3 virkelig effektive måder at gøre kommunikationen med eksterne konsulenter mere effektiv på

Når man leder efter konsulenter med specialiserede færdigheder, er der få metoder, der er bedre end fjernansættelse til at finde det rette talent. At åbne rollen for eksterne kandidater gør det lettere at finde den rigtige person på kortere tid.

Ansættelse af uafhængige fjernkonsulenter kan være mere omkostningseffektivt, give større fleksibilitet og kan ofte tilføre din organisation unikke færdigheder. Men effektiv kommunikation med en fjernarbejder kan være en udfordring, og det skyldes ikke nødvendigvis dårlige kommunikationsevner. Med fjernmedarbejdere er der en række potentielle barrierer, der kan påvirke kommunikationen negativt, f.eks. tidszoneforskelle, kulturelle forskelle og mangel på personlig kontakt.

I dette blogindlæg ser vi på nogle strategier, der kan hjælpe dig med at kommunikere effektivt med en konsulent, der arbejder eksternt.

1. Vid, at kommunikationsoplevelsen er anderledes for fjernarbejdere

At forstå, hvordan fjernarbejdere oplever kommunikationen med deres team, kan hjælpe dig med at forebygge eller løse problemer, når de opstår. Vi skitserer nogle af de måder, hvorpå fjernarbejdere oplever kommunikationen anderledes, og hvad du kan gøre for at undgå ulemperne.

De kan ikke bare komme forbi

Når alle i dit team arbejder fra samme sted, kan du bare komme forbi nogens skrivebord og stille dem et spørgsmål. Når du støder ind i en fra dit projektteam i spisekammeret, kan du muligvis have en uformel samtale om det projekt, du arbejder på, og opdage obskure detaljer, som du ikke kendte til før.

Det er ikke det samme for dem, der arbejder eksternt. Der er flere måder at skabe lignende tilgængelighed til sådanne samtaler med din eksterne konsulent. Sørg for at oprette kommunikationskanaler, hvor de kan "kigge forbi" eller kommentere det arbejde, som dit team arbejder på sammen. Vær tilgængelig, og planlæg regelmæssige en-til-en-samtaler og regelmæssige team-samtaler med din konsulent.

Videomøder er ikke det samme som personlige møder

Videokonferencer er en fantastisk måde at øge engagementet og forbedre teamsamarbejdet på, men ligesom andre kommunikationskanaler er videoopkald ikke perfekte.

Når alle er fysisk til stede i det samme mødelokale, kan man nemt opfange kropssprog og ansigtsudtryk. Hvis du er det eneste teammedlem, der deltager i et videoopkald på afstand, kan du ikke se disse kontekstuelle ledetråde. Virtuelle møder kan også gøre det svært for dig at høre alle tydeligt, især hvis resten af dit team sidder sammen i et konferencelokale med dårlig videokonferenceteknologi.

En god måde at håndtere dette på er at lade enkeltpersoner i hele teamet ringe ind på deres egne bærbare computere, når de deltager i onlinemøder. Mødedeltagerne er mere tilbøjelige til at være opmærksomme, især hvis de har deres video på (hvilket vi også anbefaler), hvilket øger deltagelsen og reducerer sandsynligheden for uklar kommunikation, fordi de er for langt væk fra deres mikrofoner.

Få dine teammedlemmer til at deltage i et videoopkald fra deres egne bærbare computere

De har brug for disse 2 ting konsekvent

Når eksterne konsulenter ikke er på samme kontor som deres projektteam, er det ikke let at holde styr på tingene - medmindre du opmuntrer medarbejderne til at gøre disse to ting: praktisere proaktiv kommunikation og overkommunikere.

At kommunikere proaktivt indebærer at deltage i spontane samtaler, følge op på opgaver, viderebringe nye oplysninger med det samme, have åbne og ærlige dialoger med hinanden og stille og besvare spørgsmål ofte.

For konsulenter, der arbejder eksternt, kan denne praksis give den klarhed, de har brug for. Det kan hjælpe alle medarbejdere med at holde styr på tingene og besvare spørgsmål, før de bliver stillet. Som følge heraf vil dit team føle sig gladere og mere tilfreds med deres team og det arbejde, de udfører.

Overkommunikation mellem dine fjernarbejdere eller din fjernkonsulent og resten af dit team kan forhindre antagelser eller risici, der kan resultere i dyre fejltagelser. Hvis du har haft et møde om et bestemt aspekt af dit projekt, skal du huske at opsummere det i slutningen af mødet. Gentag pointerne og opsummeringen på skrift ved hjælp af de rigtige værktøjer som e-mail, en chatplatform eller et projektstyringsværktøj.

2. Afstem forventninger med din eksterne konsulent

Distribuerede teams er nødt til at fastlægge forventninger til kommunikationen mellem teammedlemmerne for at sikre, at alle bliver holdt orienteret om projektopdateringer. Eksterne teammedlemmer er tilbøjelige til at blive udeladt, for hvis de er ude af syne, er de som regel ude af sind. For at undgå at dette sker med din eksterne konsulent, skal du holde et møde med dem for at diskutere forventninger.

Når I diskuterer forventninger, så gør det som et team, så alle er på samme side. Nogle af de ting, I bør drøfte, er

• Tilgængelighedsniveauet for din konsulent eller dine eksterne teams
• Acceptabel arbejdstid og fleksibilitet, især med teammedlemmer, der befinder sig i forskellige tidszoner.
• Hvordan man reagerer på presserende forretningsbehov
• Passende kommunikationskanaler til opdateringer
• De projektstyringsværktøjer, du vil bruge
• Hvordan og hvor man deler filer
• De tilgængelige samarbejdsværktøjer
• Vigtigheden af proaktiv kommunikation
• Planlægning af regelmæssige møder

Ved at afklare dine forventninger, grundregler og alle de værktøjer, der er til rådighed for teamet, fjerner du enhver forvirring, som dit team måtte have om, hvordan man kommunikerer med kolleger, der arbejder fra forskellige steder.

3. Brug både synkron og asynkron kommunikation

Når det gælder kommunikation i fjernteams, er det vigtigt at bruge både synkrone og asynkrone kommunikationsmetoder. Synkron kommunikation er kommunikation i realtid, f.eks. videoopkald eller chatplatforme. Asynkron kommunikation er ikke i realtid, f.eks. e-mail, fildeling eller diskussionsfora.

At bruge begge typer kommunikation kan være nyttigt i forskellige situationer. Hvis du for eksempel skal give en hurtig opdatering eller besvare et spørgsmål, kan det være mere effektivt at bruge synkron kommunikation som instant messaging end at sende en e-mail.

Men til længere opdateringer eller mere komplekse spørgsmål kan asynkron kommunikation som e-mail være mere passende, så fjernkonsulenten har tid til at behandle oplysningerne og svare eftertænksomt.

Konklusion

Kommunikation med eksterne konsulenter og eksterne teams behøver ikke at være kompliceret. Ved at følge ovenstående tips kan du sikre dig, at dit team og din eksterne konsulent videresender information mellem hinanden på en effektiv måde, så projekterne kan komme videre som planlagt og blive afsluttet med succes.

Hvilke andre tips vil du tilføje til denne liste? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor!