Diese externen Mitarbeiter, die sich aus Freiberuflern, unabhängigen Beratern und Zeitarbeitern zusammensetzen, bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Personalverantwortliche haben die Aufgabe, externe Mitarbeiter einzusetzen, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und Kosten zu sparen, aber das ist nicht alles.
Ein Programm für befristet Beschäftigte kann ein großer Gewinn für ein Unternehmen sein, aber nur, wenn sie effizient verwaltet werden. Hier sind sieben Möglichkeiten, wie Sie die Effizienz Ihrer externen Mitarbeiter überwachen und verbessern können.
1. Definieren Sie den Umfang der Arbeit
Der erste Schritt zu einer effizienten Verwaltung externer Mitarbeiter ist die Festlegung des Arbeitsumfangs. Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden? Wer wird sie ausführen? Wann müssen sie erledigt werden? Wenn Sie externe Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, ihnen die Aufgaben zuzuweisen, für die sie eingestellt wurden, und sicherzustellen, dass Sie Ihre Personalziele erreichen.
Um sicherzustellen, dass sich Ihre externen Mitarbeiter an den Arbeitsumfang halten, sollten Sie:
- Regelmäßige Überprüfung des Arbeitsumfangs mit Ihrem externen Mitarbeiter.
- Aktualisieren Sie den Arbeitsumfang bei Bedarf.
- Ihren Zeitarbeitern die Änderungen mitteilen.
2. Setzen Sie messbare Ziele
Es reicht nicht aus, nur den Arbeitsumfang festzulegen, sondern Sie müssen auch messbare Ziele setzen. Wie sieht der Erfolg aus? Woran werden Sie erkennen, ob Ihr Zeitarbeitnehmer Ihren Anforderungen gerecht wird? Ohne konkrete, messbare Ziele oder Leistungsindikatoren wird es schwierig sein, die Leistung Ihrer Zeitarbeitskräfte zu bewerten und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.
Um effektive Ziele zu setzen, sollten Sie:
- Ermitteln Sie, was Sie erreichen wollen
- Messbare Kriterien für den Erfolg aufstellen
- einen Zeitrahmen für die Erreichung Ihrer Ziele festlegen
- Ihre Ziele an Ihre externen Mitarbeiter weitergeben
3. Verfolgen Sie den Fortschritt
Sobald Sie den Umfang der Arbeit definiert und messbare Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, die Fortschritte zu verfolgen. Wie sieht es mit der Leistung Ihrer externen Mitarbeiter aus? Erfüllen sie Ihre Erwartungen? Durch die Verfolgung der Fortschritte können Sie feststellen, in welchen Bereichen Ihre externen Mitarbeiter hervorragende Leistungen erbringen und in welchen Bereichen es noch Verbesserungspotenzial gibt. Verwenden Sie ein Vendor Management System (VMS), um den Fortschritt zu verfolgen und Ihre externen Mitarbeiter im Auge zu behalten.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, den Fortschritt Ihrer externen Mitarbeiter zu verfolgen, darunter:
- Regelmäßige Besprechungen mit den Teammitgliedern
- Projektmanagement-Tools
- Software zur Zeiterfassung
4. Geben Sie Feedback
Neben der Fortschrittskontrolle ist es wichtig, Ihren externen Mitarbeitern regelmäßig Feedback zu geben. Dieses Feedback sollte sowohl positiv als auch konstruktiv sein und aufzeigen, was Ihre externen Mitarbeiter gut machen und in welchen Bereichen sie sich verbessern können. Das Feedback hilft Ihren vorübergehend Beschäftigten, Ihre Erwartungen zu verstehen und ermöglicht ihnen, die notwendigen Anpassungen an ihrer Arbeit vorzunehmen.
Um effektives Feedback zu geben, sollten Sie:
- Seien Sie in Ihrem Feedback spezifisch
- darauf achten, dass Ihr Feedback zeitnah erfolgt
- Vermeiden Sie es, zu viel oder zu wenig Feedback zu geben
- Feedback geben, das umsetzbar ist
5. Ermutigen Sie zur Kommunikation
Effektive Kommunikation ist für die Verwaltung jeder Belegschaft unerlässlich, aber sie ist besonders wichtig bei der Einstellung von Zeitarbeitern. Zeitarbeitskräfte sind häufig geografisch verstreut und haben möglicherweise keinen regelmäßigen Kontakt zu ihren Teammitgliedern oder Vorgesetzten. Daher ist es wichtig, die Kommunikation zu fördern und dafür zu sorgen, dass alle auf derselben Seite stehen.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Kommunikation innerhalb Ihres externen Personals zu fördern, zum Beispiel:
- Regelmäßige Besprechungen mit den Teammitgliedern
- Klare Kommunikationskanäle einrichten
- Ermutigung zu Fragen und Feedback
- Einsatz von Tools zur Zusammenarbeit
6. Förderung der Teamarbeit
Neben der Förderung der Kommunikation ist es auch wichtig, die Teamarbeit zwischen Ihren Zeitarbeitnehmern und Ihren Festangestellten zu fördern. Zeitarbeitskräfte sollten das Gefühl haben, dass sie Teil eines Teams sind und dass ihre Arbeit für den Erfolg des Unternehmens wertvoll ist. Durch die Förderung der Teamarbeit können Sie die Arbeitsmoral verbessern und die Produktivität steigern.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die Teamarbeit innerhalb Ihrer Zeitarbeitskräfte zu fördern:
- Ermutigung zur Zusammenarbeit
- Förderung des Gefühls der Eigenverantwortung
- Anerkennung und Belohnung von Teamleistungen
7. Schulung und Unterstützung anbieten
Kontingentarbeitskräfte sollten über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen. Dazu kann der Zugang zu Schulungsunterlagen, Handbüchern oder anderen Referenzmaterialien gehören. Darüber hinaus sollten Ihre vorübergehend Beschäftigten wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben oder Unterstützung bei ihrer Arbeit benötigen.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie Ihren externen Mitarbeitern Schulungen und Unterstützung anbieten können, z. B:
- Bereitstellung von Referenzmaterial
- Anbieten von Online-Schulungen
- Sie sollten für Fragen und Anliegen zur Verfügung stehen.
8. Flexibel sein
Zu guter Letzt ist es wichtig, bei der Zusammenarbeit mit einem externen Mitarbeiter flexibel zu sein. Wenn ein Teammitglied mehr Zeit benötigt, um ein Projekt abzuschließen, sollten Sie die Faktoren berücksichtigen, die diese Anfrage rechtfertigen. Wenn sich der Umfang eines Projekts ändert, sollten Sie bereit sein, den Zeitplan anzupassen. Die Arbeit kann sich als komplizierter erweisen als erwartet. Wenn Sie flexibel sind, können Sie Ihre externen Mitarbeiter bei Laune halten und die Fluktuation verringern.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, bei der Arbeit mit externen Arbeitskräften flexibel zu sein:
- Bereitschaft zur Anpassung von Fristen
- Eigenverantwortung für die Arbeit der vorübergehend Beschäftigten
- Bieten Sie flexible Zeitplanoptionen an
- Ermöglichung der Arbeit von zu Hause aus
9. Motivieren Sie Ihr Team
Es ist nicht nur wichtig, flexibel zu sein, sondern auch Ihre vorübergehend Beschäftigten zu motivieren. Sie können durch andere Dinge motiviert werden als Festangestellte. Daher ist es wichtig, herauszufinden, was Ihr Team motiviert, und ihm dann die entsprechenden Anreize zu bieten.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, Ihre externen Mitarbeiter zu motivieren, darunter:
- finanzielle Anreize bieten
- Angebot von Freizeit oder flexibler Zeiteinteilung
- Anerkennung und Belohnung guter Arbeit
- Geben Sie externen Mitarbeitern die Möglichkeit, Projekte zu leiten.
Fazit
Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr externes Personal effektiv verwalten und ein ausgereiftes Programm für externes Personal aufbauen. Zeitlich befristet Beschäftigte sind ein wichtiger Bestandteil vieler Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass sie die Ressourcen und die Unterstützung erhalten, die sie für ihren Erfolg benötigen. Durch Schulungen, Unterstützung und Anreize können Sie dafür sorgen, dass Ihre externen Mitarbeiter zufrieden und produktiv sind.
