller projektbezogenen Informationen, die für den Projekterfolg wichtig sind, wie z.B. die wichtigsten Ergebnisse, wichtige Meilensteine sowie Budget- und Ressourcenanforderungen.
• Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool oder ein Gantt-Diagramm, um den Zeitplan und die Aufgaben des Projekts visuell darzustellen.

Es ist auch wichtig, die Zielgruppe des Projektbriefs im Auge zu behalten. Das Briefing sollte so verfasst sein, dass es für alle am Projekt Beteiligten leicht verständlich ist. Er sollte nicht zu technisch sein, sondern sich eher auf die Grundzüge des Projekts und das gewünschte Ergebnis konzentrieren.

Beispiel für ein Projektbriefing

Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel für ein effektives Projektbriefing für eine ITIL Service Desk-Implementierung:

Projektname: ITIL Service Desk-Einführung

Projektzusammenfassung:

• Ziel: Implementierung von ITIL-basierten Service Desk-Prozessen, um die Bereitstellung von IT-Services zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Zeit für die Lösung von Störungen zu verkürzen
• Beinhaltet: Prozessdesign, Toolauswahl und -anpassung sowie Schulung

Projekt-Übersicht:

• Beschreibung der aktuellen IT-Servicebereitstellungsprozesse
• Überblick über die neuen Service-Desk-Prozesse auf der Grundlage von ITIL Best Practices
• Beschreibung des ausgewählten Service Desk-Tools und seiner Anpassung
• Erläuterung des Schulungsprogramms für IT-Mitarbeiter und Endbenutzer

Projektziele:

• Verbesserung der IT-Serviceerbringung
• Erhöhung der Kundenzufriedenheit
• Verkürzung der Bearbeitungszeit von Störungen

Projektumfang:

• Prozessgestaltung auf der Grundlage von ITIL Best Practices
• Auswahl und Anpassung des Service Desk Tools
• Schulung von IT-Mitarbeitern und Endbenutzern

Zeitplan des Projekts:

• Projektstart: Juli 1, 2023
• Phase der Prozessgestaltung: 1. Juli 2023 – 31. August 2023
• Auswahl des Service Desk-Tools und Anpassungsphase: 1. September 2023 – 31. Oktober 2023
• Schulungsphase: 1. November 2023 – 31. Dezember 2023
• Einführung: 1. Januar 2024

Projektergebnisse:

• Neue ITIL-basierte Service-Desk-Prozesse
• Angepasstes Service Desk-Tool
• Schulungsprogramm für IT-Mitarbeiter und Endbenutzer

Projektbudget:

• 100.000 $ Gesamtbudget
• Aufschlüsselung des Budgets nach Phasen

Beteiligte Personen:

• IT-Führungskräfte
• IT-Mitarbeiter
• Endbenutzer

Teammitglieder und Rollen:

• Projektmanager: verantwortlich für das gesamte Projektmanagement und die Kommunikation
• IT-Prozessdesigner: verantwortlich für die Gestaltung neuer ITIL-basierter Service Desk-Prozesse
• Service-Desk-Tool-Experte: verantwortlich für die Auswahl und Anpassung des Service-Desk-Tools
• Schulungsspezialist: verantwortlich für die Entwicklung und Durchführung des Schulungsprogramms

Kommunikationsplan:

• Wöchentliche Updates zum Projektstatus für alle Beteiligten
• Monatliche Fortschrittsberichte an die IT-Führungskräfte
• Zweiwöchentliche Treffen mit den Mitgliedern des Projektteams

Diese Projektbeschreibung enthält klare und präzise Informationen über die Ziele, Anforderungen und den Zeitplan des ITIL Service Desk-Implementierungsprojekts. Die Verwendung von Groß- und Kleinschreibung erleichtert das Lesen und Verstehen der wichtigsten Punkte des Projektbriefs.

Kostenlose Vorlage für einen Projektbericht

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Schlussfolgerung

Ein Projektbriefing ist ein wichtiges Dokument, das die Ziele, den Umfang und die Anforderungen eines Projekts umreißt. Es ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument, das sicherstellt, dass alle am Projekt Beteiligten auf derselben Seite stehen und genau wissen, was zu tun ist.

Für IT-Berater ist ein klares Projektbriefing entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Wenn Sie sich an bewährte Vorgehensweisen halten, wie z.B. die Verwendung einer Vorlage, die Festlegung klarer Ziele und Vorgaben, die Identifizierung von Interessengruppen und Teammitgliedern, die Festlegung des Budgets und der Ressourcen sowie die Erstellung eines Kommunikationsplans, können Sie ein erfolgreiches Projekt gewährleisten.