Excellence in consultant sourcing

1. Vaatimukset

Asettamasi vaatimukset konsultille menevät tyypillisesti jonkinlaisen dokumentin muodossa toimittajillesi, jotta heillä on mahdollisuus tarjota sopivaa ehdokasta vaadittuun työhön. Vaatimusten laatimisessa ensisijainen tarkoitus onkin, että toimittajat ymmärtävät täysin minkälaista osaamista ja persoonaa haetaan, mutta toinen tarkoitus määrittelyssä on tehdä projektityöstä mahdollisimman houkutteleva parhaan mahdollisen osaamisen varmistamiseksi.

Vaatimustesi ulkoisia resursseja varten tulisi sisältää vähintäänkin seuraavat asiat:

• Lyhyt kuvaus tehtävästä työstä / projektista (muotoiltuna siten, että työ kuulostaa mahdollisimman mielenkiintoiselta)
• Sijainti, palvelun suorittamispaikka
• Arvioitu työtaakka, allokaatio
• Suunniteltu aloituspäivämäärä
• Työn kesto, projektin pituus
• Pakolliset vaatimukset
• Eduksi olevat vaatimukset, toivotut taidot
• Haettu persoona, pehmeät taidot
• Mikä tekee projektista houkuttelevan ulkoiselle konsultille

On sinun tehtäväsi määritellä vaatimukset vastaamaan tarvettasi mahdollisimman tarkasti, mutta samalla on hyvä myös kiinnittää huomiota joustavuuteen ja projektin arvoon ulkoiselle ammattilaiselle, jotta organisaatioosi voitaisiin houkutella huipputason osaajia.

Huomioithan, että mitä enemmän kuvaat erilaisia taitoja pakollisina ”must-have” vaatimuksina, sitä enemmän rajaat potentiaalisia kandidaatteja, johtaen usein myös korkeimpiin hintoihin. Yleisesti suositus on, että määrittelet vain muutaman ”must-have” taidon vaatimukseksi, ja sitten valitset parhaimmat ehdokkaat valintavaiheessa prosessia. Voit myös täydentää vaatimuksiasi toivotuilla ”nice-to-have” taidoilla tarpeen mukaan.

Viimeisenä huomiona on pohtia, mikäli tiedonsiirto ja taitojen välittyminen halutaan sisällyttää itse projektisuunnitelmaan ulkoisen konsultin kohdalla. Konsultti voi keskittyä virallisiin työtehtäviinsä vastuualueidensa mukaan, ja lisäämällä tämän toisen ulottuvuuden konsultin työhön voidaan saavuttaa paljon lisäarvoa yritykselle ja sisäisille tiiminjäsenille.

2. Markkinaulottuvuus

Tämä on erittäin tärkeä osa-alue, joissa useimmilla organisaatioilla on valtavaa kehityspotentiaalia.

Riippumatta siitä, kuinka hyvä olet oikean konsultin valinnassa, pystyt valitsemaan aina vain parhaimman niistä, joista sinulla on valinnanvaraa.

Tietotyöntekijöiden markkinat voidaan jakaa kahteen pääryhmään:

1. Itsenäiset konsultit
2. Työntekijät konsultointiyrityksissä

Haaste organisaatiollesi on luoda sellainen asetelma, jonka avulla katat mahdollisimman suuren osan markkinoista kuin mahdollista. Useimmat korporaatiot työskentelevät rajoitetun toimittajien määrän kanssa, vaihdellen 3-5 luotetun toimittajan välillä. Jos yksi tai useampi yritys tällä listalla erikoistuu freelance konsulttien löytämiseen ja välittämiseen, niin sinulla on hyvä mahdollisuus saada hyvän tason ulottuvuus freelance-markkinoilla – mutta et voi koskaan saada hyvää ulottuvuutta palkattujen konsulttien markkinoilla käyttämällä vain 3-5 kumppanin asetelmaa.

Digitaaliset alustat luovat kiinteitä prosesseja, joilla voidaan minimoida monien toimittajien kanssa syntyvää hallinnollista työtä. Organisaatioiden olisi hyvä arvioida tarkkaan mitkä tarpeet on mahdollista ratkaista etänä ja mitkä paikan päällä. Tämän jälkeen on hyvä arvioida kuinka digitaaliset alustat ja portaalit voisivat kasvattaa markkinaulottuvuutta ja vähentää hallinnollisia kuluja.

Monet organisaatiot sallivat ammatillisten suhteiden työntekijöidensä ja konsultointiyritysten edustajien välillä vaikuttaa liian vahvasti siihen, kuinka paljon laajasti markkinoilta halutaan osaamista hakea. Nämä suhteet ovat (kirjaimellisesti) kullan arvoisia konsultointiyrityksille, koska ne voivat näissä kahdenvälisissä suhteissa periä korkeita hintoja, koska markkinoiden kilpailuvoimaa ei hyödynnetä hankinnoissa.

Organisaatioiden tulisi rakentaa luotettavia suhteita toimittajiin, mutta korkeimman laadun ja parhaiden hintojen saamiseksi niiden on jatkuvasti käytettävä markkinoiden kilpailuvoimaa ja rakennettava markkinoiden hyödyntäminen objektiivisten kriteereiden varaan.

3. Laadunvarmistus ja neuvottelu

Kun vaatimukset on määritelty ja lähetetty toimittajille, asiakas saa tietyn määrän tarjouksia henkilöistä, jotka toimittajien mielestä vastaavat hyvin vaatimuksia.

Konsultointiyrityksillä on eritasoisia laadunvarmistusprosesseja, mutta kaikkia heitä yhdistää liiketaloudellinen paine saada palkattuja konsulttejaan myydyksi, tai nostamaan välitettyjen freelance ammattilaisten määrää korkeammalle.

Tästä johtuen sinun on asiakkaana otettava vastuuta laadunvarmistuksesta. Se vain on niin yksinkertaista. Käyttämällä ulkoista työvoimaa ja miehittämällä yksilöllisiä projektejasi sopivimmilla mahdollisilla ammattilaisilla joka ikinen kerta vaikuttaa vahvasti toteutuksen tasoon projekteissasi.

Erityisiä neuvoja konsultin osaamisen tason varmistamiseen annamme alla:

1. Analysoi CV:tä systemaattisella tavalla tarkastellen seuraavia asioita:

• Vastaava projektikokemus vähimmäisvaatimuksia huomioiden
• Vastaava projektikokemus toivottuja taitoja huomioiden
• Vastaava kokemus itsenäisenä ammattilaisena (toisin kuin sisäisenä työntekijänä)
• Soveltuvan koulutustaustan taso
• Aiempien asiakkaiden samankaltaisuus omaan organisaatioosi nähden
• Aiempien projektien pituus
• Ovatko aiemmat asiakkaat palanneet takaisin tai suositelleet asiantuntijaa

2. Pidä henkilökohtaiset haastattelut vaikuttavimpien henkilöiden kanssa

• Käytä huolellisesti suunniteltua haastattelupohjaa keskusteluasi varten
• Ota haastatteluun mukaan henkilöitä, joilla on ammatillista tietämystä työtehtävistä, jotka konsultti tulee toteuttamaan
• Keskustele tarkasti siitä, kuinka konsultti aloittamaan ja toimimaan tehtävässään
• Kysy tarkkoja kysymyksiä konsultin vastuualueista aiemmissa projekteissa
• Kysy avoimia kysymyksiä konsultin työstä abstraktiotasolla
• Tarkista referenssit samankaltaisista ja viimeaikaisista projekteista

Vaatii taitoa ymmärtää millä tasolla kukin henkilö tulisi suoriutumaan kussakin projektissa. Konsultin tulee pitää hallussaan tarvittavat ammatilliset taidot, mutta usein persoonallisuus on yhtä tärkeää ottaa huomioon.

”Neuvottelu” sisältyy tähän vaiheeseen, koska heti kun alat kaventamaan potentiaalisten kandidaattien määrää, neuvotteluvoimaa siirtyy etenevissä määrin jäljelle jääneille toimittajille. Tästä syystä on hyvä neuvotella (esim. tuntihinnoista) jo ennen haastattelujen pitämistä. Jos käytät digitaalista alustaa, niin tämän alustan tulee tukea neuvottelemisen mahdollisuutta.

Hinta on usein neuvottelun pääasiallinen aihe, mutta sinun on aina hyvä pohtia, mikäli voit tarjota jotain mikä on helppoa antaa sinulle, mutta kuitenkin arvokasta toimittajalle. Esimerkiksi voit tarjota suurempaa joustavuutta siitä, kuinka ja missä projektityötä toteutetaan, tai mikäli olet halukas antamaan hyvän referenssin toimittajalle onnistuneesta työn jäljestä.

4. Onboardaus

Onboardaus eli perehdytys on prosessi, jossa mahdollistat ulkoiselle konsultille hänen roolinsa suorittamisen optimaalisesti. Tämä ei aina ole niin helppoa kuin miltä se kuulostaa. On erityisen hankalaa ja monimutkaista ylläpitää ja hallita tehokasta onboardausta suurissa organisaatioissa. Tämä tarkoittaa menetettyä aikaa ja rahaa, usein vain siksi koska perusasiat eivät olleet paikallaan.

Hajallaan oleva onboarding-prosessi on kuin ylimääräinen kitka mikä tekee organisaatiostasi hitaamman ja tehottomamman ulkoisten resurssien hyödyntämisessä. Parhaimmillaan perehdyttämiseen liittyvät prosessit ovat yksinkertaisia korjata, kun suunnittelet yksinkertaiset vastuualueet sisäisesti henkilöille, jotka säännöllisesti toteuttavat onboardauksen prosesseja.

Ennen kuin ulkopuolinen konsultti aloittaa työt projektissa, sinulla tulee olla ainakin seuraavat asiat kunnossa:

• Kummankin / kaikkien osapuolien allekirjoitettu sopimus
• Nimetty vastuuhenkilö, joka hyväksyy tuntimerkinnät tai suoritteet
• Toimittaja on lisätty kaikkiin oleellisiin järjestelmiin ja tuki laskutusta varten on paikoillaan
• Pääsy työsähköpostiin ja tarvittaviin järjestelmiin on mahdollistettu
• Työasema ja paikka ovat valmiina konsulttia varten
• Selvästi kuvatut odotukset tehtävästä työstä ja tavoitteista

Heti kun konsultti aloittaa työnsä, on tärkeää, että hän tuntee itsensä tervetulleeksi ja hyväksytyksi osaksi tiimiä. Vaikka ulkopuoliset konsultit ovatkin palkattu keskittymään kovatasoiseen työhön ja eivät välttämättä odota saavansa ”pehmeitä” asioita, tämä on ehdottomasti osa-alue missä voit erottautua asiakkaana ja tehdä vaikutuksen pienilläkin asioilla. Ulkoiset resurssit ovat ihmisiä siinä missä muutkin, ja on oman edun mukaista varmistaa kaikkien henkilöiden suoriutuvan erinomaisesti rooleissaan.

Sitten kun ulkopuolinen konsultti aloittaa työt projektissa, on hyvä varmistaa, että:

• Konsultti on esitelty kaikille oleellisille henkilöille
• Pidät pienen ”pep talk” rohkaisevan keskustelun konsultin kanssa projektin visiosta ja tavoitteista
• Perehdyttäminen tarvittaviin järjestelmiin ja prosesseihin suoritetaan (ideaalisti, huomattava osa näistä tehdään videoiden avulla ennen aloitusta)
• Ensimmäiset työtehtävät ovat selkeästi kuvailtu ja konsultti ymmärtää ne

5. Toteutus

Jos olet onnistunut löytämään, takaamaan laadunvarmistuksen ja perehdyttänyt ammattitaitoisen konsultin, joka vastaa vaatimuksiasi, sinulla on oikea perusta saada maksimaalinen arvo projektin toteutusvaiheessa.

Keskeinen kysymys on se, pitäisikö sinun johdon näkökulmasta kohdella ulkoisia konsultteja eri tavalla kuin vakituisia työntekijöitäsi, ja vastaus riippuu paljolti konsultin roolin luonteesta.

Rooleissa, jotka ovat pääasiassa toteutusta ja joissa konsultista tulee kiinteä osa tiimiäsi, sinun tulee minimoida kyseinen ero. Tämä parantaa yhteistyötä ja siten myös tuottavuutta. Jos konsultti on oman alansa asiantuntija, sinulla on hyvät mahdollisuudet päivittää vakituisten työntekijöidesi osaamista kannustamalla tiedon jakamista ja valmennusta konsultilta.

Konsultointirooliin, joka on enemmän strateginen ja neuvoa-antava, tietyn etäisyyden pitämisessä voi olla suuri etu, jotta säilytetään asiantuntijan ulkopuolisen perspektiivin suomat näkemykset koko projektin ajan.

Työn toteutusvaiheessa sinun tulee varmistaa, että ulkoisten resurssien työnlaatua seurataan tarkasti. Voit mitata tätä laatua hyvin yksinkertaisella ja helpolla tavalla. Jos mittaaminen on liian hankalaa ja aikaa vievää, on vaarana se, että sitä ei tehdä ollenkaan. Äärimmäisen yksinkertaisuuden säilyttämiseksi, suosittelemme yksinkertaista 1-5 arvosanan antamista tyytyväisyydestä kuhunkin konsulttiin hänen omalta tiiminvetäjältään.

Laadun mittaamisella on sekä välitön että pitkäaikainen käyttötarkoitus.

Välitön tarkoitus on se, että tämä tarjoaa mekanismin parannusmahdollisuuksille. Sinun ei tulisi yksinkertaisesti vain hyväksyä keskitasoisia konsultteja organisaatioosi. Jos hyvätasoista tyytyväisyyttä ei ole olemassa, on tartuttava toimeen ja annettava parannusehdotuksille ääni tai yksinkertaisesti vaihdettava konsulttia.

Pitkäaikainen tarkoitus on se, että tämä tarjoaa mahdollisuuden dataan pohjautuville päätöksille ulkoisten resurssien hyödyntämisessä. Yhdistämällä laadun mittaamisen toimittajakohtaiseksi ja vertaamalla muita parametrejä kuten hintatasoja ja suorituksien nopeutta, sinulla on paljon parempi kuva todellisesta lisäarvosta eri toimittajiltasi, mikä voi auttaa sinua tulevissa hankinnoissa ja toimittajavalinnoissa.

6. Offbordaus

Ollakseen erinomainen oikeiden taitojen löytämisessä oikeaan aikaan vaatii taitoa ulottautua markkinoille ja poimia oikea henkilö oikeaan hintaan – mutta mikä myös vaatii taitoa, on olla erinomainen tämän henkilön jättämisessä pois organisaatiosta ajallaan.

Ulkopuolisen konsultin poisjättämisellä on hallinnollinen, mutta myös tietotaitoa koskettava puoli, ja on välttämätöntä antaa organisaatiolle mahdollisuus rakentaa konsultin tekemän työn päälle.

Hallinnollinen puoli on melko yksinkertainen, mutta usein sitä ei tehdä, ja näissä tapauksissa järjestelmiin ja hallintoprosesseihin rakennetaan merkityksetöntä taakkaa, mikä johtaa tarpeettomaan asioiden monimutkaistamiseen organisaatiossa.

Käsitelläksesi hallinnollista puolta offboardauksessa tarvitset linkin onboardaus-prosesseihin ja varmistuksen siitä, että konsultin oikeudet poistetaan sekä kaikista järjestelmistä että hallinnollisista prosesseista, joihin hänet aikanaan liitettiin. Täytyy olla selkeää, että kuka on vastuussa näistä asioista organisaatiossasi.

Haasteena ulkopuolisen työvoiman käyttämisessä on tietotaidon menetys, joka tapahtuu, kun tietty konsultti poistuu organisaatiosta, ja jotkut sen vuoksi välttävät täysin ulkoisen työvoiman käyttöä.

Tietojen menetyksen minimoimiseksi on tärkeää ottaa tämä näkökohta huomioon projektin alusta lähtien ja varmistaa, että konsultin tiedot ja kokemus ankkuroituvat organisaatioon vakituisten työntekijöiden keskuudessa. Tämä tehdään osittain varmistamalla, että konsultti ei toimi eristyksissä, vaan on kiinteä osa ryhmää, ja se tehdään osittain varmistamalla, että konsultti dokumentoi työnsä jatkuvana prosessina.

Jopa korkean tason tietojen ja taitojen siirtymisen yhteydessä on oltava muodollinen luovutusprosessi (handover), kun konsultti poistuu. Organisaatiolla tulisi olla malli tätä varten, jota yksittäinen osasto ja tiiminvetäjät voivat käyttää lähtökohtana.

Lähes aina on mahdollista tehdä sopimus konsultin kanssa siitä, että häneen voidaan ottaa yhteyttä konsultin työhön liittyvissä kysymyksissä. Monissa tilanteissa on myös järkevää tehdä joustava sopimus konsultin kanssa, esim. tietystä määrästä tunteja, joita voidaan käyttää tilapäisesti tarpeen tullen tietyn aikaa myös projektin jälkeen.

Konsultoinnin tarkoituksena on joko väliaikainen asiantuntemus tai väliaikainen toteutusvoima, tai molemmat. Se voi olla fiksu päätös ottaa ulkopuolinen resurssi töihin myös pidemmäksi aikaa, mutta sen on silloin oltava tietoinen päätös.

Siksi sinulla on oltava yleiskatsaus ulkopuolisesta työvoimasta, jotka ovat olleet organisaatiossa pidemmän ajan kuin määritellyn ajanjakson, ja varmistettava, että tehdään tietoinen päätös siitä, pitäisikö tietyn konsultin jäädä organisaatioon vai lähteä siitä.

Datan hyödyntäminen

Suurimmalla osalla korporaatioita ei ole konsolidoitua yleiskatsausta ulkoisista konsulteistaan ​​kaikista osastoista ja projekteista. Usein konsolidoitu yleiskatsaus voidaan tehdä vain ottamalla managerit mukaan koko organisaatiotasolla ja keräämällä tietoja ja laskentataulukoita.

Jos organisaatiolla ei ole näitä tietoja, se rajoittaa sen ketteryyttä ja kykyä jatkuvasti parantaa toimintaansa. Organisaatioilla on oltava yleiskuvaus ulkoisista resursseistaan ​​reaaliajassa, ja asiaankuuluvaa dataa tähän liittyen on:

• Konsultit
• Konsultointikategoria
• Projektit
• Toimittajat
• Laskutustilit (PO-numerot)
• Tuntihinnat
• Laskutetut kustannukset
• Arvioidut tulevat kustannukset
• Sopimukset
• Sopimuskaudet
• Arvosteltu tyytyväisyystaso

Ihannetapauksessa sinun on kyettävä viipaloimaan ja kokoamaan yllä olevat parametrit haluamallasi tavalla, jotta voidaan tehdä mitä tahansa yhdistelmiä tietopisteitä, jotka voivat tukea strategisia päätöksiä.

Alla on kolme esimerkkiä raporteista, joilla voi olla merkitystä:

• Raportti, joka näyttää nykyiset konsultit, projektit, sopimuskaudet ja kaikki muut hallinnolliset tiedot
• Raportti projektin kustannuksista jaettuna toimittaja- ja konsulttikohtaisesti
• Raportti, jossa verrataan toimittajien tuntihintoja ja keskimääräisiä tyytyväisyyspisteitä tietyille konsultointikategorioille

Yllä oleva antaa kuvan siitä, mitä tietoja tarvitaan optimoimiseksi ja oikeiden päätösten tekemiseksi odotettavissa olevien tulevien tarpeiden perusteella.

Käynnissä oleva hallintotyö on myös pienennettävä minimiin, ja tämän tekemiseksi sinulla on oltava:

• Yhtenäiset sopimukset ja yleiskatsaus mahdollisista poikkeavuuksista

• Vakioitu tapa varmistaa lakien, sääntöjen ja määräysten noudattaminen (compliance) yrityksen käytäntöjen mukaisesti jokaisen konsultin kanssa
• Vakioitu tapa vastaanottaa laskut ja suorittaa maksut
• Vakioitu tapa toimittajille lähettää aikakirjauksia ja määritelty hyväksymisprosessi, joka on linkitetty maksuprosesseihin