Miten työn laajuus kirjoitetaan

Kun käynnistät projektin ja otat mukaan ulkopuolisia IT-asiantuntijoita, työmäärää koskevan asiakirjan (SOW) kirjoittaminen on ensimmäinen suuri tehtäväsi.

Tämä asiakirja on koko projektin pelikirja. Se asettaa odotukset, määrittelee projektin rajat ja luo selkeän yhteisymmärryksen organisaatiosi ja konsulttien välille..

Kerrataanpa, miten rakennetaan työn laajuus, joka on selkeä, perusteellinen ja valmis ohjaamaan projektisi menestykseen.

Vaihe 1: Aloita projektin yleiskatsauksella

Luonnostellessasi työmäärääsi on ensimmäiseksi laadittava hankkeen yleiskatsaus. Tässä osassa on mainittava selkeästi projektin nimi, eriteltävä, ketkä ovat mukana, ja hahmotettava päätavoitteet, jotka haluat saavuttaa..

On tärkeää olla tiivis mutta perusteellinen ja varmistaa, että kaikki projektipäälliköistä IT-konsultteihin ymmärtävät projektin keskeiset tavoitteet.

Tämä yleiskatsaus toimii SOW-asiakirjan perustana, joka luo pohjan seuraavalle yksityiskohtaiselle suunnittelulle ja toteutukselle.

Vaihe 2: Aseta projektin erityistavoitteet

Hankkeen tavoitteiden tulisi olla selkeät ja yksityiskohtaiset. Haluat projektin tavoitteet, jotka voit tarkistaa listalta, jotka ovat järkeviä yrityksesi kannalta ja joilla on määräaika..

Siten ulkoiset IT-konsultit näkevät, mitä heidän on saavutettava, voivat mitata edistymistään ja keskittyä toimittamaan sinulle tärkeitä tuloksia.

Vaihe 3: Yksityiskohtaista projektin tuotokset

Kun pääset projektin suoritteita koskevaan kohtaan, sinun on oltava selkeä kuin kello. Kerro täsmällisesti, mitä odotat IT-konsulttien tekevän. Voit jaotella sen näin:

• Ohjelmistokehitys: Jos projektiin kuuluu uuden ohjelmisto-ominaisuuden luominen, kuvaa, mitä ominaisuus tekee ja miten sen pitäisi toimia. Mainitse käytettävät ohjelmointikielet ja teknologiat.
• Testaus: Selitä, millaista testausta tarvitaan. Voit esimerkiksi tarvita yksikkötestausta, järjestelmätestausta ja käyttäjän hyväksymistestausta.
• Dokumentaatio: Määritä, että ominaisuudesta tarvitaan kattava dokumentaatio, mukaan lukien asennusohjeet, käyttöohjeet ja vianmääritys yleisissä ongelmissa.
• Ajankohdat: Aseta selkeät määräajat kullekin suoritteelle. Jos uuden ominaisuuden on oltava valmis testausta varten tiettyyn päivämäärään mennessä, tee se selväksi.

Tällainen yksityiskohtaisuus pitää kaikki samalla sivulla ja auttaa välttämään väärinkäsityksiä siitä, mitä projektin laajuuteen kuuluu.

Se auttaa myös ehkäisemään laajuuden kasvattamista eli sitä, että projekti alkaa kasvaa alkuperäistä suunniteltua suuremmaksi, mikä johtaa usein viivästyksiin ja lisäkustannuksiin.

Vaihe 4: Hahmottele projektin aikataulu

Projektiaikataulun laatiminen on tapa pitää kirjaa siitä, mitä on tehtävä ja milloin.

Näin luot aikataulun tehokkaasti:

• Luettele projektin välitavoitteet: Määrittele projektisi tärkeimmät vaiheet. Tietotekniikkaprojektin tapauksessa tämä voi sisältää suunnitteluvaiheen valmistumisen, koodausjakson päättymisen, testauskierrokset ja lopullisen toteutuksen.
• Aseta selkeät määräajat: Määritä jokaiselle välitavoitteelle tietty päivämäärä. Tämä auttaa kaikkia projektipäälliköistä IT-konsultteihin pysymään keskittyneinä ja työskentelemään kohti yhteistä määräaikaa.
• Määrittele riippuvuudet: Varmista, että merkitset muistiin, mitkä tehtävät ovat riippuvaisia toisista, ennen kuin ne voidaan aloittaa. Tämä auttaa toimintojen järjestyksen suunnittelussa ja varmistaa, että projekti sujuu sujuvasti ilman viivästyksiä.

Vaihe 5: Määritä projektinhallintamenetelmät

Projektinhallinnan metodologiatmäärittäminen työn laajuudessa on tärkeää, koska se varmistaa, että kaikki käyttävät samaa pelikirjaa.

Se auttaa pitämään projektin aikataulussa, varmistaa, että viestintä on selkeää ja että projektia hallinnoidaan tavalla, joka sopii tehtävään työhön.

Lisäksi se tarkoittaa, että käytössä on oikeat ohjelmistotyökalut, jotka tukevat näitä menetelmiä. Näin projekti saadaan todennäköisemmin valmiiksi ajallaan, budjetin puitteissa ja odotetun laadun mukaisesti.

Tässä asiakirjan osassa pitäisi olla seuraavat asiat:

• Metodologia: Ilmoita selkeästi, noudatatko Ketterää, Scrumia, Vesiputousta vai jotain muuta projektinhallintakehystä. Näin konsultit tietävät prosessit ja periaatteet, jotka ohjaavat projektin toteutusta.
• Projektinhallintaohjelmisto: Luettele työkalut, joita käytetään projektin seurantaan ja yhteistyöhön. Jos käytät JIRAa ongelmien ja projektin seurantaan, Trelloa tehtävien järjestämiseen Kanban-taululle tai Asanaa työnkulkujen hallintaan, määrittele tämä. Se auttaa kaikkia ymmärtämään, missä ja miten projektista viestitään.
• Integrointi: Selitä, miten nämä menetelmät ja työkalut integroidaan nykyisiin järjestelmiinne. Näin varmistetaan, että konsultit voivat alusta alkaen sovittaa työnsä yhteen toimintojesi kanssa.
• Koulutus: Jos näihin menetelmiin tai työkaluihin tarvitaan koulutusta, mainitse siitä. Tämä voi olla ratkaisevan tärkeää konsulteille, jotka eivät ehkä tunne erityisiä asetuksiasi.

Vaihe 6: Sisällytä maksuehdot ja aikataulu

Kun määrittelet työn laajuutta, sinun on määriteltävä, milloin IT-konsultit saavat maksun, kuinka paljon ja mitä on tapahduttava, jotta he saavat maksun.

Maksuehtojen määrittäminen varmistaa, että kaikki tietävät, mitä odottaa taloudellisesti, mikä auttaa välttämään ongelmia ja pitää projektin aikataulussa.

Sinun täytyy kattaa:

• Maksun välitavoitteet: Luettele projektin tietyt kohdat, jolloin maksut suoritetaan. Esimerkiksi alustavan järjestelmäanalyysin valmistumisen jälkeen tai kun tietty projektin vaihe on saatu päätökseen.
• Hankkeen kustannukset: Ilmoita selkeästi hankkeen kokonaiskustannukset. Jos hankkeesta laskutetaan tuntikohtaisesti tai siinä on muuttuvia kustannuksia, selitä, miten ne lasketaan ja raportoidaan.
• Rahoitusjärjestelyt: Jos on muita kustannuksia tai taloudellisia yksityiskohtia, kuten viivästysmaksuja, ennakkomaksuja tai kuluja, ne on mainittava tässä.

Vaihe 7: Käsittele hankkeen erityispiirteet ja sidosryhmien roolit

Tässä osiossa olisi eriteltävä osallistuvien sidosryhmien, projektiryhmän, projektipäällikön ja IT-konsulttien erityiset vastuualueet.

On tärkeää hahmotella kaikkien osapuolten roolit, jotta varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla.

Roolien ja vastuualueiden määrittely pitää projektin järjestyksessä.

Se auttaa varmistamaan, ettei tehtäviä ole päällekkäin ja että kaikki tietävät, kenen puoleen kääntyä kysymysten tai päivitysten kanssa, mikä voi säästää aikaa ja estää sekaannuksia.

Vaihe 8: Päätä allekirjoitusvaatimukset

SOW:n tulisi päättyä osioon, jossa yrityksen edustajan on allekirjoitettava se, jolloin siitä tulee oikeudellisesti sitova sopimus.

Tämä virallistaa sopimuksen ja sitoutumisen projektin yksityiskohtiin esitetyllä tavalla.

Lopetus

Jos varmistat, että työn laajuus sisältää selkeät projektitavoitteet, yksityiskohtaisen luettelon siitä, mitä on tehtävä, kuka sen tekee ja milloin se on tehtävä, olet valmistautunut projektin onnistumiseen. Pidä se keskitettynä ja vältä lisäämästä liikaa tarpeetonta, niin saat vankan suunnitelman, jota kaikki osapuolet voivat noudattaa. Näin projekti saadaan todennäköisemmin valmiiksi ajallaan ja täyttää kaikki odotuksesi, ja IT-konsulttisi tietävät tarkalleen, mitä tehdä.