Exzellenz in der Berater-Beschaffung

1. Anforderungen

Ihre definierten Anforderungen für den Experten sind normalerweise das Dokument, welches Sie an Ihre Anbieter schicken würden, damit diese passende Experten anbieten. Das primäre Ziel ist, Ihre Anbieter darüber in Kenntnis zu setzen, welche Art von Fähigkeiten und persönlichen Kompetenzen Sie benötigen. Gleichzeitig ist es ein weiteres Ziel, das Projekt für die besten Anbieter auf dem Markt sehr attraktiv zu gestalten.

Ihre Anforderungen sollten mindestens enthalten:

• Kurze Projektbeschreibung (so attraktiv wie möglich formuliert)
• Arbeitsplatz
• % Arbeitsumfang
• Bevorzugter Starttermin
• Projektlänge
• Must-Have-Kompetenzen
• Nice-To-Have-Kompetenzen
• Bevorzugte Persönlichkeit
• Was das Projekt attraktiv für den Experten macht

Es ist Ihre Aufgabe, die Anforderungen entsprechend Ihres Bedarfs zu definieren und gleichzeitig darauf zu achten, dem Experten so viel Flexibilität und Stellenwert einzuräumen. Dadurch kann das Projekt so attraktiv wie möglich für die Top-Anbieter werden.

Seien Sie sich im Klaren, dass, wenn Sie viele “Must-Have”-Kompetenzen definieren, Sie Ihren Pool an potentiellen Experten signifikant einschränken, was dann zu einem höheren Preis führt. Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, so wenig “Must-Have“-Kompetenzen wie möglich zu definieren und in der Auswahlphase den besten Experten zu wählen, der auf Ihr Projekt geboten hat.

Abschließend ist zu prüfen, ob die Weitergabe von Wissen und Kompetenzentwicklung von internen Mitarbeitern ein Teil Ihres Projektumfangs sein könnte. Der Experte wird sich auf die formellen, definierten Arbeitsaufgaben, fokussieren. Durch das Einbeziehen dieser Arbeitsaufgaben im Projektumfang, können Sie dem Nutzen, den der Experte Ihrem Unternehmen und den internen Mitarbeitern bringt, eine zweite Dimension einräumen.

2. Marktreichweite

Dies ist ein extrem wichtiger Parameter, bei dem die meisten Unternehmen ein gewaltiges Verbesserungspotential aufweisen.

Ganz gleich, wie gut Sie die Wahl bezüglich eines richtigen Experten treffen – Sie werden immer nur den Besten aus all jenen aussuchen können, die Ihnen zur Wahl stehen.

Der Markt für Wissensarbeiter kann in zwei Hauptgruppen eingeteilt werden:

1. Freiberufler
2. Angestellte von Beratungsfirmen

Die Herausforderung für Ihr Unternehmen besteht darin, einen Aufbau zu gestalten, welcher Ihnen Zugriff auf einen möglichst großen Marktanteil verschafft. Die meisten Enterprise-Companies arbeiten mit einer Liste, die auf durchschnittlich 3-5 Anbieter beschränkt ist. Wenn ein oder mehrere Unternehmen aus der Liste spezialisiert sind, Freiberufler zu finden und zu präsentieren, dann kann das Unternehmen eine ziemlich gute Reichweite auf dem Freiberufler-Markt nutzen. Gleichzeitig werden Sie niemals eine hohe Abdeckung des Marktes von angestellten Experten erreichen, die das Modell mit nur 3-5 bevorzugten Anbietern fahren.

Digitale Plattformen schaffen einen festen Prozess, um den Verwaltungsaufwand im Unterhalt von vielen Anbietern zu reduzieren. Unternehmen sollten ihre genauen Anforderungen bezüglich Remote-Anforderungen oder Vor-Ort-Anforderungen identifizieren und anschließend beurteilen, wie digitale Plattformen bei der Expansion der Marktreichweite und Reduktion von internen Verwaltungskosten helfen können.

Viele Unternehmen lassen ihren Zugriff auf den Markt vom Verhältnis zwischen Unternehmensmitarbeitern und Partnern von Beratungsfirmen regeln. Diese Beziehungen sind für die Beratungsfirmen (wortwörtlich) Gold wert, weil sie diese bilateralen Beziehungen hoch bepreisen können, da die Konkurrenzkraft auf dem Markt nicht gegeben ist.

Unternehmen sollten vertrauensvolle Beziehungen zu Anbietern aufbauen, aber, um die höchste Qualität und den besten Preis zu bekommen, müssen sie kontinuierlich die Konkurrenzkraft des Markts nutzen und ihren Marktzugriff auf objektive Kriterien stützen.

3. QA & Verhandlung

Wenn die Anforderungen den Anbietern geschickt werden, erhält der Kunde eine Nummer für betreffende Angebote der Personen, die der Anbieter für geeignet hält.

Beratungsfirmen werden variable Prozessstufen für Qualitätssicherung haben, aber alle Beratungsfirmen werden kommerziellen Druck haben, ihre angestellten Berater zu verkaufen oder die Anzahl der verkauften freiberuflichen Experten zu maximieren.

Somit müssen Sie als Kunde Verantwortung für die Qualitätssicherungssicherungsprozesse übernehmen. So einfach ist das. Externe Dienstleister einzusetzen und individuelle Projekte jedes Mal mit optimalem Personal zu besetzen, hängt eng mit dem Leistungsniveau zusammen, welches Sie in den Projekten erzielen.

Eine konkrete Empfehlung, wie Sie eine bestimmte Person für eine bestimmte Rolle qualitätssichern, finden Sie unten:

• Analysieren Sie Lebensläufe systematisch entsprechend der folgenden Parameter:
• Konkrete Projekterfahrung unter Verwendung der angefragten Must-Have-Kompetenzen
• Konkrete Projekterfahrung unter Verwendung der angefragten Nice-To-Have-Kompetenzen
• Konkrete Erfahrung als Experte (entgegensätzlich der internen Mitarbeitererfahrung)
• Niveau der maßgeblichen Ausbildung
• Wie ähnlich die früheren Kunden Ihrem Unternehmen sind
• Was ist der durchschnittliche Projekteumfang
• Inwieweit kehrt der vorige Kunde wieder

Führen Sie persönliche Bewerbungsgespräche mit den geeignetsten Experten:

• Verwenden Sie eine gründlich durchdachte Struktur, wie Sie das Bewerbungsgespräch führen möchten

• Beziehen Sie Personen mit fundiertem Fachwissen in die Arbeit des Experten

• Besprechen Sie genau, wie der Experte mit der Ausführung der Rolle beginnen würde

• Fragen Sie ganz konkret nach den Verantwortungsbereichen und Erfolgen aus ähnlichen Projekten

• Stellen Sie Fragen, um die Abstraktionsebene der Arbeit des Experten aufzuzeigen

• Überprüfen Sie Referenzen aus ähnlichen und jüngsten Projekten.

Zu wissen, bis zu welchem Umfang eine Person ein Projekt erfüllt, ist eine Kunst für sich. Der Experte muss alle erforderlichen Fachkompetenzen aufweisen, aber die Persönlichkeit spielt eine genauso große Rolle.

“Verhandlung” ist in dieser Phase einbegriffen, denn sobald Sie anfangen Ihr Feld potentieller Kandidaten einzugrenzen, geht die Verhandlungsmacht auf die ausgewählten Anbieter über. Somit sollten Sie die Verhandlungsphase vor den Bewerbungsgesprächen ausschließen. Und wenn Sie eine digitale Plattform verwenden, sollte sie dies unterstützen.

Der Preis ist oft der Schlüsselfaktor für die Verhandlung. Sie sollten immer abschätzen, ob das, was Sie einfach verschenken können, vom hohen Wert für den Anbieter ist. Beispiele könnten sein: Flexibilität wie und wo das Projekt ausgeführt wird oder dass Sie bereit sind, eine gute Bewertung für den Anbieter abzugeben, wenn der Experte erfolgreich war.

4. Onboarding

Onboarding ist der Prozess, der es dem externen Experten ermöglicht, seine Rolle optimal auszuleben. Das ist nicht so leicht, wie es sich anhört. Es ist besonders schwierig für große und komplexe Unternehmen, einen einheitlichen und effizienten Onboarding-Prozess zu gestalten. Dies bedeutet, dass Zeit und Geld verschwendet werden und oft sind es sehr grundlegende Dinge, die fehlen.

Ein nicht eingehaltener Onboarding-Prozess ist wie eine Reiberei, welche Ihr Unternehmen langsam und ineffizient im Einsatz von externen Dienstleistern macht. Sie kann einfach behoben werden, benötigt aber das Definieren von simplen Prozess von Ihnen, sowie wer die Verantwortlichkeit für die konsequente Ausführung jener Prozesse im Unternehmen trägt.

Bevor ein neuer Experte ein Projekt beginnt, sollte mindestens Folgendes vorzufinden sein:

• Ein Vertrag, welcher von beiden Vertragspartnern unterzeichnet wurde
• Festlegung, wer Zeiterfassungen oder Lieferungen genehmigen soll
• Anlegung des Anbieters in den entsprechenden Systemen und Einrichtung eines schlanken Rechnungsstellungsprozesses
• E-Mail und Zugriff für den Experten auf alle zuständigen Systeme
• PC und Arbeitsplatz bereit für den Experten
• Klar definierte Erwartungen bezüglich Arbeitsaufgaben und Lieferungen

Sobald der Experte beginnt, ist es wichtig, dass jener sich als Teil des Teams willkommen und akzeptiert fühlt. Auch wenn ein Experten immer damit beauftragt ist, einen zentralen Arbeitsaufwand zu liefern und vom Kunden solche “weichen” Dinge nicht erwartet werden können, können Sie sich als Kunde genau deswegen von den anderen hervorheben und mit einem geringen Aufwand einen großen Eindruck hinterlassen. Experten sind Menschen, und Sie möchten, dass alle in Projekten beteiligten Personen bereit sind, die erforderliche Extrameile zu gehen, damit außergewöhnliche Ergebnisse erzielt werden.

Sobald der Experte mit seiner Arbeit beginnt, stellen Sie sicher, dass:

• Der Experte allen wichtigen Personen vorgestellt wurde
• Es ein “Pep Talk”-Meeting mit dem Experten über die Ziele und Visionen des Projekts gibt
• Grundschulung in wichtigen Systemen und Prozessen geführt wird (idealerweise über Videotraining vor dem Start)
• Die ersten Arbeitsaufgaben klar definiert sind und vom Experten verstanden wurden

5. Ausführung

Sobald ein gefundener Experte Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie diesen qualitätssichern und einführen. Damit bilden Sie das richtige Fundament, um den maximalen Nutzen aus der Ausführungsphase zu gewinnen.

Eine wesentliche Fragestellung ist, ob Sie aus Managementperspektive Ihren externen Experten anders als Ihre Festangestellten behandeln sollen. Die Antwort darauf hängt von den Eigenschaften der Expertenrolle ab.

Für Rollen, die in erster Linie ausführen und wo der Experte ein integrierter Bestandteil Ihres Teams wird, sollten Sie die Differenz minimieren. Dadurch verbessern Sie die Zusammenarbeit und somit auch die Produktivität. Wenn der Experte auf seinem Gebiet ein Profi ist, haben Sie die große Chance die Fähigkeiten Ihrer Festangestellten zu verbessern, indem Sie den Experten ermutigen, das Wissen zu teilen und zu coachen.

Für Expertenrollen, die von Natur aus eher strategisch und beratend handeln, kann es vom großen Vorteil sein, eine Distanz zu wahren, sodass der Experte eine objektive Perspektive auf das Projekt wahren kann.

In der Ausführungsphase, sollten Sie sicher gehen, die Qualität eines jeden individuellen Experten zu messen. Dies sollte simpel und einfach gehalten werden. Es ist zu komplex und zeitaufwendig, Qualität zu messen. Sie riskieren, es gar nicht erst zu tun. Für maximale Einfachheit empfehlen wir einen simple 1-5 Skala für die Zufriedenheit mit dem Experten durch den direkten Vorgesetzten.

Qualitätsmessung erfüllt sowohl einen sofortigen als auch einen langfristigen Nutzen.

Der sofortige Nutzen ist, dass es einen Mechanismus für das Aufdecken von Verbesserungspotential bietet. Sie sollten einfach keine schlechten oder mittelmäßigen Experten in Ihrem Unternehmer akzeptieren. Wenn keine hohe Zufriedenheit vorliegt, sollte etwas unternommen werden. Verbessern Sie die Situation, indem Sie sich den Problemen widmen oder einfach konsequenterweise den Experten ersetzen.

Der langfristige Nutzen ist, datengesteuerte Maßnahmen für den Einsatz externer Dienstleister ergreifen zu können. Durch die Zusammenfassung der Qualitätsmessung auf Anbieter-Niveau und dem Vergleich mit anderen Parametern, wie Preis und Schnelligkeit der Abgabe, erhalten Sie einen tieferen Einblick in den tatsächlichen Wert unterschiedlicher Anbieter. Dies wird Ihnen zukünftig als Orientierung für die Beschaffungs- und Anbieter-Prioritäten dienen.

6. Offboarding

Um exzellent darin zu sein, die richtigen Kompetenzen zur richtigen Zeit verfügbar zu haben, sollten Sie exzellent darin sein, auf den Markt zuzugreifen und die perfekte Person für den richtigen Preis zu finden. Und gleichzeitig müssen Sie exzellent darin sein, jene Person aus dem Unternehmen zu verabschieden.

Das Offboarden von externen Experten bringt eine administrativen Aspekt mit sich, aber auch einen Wissensaspekt. Und es ist wesentlich, auf der Arbeit des Experten aufbauen kann.

Der administrative Aspekt ist ziemlich simpel, wird aber oft nicht erledigt. In solchen Fällen werden unwichtige Daten in Systeme und Verwaltungsprozesse eingebaut, die zu Unübersichtlichkeit im Unternehmen führen.

Um den administrativen Bereich des Offboardens zu bewältigen, benötigen Sie eine Verbindung zum Onboarding-Prozess. Vergewissern Sie sich, dass der Experte aus allen Systemen und Verwaltungsprozessen, in denen er aufgenommen wurde, entfernt wird. Im Unternehmen sollte klar sein, wer dafür verantwortlich ist.

Eine Herausforderung im Einsatz von externen Dienstleistern besteht im Wissensverlust, der entsteht, wenn der gewisse Experten das Unternehmen verlässt. Einige verzichten genau aus diesem Grund auf den Einsatz externer Dienstleister.

Um den Wissensverlust zu reduzieren, ist es wichtig, diese Komponente von Anfang an zu berücksichtigen und das Wissen sowie die Erfahrung des Experten im Unternehmen inmitten der Festangestellten zu verankern. Dies kann einerseits erfolgen, wenn der Experte nicht isoliert arbeitet, sondern im Team integriert wird, und andererseits, wenn der Experte seine Arbeit als fortlaufenden Prozess dokumentiert.

Selbst bei einem hohen Maß an steter Wissensvermittlung, sollte es eine Prozess für formelle Übergabe geben, wenn der Experte geht. Das Unternehmen sollte eine Vorlage dafür haben, die von einzelnen Abteilungen und in Projekte als Ausgangspunkt verwendet werden kann.

Es ist fast immer möglich, sich mit dem Experten zu einigen, den- oder diejenige für aufkommende Fragen hinsichtlich der Arbeit zu kontaktieren. In mehreren Situationen macht es Sinn, eine flexible Vereinbarung mit dem Experten zu schließen, z.B. eine bestimmte Anzahl von Stunden, auf die bei Bedarf ad-hoc zurückgegriffen wird.

Der Nutzen von Experten ist, das temporäre Fachwissen oder die temporäre Leistungskraft zu nutzen. Es kann eine clevere Entscheidung sein, einen externen Experten über eine längere Zeit im Einsatz zu haben. Diese Entscheidung sollte dann aber bewusst getroffen werden.

Deswegen benötigen Sie einen Überblick über die Experten, die im Unternehmen länger als vereinbart tätig sind. Sorgen Sie dafür, dass eine bewusste Entscheidung herangezogen wird, ob der Experte bleiben soll oder das Unternehmen verlassen soll.

Daten

Die meisten Unternehmensorganisationen haben keine konsolidierte Übersicht über ihre externen Experten über alle Abteilungen und Projekte hinweg. Häufig kann diese konsolidierte Übersicht nur erstellt werden, wenn ein Manager im ganzen Unternehmen involviert wird und die Informationen und Tabellen gesammelt werden.

Wenn ein Unternehmen diese Daten nicht hat, ist die Agilität und das Vermögen zur steten Verbesserung beschränkt. Die Unternehmen sollten einen Überblick über ihre Experten in Echtzeit besitzen und Daten haben, wie:

• Experten
• Expertenkategorie
• Projekte
• Anbieter
• Abrechnungskonten (Bestellnummern)
• Stundenlohn
• Berechnete Kosten
• Geschätzte zukünftige Kosten
• Verträge
• Vertragsdauer
• Eingestufter Zufriedenheitswert

Idealerweise sollten Sie die oben genannten Parameter exakt zurechtschneiden, um Kombinationen aus Datenpunkten auszuwerten, die eine strategische Entscheidung begünstigen.

Unten werden drei Berichtbeispiele genannt, die maßgeblich sein können:

• Ein Bericht über aktuelle Experten, Projekte, Vertragsdauer und allen anderen administrativen Daten
• Ein Bericht über die Kosten pro Projekt, aufgeteilt in Anbieter und Experten
• Ein Bericht über den Vergleich der Stundenlöhne und der durchschnittlichen Zufriedenheitswerte für bestimmte Expertenkategorien

Das Obige bietet eine Vorstellung über die wichtigen Daten für die Optimierung und richtige Entscheidungsfindung, basierend auf erwarteten zukünftigen Anforderungen.

Die vorangehende Administration sollte auf ein Minimum reduziert werden, wofür folgende Schritte dienlich sind:

• Einheitliche Verträge und Überblick über potentielle Abweichungen
• Ein standardisiertes Verfahren zur Compliance-Sicherstellung in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien für jeden Experten
• Ein standardisiertes Verfahren für das Empfangen korrekter Rechnungen und für das korrekte Bezahlen
• Ein standardisiertes Verfahren für Anbieter, um die Arbeitszeit zu übermitteln und ein definierter genehmigter Prozess, welcher mit der Zahlungsfreigabe verknüpft ist